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Box×AIエージェントで実現できること3選
Boxには、契約書や申請書、報告書など、業務に関わるさまざまな文書が蓄積されます。
また、文書から必要な情報を抽出した後も、管理表への転記や期限の確認や担当者への共有など、多くの手作業が発生します。
AIエージェントを活用すれば、文書の内容を整理・判断し、情報の登録や期限管理、承認依頼、レポート作成などの業務につなげることが可能です。
本記事では、Boxを起点に文書の確認から登録・通知・保存までを効率化する、AIエージェントの具体的な活用例をご紹介します。
Box×AIエージェントで効率化できる業務
AIエージェントを活用して、Box内のファイルに関する業務をどこまで自動化できるのか見ていきましょう。
契約書の確認・管理を自動化する
Boxに保存される注文書や申請書などは、内容によって承認先や対応方法が変わります。
YoomのAIワーカーなら、文書の内容と社内ルールをもとに、次に必要な対応を判断できます。
例えば、「金額に応じて部長の承認が必要」「納期が未記載なので差し戻しが必要」といった内容を整理し、人が最終確認してから対応を進められます。
①（手動）Boxに契約書ファイルをアップロード
②（AIワーカー）チェックリストをもとにファイル内容をチェック
③（AIワーカー）Google スプレッドシートへの情報転記
④（AIワーカー）Slack通知
▼今回使用したAIワーカーはこちら！
多様な形式のデータから必要な項目を抽出し、数値の整合性を検証した上で構造化データへ変換するAIワーカーです。入力業務の自動化とデータの正確性向上を同時に実現できるため、領収書や名刺などのデータ化に時間を費やしている事務担当者や、精度の高いデータ管理を目指す方におすすめです。
- 領収書や名刺などの紙媒体やテキストデータからの抽出・入力作業に時間を費やしている事務担当者の方
- OCRの誤認識による計算ミスを防ぎ、抽出データの正確性を厳密に担保したいと考えているデータ管理担当者の方
- 異なる形式のデータを自社のデータベース仕様に合わせて整形・マッピングする作業を効率化したいエンジニアの方
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
実際のAIワーカーの設定方法などは、契約書レビューをAIエージェントで効率化｜自社基準でチェックする方法をご参照ください。
文書の確認から対応先の判断まで任せる
Boxに保存される注文書や申請書などは、その内容によって次に誰が、どのような対応をすべきかが変わります。
この判断工程をAIエージェントに任せることで、業務の停滞を防ぐことができます。
例えば、AIが「金額基準による部長への承認依頼」や「納期未記載による差し戻し推奨」といった判断材料をあらかじめ整理してくれるため、 人は最終的な判断 をするだけで済むようになります。
①（手動）Boxにファイルをアップロード
②（AIワーカー）通知される承認依頼を確認
③確認結果を送信し、次の対応（通知や情報転記）を進める
▼今回使用したAIワーカーはこちら！
申請内容をもとに承認ルートを自動判定し、承認依頼の通知や次の承認者への回付、否認時の連絡、完了報告と承認履歴の記録まで一連の手続きをまとめて処理するAIワーカーです。経費精算や購買申請の承認フローを手作業で管理しており、対応漏れや回付の煩雑さを解消したい総務・経理担当の方や、複数の承認ステップがある稟議フローの進捗管理の手間を減らしたいマネージャーの方におすすめです。
また、承認者となる方を「チームメイト」として事前に設定しておくと、AIワーカーが判断した承認者に対して自動で承認依頼を送ることができます。
- 「スキル」とは：
AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。 - 「使用ツール」とは：
AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
ファイルの整理・転記を自動化する
日々増え続けるBox内のファイル。どこに何があるか分からなくなったり、内容を把握するために一つずつファイルを開いたりしていませんか？
YoomのAIワーカーを使えば、新しいファイルが追加された際に内容を確認し、種類に応じて自動で整理できます。
例えば、 フォームから受け取ったファイルを指定のフォルダに移動し、必要な情報をGoogle スプレッドシートやExcelに記録 することも可能です。
①（手動）フォームからファイル送信
②（AIワーカー）通知される承認依頼を確認
③（AIワーカー）指定フォルダへのファイル移動
④（AIワーカー）Google スプレッドシートへの情報転記
▼今回使用したAIワーカーはこちら！
ファイル名や内容をもとにカテゴリを判定し、自社の整理ルールに従って適切なフォルダへの移動・リネームをまとめて処理するAIワーカーです。手動での仕分けや保存先の管理にかかる手間を減らせるため、請求書・契約書などの多種類ファイルの整理を効率化したい経理・総務・管理職の方におすすめです。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
Box×AIワーカーで、日々の業務を効率化！
Box×AIエージェントを活用することで、ファイルから情報を抽出・整理するだけでなく、契約書のリスク確認、承認先や対応方法の判断、文書の要約、ファイル分類など、ファイル格納後のその後のアクションまで含めた一連の業務フローが実現します。
Yoomなら、AIワーカーとBox、そして750種類以上のアプリ、データベース、通知、承認依頼などの機能をノーコードで組み合わせることができます。
また、YoomのAIワーカーにはGemini、OpenAI、Claude、DeepSeekなどの主要なAIモデルが標準で備わっているため、用途に合わせて最適なモデルを使い分けることができます。
まずは、身近なBox内の文書管理からAIワーカーに任せて、業務のスピードと質を向上させてみませんか？
よくあるご質問
Q：Claude CodeとAIワーカーの違いは？
A：
Claude Codeは、主にエンジニアがコードを使って柔軟な開発やファイル操作を行うためのツールです。そのため、利用には専門的な知識や実装が必要になる場面があります。一方、YoomのAIワーカーは、エンジニアではない方でも業務上の目的や判断基準を設定するだけで、Boxなどのアプリ連携や確認依頼、登録、通知を含む一連の業務フローへ簡単に組み込むことができます。自分の役割や技術的なスキルに合わせて、開発ならClaude Code、日々の業務自動化ならYoomのAIワーカー、といった使い分けがおすすめです。
Q：AIワーカーとフローボットはどのように使い分ける？
A：
フローボットとは、普段使っている複数のアプリをパズルのようにつなぎ合わせて、一連の業務の流れ（ワークフロー）を自動化できる仕組みのことです。
- 大枠をAIに任せたいなら「AIワーカー」：「今週のチケットを要約してレポートにして」といった、柔軟な要約やアイデアが必要な場面に最適です。指示を出すだけでAIがスムーズに土台を作ります。
- ロジックを固めたいなら「フローボット」：「ファイルが格納されたら通知する」といったように、実行する処理が明確な業務には、手順をパズルのように定義できるフローボットが確実です。
- 確実性と効率の両立：AIの柔軟性とフローボットの確実性を組み合わせた「ハイブリッド構成」も可能です。タスク消費や確実性に課題を感じた際は、この組み合わせを検討しましょう。
Q：AIワーカーを利用する際の注意事項は？
A：
AIワーカーを使用する際は、以下の点に注意しましょう。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
Q：Boxを使用する際の注意事項は？
A：
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Q：セキュリティは大丈夫ですか？
A：
はい、安心してご利用いただけます。Yoomでは、入力したデータがAIの学習に利用されないよう「オプトアウト設定」を適用済みです。また、国際規格「ISO/IEC 27001（ISMS）」認証を取得しており、厳格なセキュリティ基準をクリアしています。また、人による承認ステップを組み込むことで、AIの誤操作を防ぎながら安全に運用することが可能です。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
