フォームとZendeskを連携して、Yoomフォームで回答された内容を用いてZendeskにチケットを作成する方法

ステップ1：Zendeskをマイアプリ連携

ZendeskをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Zendeskのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してZendeskを選択します。
※【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

以下の画面が表示されたら、「アカウント名」「メールアドレス」「APIトークン」を入力し、「追加」をクリックします。

これで、Zendeskのマイアプリ連携が完了します。

マイアプリ登録が完了すると、Zendeskがマイアプリに表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3：フォームのトリガー設定

次に、フォームのトリガーを設定します。「フォームに回答があったら」をクリックしてください。

回答を求めるフォームを任意で設定してください。
「+質問を追加」から質問を追加できます。

送信完了後のページも任意で設定できます。

設定後、「次へ」をクリックします。

先ほど設定した入力フォームの回答のサンプル値を設定してください。

設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Zendeskのアクションを設定

次に、Zendeskのアクションを設定します。「チケットを作成」をクリックしてください。

次に、「Zendeskと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「API接続設定」を行います。
「サブドメイン」は任意で設定してください。
「件名」には、「アウトプット」から取得した情報を入力してください。

「詳細」は任意で設定してください。「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

その他の項目は任意で設定してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ5：YoomフォームとZendeskの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Yoomフォームで回答された内容を用いてZendeskにチケットを自動で作成できます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Zendeskを使ったその他の自動化の例

他にもZendeskを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.Zendeskにチケットが作られたらSlackに通知するフロー

この連携によって、Zendeskにチケットが作られたらSlackに通知されます。
これにより、情報確認する手間を省き、情報の見逃しや対応漏れの防ぐことが期待できます。

2.Zendeskでチケットが登録されたらTrelloにタスクを追加するフロー

この連携によって、Zendeskでチケットが登録されたらTrelloにタスクを追加できます。
これにより、手動での転記作業が不要となり、ヒューマンエラーの防止につながります。

3.Zendeskにチケットが作られたらKintoneのレコードに追加するフロー

この連携によって、Zendeskにチケットが作られるとKintoneのレコードに追加できます。
これにより、自動で追加されるため、情報管理の効率化が期待できます。

YoomフォームとZendeskを連携するメリットと具体例

メリット1: Zendeskに自動転記して問い合わせ対応を迅速化

YoomフォームとZendeskを連携することで、問い合わせ内容を自動でZendeskのチケットとして作成できます。
例えば、フォームでの入力と同時にZendeskでチケットが作成されるため、問い合わせの遅延がなくなり、素早い対応が可能になります。
これにより、手動でのデータ転記が不要となり、業務の生産性向上が期待できます。

メリット2: Zendeskへの自動反映によるヒューマンエラーの防止

YoomフォームとZendeskの連携によって、Yoomフォームの入力内容をZendeskのチケットに自動反映できます。
例えば、顧客情報をフォームの必須項目として設定することで、サポート担当者はZendeskのチケットから必要な情報をすぐに確認できます。
これにより、人の手を介さずに自動反映されるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

メリット3: 問い合わせを自動記録して一元管理

YoomフォームとZendeskを連携すると、フォームを通じた問い合わせ内容が自動的に記録され、Zendeskで一元管理できます。
例えば、サポート担当者が変更になった場合でも、過去の問い合わせ対応を確認することで、一貫した対応が可能になります。
これにより、問い合わせ内容を一元管理することで、スムーズな対応を実現でき、顧客満足度の向上が見込めます。

まとめ

今回は、YoomフォームとZendeskを連携させ、Yoomフォームで回答された内容を用いてZendeskにチケットを作成する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動で問い合わせ内容を入力する手間を省き、作業負担を軽減できるでしょう。
これにより、業務生産性の向上やヒューマンエラーの防止、顧客満足度の向上が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、YoomフォームとZendeskを連携し、業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。