ZendeskのAPIを利用したチケット管理の自動化はYoomでラクラク！
顧客からの問い合わせ対応を行うカスタマーサポートは、顧客の商品やサービスに関する不満や疑問を解決するためになくてはならない業務です。カスタマーサポートがうまく機能していれば、顧客の問題解決だけでなく、CXや顧客満足度の向上、売上アップによる利益拡大など様々な効果が期待できます。また、問い合わせに関する情報を蓄積し分析することで、商品やサービスの改善にもつながる可能性があります。
カスタマーサポートを充実させる主な手段は、コストをかけて人材を育成することです。しかしながら、中小企業にとっては費用も育成の手間暇も負担が大きく、担当者をしっかり育てることは困難といえます。そういった場合に役立つのが、カスタマーサポートツールです。
カスタマーサポートツールの一つであるZendeskを利用すると、チケット機能や複数のチャネルでの問い合わせ対応を行うことができます。ワークフロー管理やレポート分析などの機能も備えており、個々の問い合わせ対応だけでなく全体の対応状況の把握も可能となっています。
中でも、チケット管理機能の有用性は高く、問い合わせをチケットとして優先度やステータスを設定して管理することで、重要な案件への迅速な対応が可能です。履歴や関連情報との紐づけにより、顧客との過去のやり取りの把握も速やかに行うことができます。
このZendeskのチケット機能をもっと便利に使うためにおすすめするのが、他のアプリとの連携です。
Zendeskと他のアプリを連携してチケット管理業務を自動化すれば、カスタマーサポートのさらなる効率化を図ることができます
Yoomを利用することで、プログラミングやAPIの知識がなくても簡単な操作で連携や自動化の設定が可能です。
2週間の無料トライアルもありますので、興味のある方は今すぐ始めてみましょう！
チケット作成時、他のアプリとの連携によって自動化できる業務の例は以下の通りです。
チャットツールやメールとの連携
チャットツールやメールとの連携により、Zendeskのチケットの作成や更新のタイミングで通知を自動送信することができます。
速やかに対応することはカスタマーサポートにおいて重要なため、問い合わせの把握もれや把握遅れを起こさないために活用してみてください。Yoomでは、複数のチャットやメールとの連携が可能です。普段使っている連絡手段で情報共有を行いましょう。
Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する
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■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知の遅れや漏れが発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、Zendeskでチケットが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知するため、手作業による情報共有の手間や伝達ミスといった課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskで顧客対応を行い、チームへの情報共有を効率化したいと考えている方
・Microsoft Teamsを主要な連絡手段とし、Zendeskとの連携を模索している方
・手作業による通知の遅れや漏れを防ぎ、対応速度の向上を目指しているマネージャーの方
■注意事項
・Zendesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskにチケットが作られたらChatworkに通知する
試してみる
Zendeskで新しいチケットが作られる毎に、Chatworkに通知されるフローです。
Zendeskにチケットが作られたらGoogle Chatに通知する
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Zendeskで新しいチケットが作られる毎に、Google Chatに通知されるフローです。
Zendeskにチケットが作られたらSlackに通知する
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Zendeskで新しいチケットが作られる毎に、Slackに通知されるフローです。
Zendeskにチケットが作られたらTalknoteに通知する
試してみる
Zendeskで新しいチケットが作られる毎に、Talknoteに通知されるフローです。
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
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Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
データベースとの連携
Zendesk上で過去の問い合わせ情報との紐づけは可能ですが、他のデータベースを利用してデータの統計や分析を行う場合もあるでしょう。また、管理者用の確認用やバックアップとして問い合わせ情報の一覧をデータベースで管理している場合もあるかもしれません。
Zendeskのチケット作成時の情報をデータベースに自動同期することで、手作業での確認や転記が不要となります。入力ミスやデータ重複のリスクも低減されます。
Zendeskにチケットが作られたらkintoneのレコードに追加する
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Zendeskで新しいチケットが作られる毎に、kintoneのレコードに追加するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
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Zendeskで新しくチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
タスク管理ツールとの連携
タスク管理のツールをZendeskと連携すれば、作成や更新されたチケットに関する情報をもとにタスクを作成することができます。
チケット自体の対応や必ず行う関連処理をタスクとして設定することで、対応もれや対応遅れの防止につなげたり、関連業務の指示を自動化したりすることが可能です。
社内のワークフローや業務分担に合わせて柔軟に活用しましょう。
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloにカードを追加
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Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを追加します。
Zendeskにチケットが登録されたら、Backlogに課題を追加する
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Zendeskに新しいチケットが登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Zendeskの連携でチケット管理をよりスムーズに行いましょう
ここまで、Zendeskと他のアプリを連携して、チケット作成や更新時に自動化できる業務例をご紹介してきました。連携によって情報を同期することで、カスタマーサポートの質の向上を図ることができます。
Yoomでは、Zendeskのチケット作成やチケット情報の更新なども自動化することが可能です。Zendeskの管理外の手段での問い合わせが想定される場合、事前に設定しておくと対応もれの不安がなくなります。
カスタマーサポート業務を中心にYoomを使った連携と自動化を進め、チームや会社としての利益拡大を目指しましょう。
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