■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係部署にMicrosoft Teamsで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的な連絡作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動でメッセージを送信し、関連メンバーへの迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請承認後の連絡を効率化したいと考えている総務や経理担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チーム内での迅速な情報共有体制を構築したいマネージャーの方
- ワークフローの見直しやDX推進によって、組織全体の生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了後、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡の遅延や伝え漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定し、承認された書類の詳細データを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだメッセージを任意のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- X-point Cloudのトリガー設定では、どの申請書が承認された時にワークフローを起動させるか、対象となるフォームのIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDとチャネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前のオペレーションで取得した申請情報などを自由に組み込めます。
■注意事項
- X-point Cloud、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
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