「X-point Cloudで承認された申請内容を、関係部署に共有するために毎回手作業で転記している…」
「大量の申請の中から必要な情報を探し出し、内容を把握するのに時間がかかってしまう…」
このように、X-point Cloudの申請データの取得や、その後の処理に関する手作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、定期的にX-point Cloudの承認書類を確認し、その内容を自動で取得後、AIで要約して通知できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されることも可能です！
そのうえ、より迅速な情報共有と対応が可能になり、本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの記事を参考にして、申請データの管理業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはX-point Cloudの申請データを自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
X-point Cloudの承認済み申請をAI要約する
試してみる
■概要
X-point Cloudで日々承認される多数の申請内容を一つずつ確認し、要点を把握する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの申請情報を取得して確認する必要がある場合、重要な情報を見落としてしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle スプレッドシートで管理している申請リストをもとにX-point Cloudから書類情報を取得し、その内容をAIが自動で要約して通知するため、申請内容の確認作業を効率化し、迅速な状況把握を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認された多数の申請内容の取得と確認に時間を要している方
- 申請内容の要点を素早く把握し、次のアクションに繋げたいと考えているチームリーダーの方
- 手作業による情報確認での見落としや、担当者間の共有漏れのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudから定期的に申請情報を自動取得しAIが要約するため、内容確認にかかる時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による申請内容の確認漏れや要点の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、このワークフローを起動したい日時を定期実行などで設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、申請情報を管理しているシートを指定します。
- 次に、「繰り返し機能」を設定し、取得したレコードごとに後続の処理を実行するようにします。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、AI機能を用いて、取得した申請情報の内容を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容を指定の宛先へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、申請情報を管理しているシートや参照する範囲を任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、要約内容を送付したい宛先や、通知内容が分かりやすい件名、本文を任意で設定してください。
■注意事項
- X-point CloudとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
X-point Cloudの申請データをAIで要約するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にX-point Cloudで申請が承認された書類を取得し、その内容をAIで自動要約して通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- X-point CloudとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
X-point Cloudの承認済み申請をAI要約する
試してみる
■概要
X-point Cloudで日々承認される多数の申請内容を一つずつ確認し、要点を把握する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの申請情報を取得して確認する必要がある場合、重要な情報を見落としてしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle スプレッドシートで管理している申請リストをもとにX-point Cloudから書類情報を取得し、その内容をAIが自動で要約して通知するため、申請内容の確認作業を効率化し、迅速な状況把握を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認された多数の申請内容の取得と確認に時間を要している方
- 申請内容の要点を素早く把握し、次のアクションに繋げたいと考えているチームリーダーの方
- 手作業による情報確認での見落としや、担当者間の共有漏れのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudから定期的に申請情報を自動取得しAIが要約するため、内容確認にかかる時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による申請内容の確認漏れや要点の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、このワークフローを起動したい日時を定期実行などで設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、申請情報を管理しているシートを指定します。
- 次に、「繰り返し機能」を設定し、取得したレコードごとに後続の処理を実行するようにします。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、AI機能を用いて、取得した申請情報の内容を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容を指定の宛先へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、申請情報を管理しているシートや参照する範囲を任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、要約内容を送付したい宛先や、通知内容が分かりやすい件名、本文を任意で設定してください。
■注意事項
- X-point CloudとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：X-point CloudとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
X-point Cloudのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
X-point Cloudと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
上記のナビでご覧ください。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートは、Google スプレッドシートに記載している情報をもとに、X-point Cloudの書類情報を取得します。
そのため、まずはX-point Cloudの書類情報を記載するGoogle スプレッドシートを用意する必要があります。
今回は以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
※書類ID、申請者のメールアドレス（または承認を知らせたい方のメールアドレス）はこの後のフローでも使用しますのでデータを入力しておきましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
X-point Cloudの承認済み申請をAI要約する
試してみる
■概要
X-point Cloudで日々承認される多数の申請内容を一つずつ確認し、要点を把握する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの申請情報を取得して確認する必要がある場合、重要な情報を見落としてしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle スプレッドシートで管理している申請リストをもとにX-point Cloudから書類情報を取得し、その内容をAIが自動で要約して通知するため、申請内容の確認作業を効率化し、迅速な状況把握を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認された多数の申請内容の取得と確認に時間を要している方
- 申請内容の要点を素早く把握し、次のアクションに繋げたいと考えているチームリーダーの方
- 手作業による情報確認での見落としや、担当者間の共有漏れのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudから定期的に申請情報を自動取得しAIが要約するため、内容確認にかかる時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による申請内容の確認漏れや要点の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、このワークフローを起動したい日時を定期実行などで設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、申請情報を管理しているシートを指定します。
- 次に、「繰り返し機能」を設定し、取得したレコードごとに後続の処理を実行するようにします。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、AI機能を用いて、取得した申請情報の内容を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容を指定の宛先へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、申請情報を管理しているシートや参照する範囲を任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、要約内容を送付したい宛先や、通知内容が分かりやすい件名、本文を任意で設定してください。
■注意事項
- X-point CloudとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
ステップ4：Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定
複数のレコードを取得する（最大300件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートID・タブ名を設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
テーブル範囲を設定します。
項目名を入力している箇所も含めてレコードを追加したい範囲を設定しましょう。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定しましょう。
左端の項目にはGoogle スプレッドシートに設定している項目名が表示されます。
ご自身の状況に合わせて条件を設定してください。
今回は承認ステータスが承認済みになっているレコードのみ取得できるよう、以下のように設定しました。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
