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お客様の問い合わせには、なるべく素早く返答したいですよね。
しかし、問い合わせ内容について間違いのない対応をしなければならないため、時には他部署に確認を取る必要もあります。
ともなると、必然的にスピード感を失ってしまい、返答までに時間がかかることもあるでしょう。
もしこのようなシチュエーションに心当たりがあり、そして煩わしく感じているのであれば、ZendeskとAsanaを連携するのはいかがでしょうか。
カスタマーサポートツールであるZendeskと、ワークマネジメントツールであるAsanaの相性は抜群です！
顧客の問い合わせに対する一連の流れを自動化できるようになるため、業務フローを見直したい方は必見です！
カスタマー部門に届いた問い合わせについて他部署に確認をとらなければならない場合、カスタマー部門が該当部署とコミュニケーションをとる必要がありますよね。
そして該当部署が返答し、その内容をカスタマー部門がお客様へ伝える…という流れになるのが一般的です。
しかし、ZendeskとAsanaを連携すれば、Zendeskに追加されたチケットをAsanaにも追加することが可能になるため、チケットが作成される度に他部署へ連絡するという一連の流れが省けます！
チケットの内容を他部署に確認する際、意思伝達が上手くいかず、内容の把握に相違が生じることはありませんか？
作成された複数のチケットの伝達を手作業で行うと、手入力で起こりえるヒューマンエラーにより、伝えた内容がチケットと異なることも起こりえます。
ZendeskとAsanaを連携すれば、Zendeskのチケットが自動的にAsanaにも追加されるため、このようなエラーを軽減できるようになるでしょう。
これにより、サポートチームの業務負担軽減にも繋がります。
[Yoomとは]
ここからは、Zendeskで作成されたチケットをAsanaに追加するフローについて紹介していきます。
まずは下記の手順に従い、Yoomの登録を完了させましょう。
1.下のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
今回使用するフローボットテンプレート
Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する
画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
これから、ZendeskとAsanaをYoomと連携させます。これを「マイアプリ連携」と呼びます。
はじめに、ZendeskをYoomと連携しましょう。
右上の「新規作成」を選択し、検索窓に「Zendesk」と入力しましょう。
アカウント名とアクセストークンの入力をしましょう。
ZendeskのSupport管理センターからAPIトークンを取得し、それをbase64形式にエンコードします。
管理者権限でログインする必要があるため、ご注意ください。
詳しくは、Zendeskのマイアプリ登録方法をご確認ください。
必須項目をすべて埋めたら、右下の追加を押します。
続けてAsanaの設定を行います。
右上の新規接続ボタンより「Asana」を検索しましょう。
上記の画像のようなログイン画面が表示されるので、ログインを行います。
その後自動的にマイアプリ連携が完了し、Yoomの画面に推移します。
以上でZendeskとAsanaの連携は完了となります。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
Yoomの画面に戻り、左側のメニューから「【コピー】 Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する」を選択します。
2.Zendeskのアイコンの「新しいチケットが作成されたら」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。
4.トリガーの起動間隔を設定する
Zendeskに追加されたチケットをAsanaに追加する頻度を設定するため、トリガーの起動間隔を決めましょう。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.サブドメインを入力する
Zendeskを開き、赤枠の内容に従いURLからサブドメインをコピー＆ペーストします。
4.テストの実行
Zendeskでチケットを作成し、その後Yoomの画面よりテストボタンをクリックしてください。
テストが成功したらZendeskの設定は完了となります。保存を押して、次へ進みましょう。
1.Asanaのアイコンの「タスクを追加」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。
2.タスク名を設定する
タスク名を入力します。
ボックスの中をクリックすると、画像のように表示されます。
Zendeskのアイコンの「新しいチケットが作成されたら」を選択してください。
先ほどテスト送信したZendeskのチケット情報が一覧表示されます。ボックス名に等しい項目を選択しましょう。
例えば、画像の場合ボックス名が「タスク名」のため、Zendeskの情報から「件名」を選択しています。
3.プロジェクトIDとセクションIDを設定する
タスク名と同じく、ボックスの中をクリックする事で一覧表示されます。
Zendeskのチケットを追加するプロジェクトIDとセクションIDを選択しましょう。
4.タスクの説明と開始日を設定する
タスクの説明には「詳細」を選択します。
この設定を行うことで、Zendeskのチケットの内容がAsanaに反映されるようになります。
開始日には作成日を選択するのがおすすめです。
これにより、Zendeskにチケットが作成された日が開始日となります。
5.テストの実行
設定が完了したらテストを実行し、保存を押してください。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でZendeskとAsanaを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する
他にもZendeskとAsanaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
Asanaのタスク完了がされるとZendeskのチケットステータス更新という連携のため、今回のフローボットと合わせて使用すると、問い合わせ対応の業務フローが一層と短縮可能です。
2.Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
Zendeskのチケットについて、より詳細にデータ管理や編集をしたい場合は、Google スプレッドシートとの連携がおすすめです。
3.Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する
Notionとの連携も可能なため、クリエイティブなデータ管理も行えます。
Zendeskに作成されたチケットを、その都度手入力で他部署に連絡するのは、タイムロスになってしまいます。
また、伝達ミスなども考えられるため、より迅速かつ確実に情報伝達をするためにも、今回のような自動化を導入するのはいかがでしょうか。
結果としてカスタマー部門の負担軽減にも繋がるため、業務フローの見直しが実現できます。この機会にぜひお試しください。
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