ZendeskとAsanaを連携して、Zendeskでチケットを作成したらAsanaのタスクを自動追加する方法

マイアプリ連携

画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
これから、ZendeskとAsanaをYoomと連携させます。これを「マイアプリ連携」と呼びます。

はじめに、ZendeskをYoomと連携しましょう。
右上の「新規作成」を選択し、検索窓に「Zendesk」と入力しましょう。

アカウント名とアクセストークンの入力をしましょう。
ZendeskのSupport管理センターからAPIトークンを取得し、それをbase64形式にエンコードします。
管理者権限でログインする必要があるため、ご注意ください。

詳しくは、Zendeskのマイアプリ登録方法をご確認ください。
必須項目をすべて埋めたら、右下の追加を押します。

続けてAsanaの設定を行います。
右上の新規接続ボタンより「Asana」を検索しましょう。

上記の画像のようなログイン画面が表示されるので、ログインを行います。
その後自動的にマイアプリ連携が完了し、Yoomの画面に推移します。

以上でZendeskとAsanaの連携は完了となります。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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Zendeskのトリガー設定

1.マイプロジェクトを開く
Yoomの画面に戻り、左側のメニューから「【コピー】 Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する」を選択します。

2.Zendeskのアイコンの「新しいチケットが作成されたら」を開く
‍タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。

4.トリガーの起動間隔を設定する

Zendeskに追加されたチケットをAsanaに追加する頻度を設定するため、トリガーの起動間隔を決めましょう。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

3.サブドメインを入力する

Zendeskを開き、赤枠の内容に従いURLからサブドメインをコピー＆ペーストします。

4.テストの実行
Zendeskでチケットを作成し、その後Yoomの画面よりテストボタンをクリックしてください。
テストが成功したらZendeskの設定は完了となります。保存を押して、次へ進みましょう。

Asanaの設定

1.Asanaのアイコンの「タスクを追加」を開く
‍タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。

2.タスク名を設定する

タスク名を入力します。

ボックスの中をクリックすると、画像のように表示されます。
Zendeskのアイコンの「新しいチケットが作成されたら」を選択してください。

先ほどテスト送信したZendeskのチケット情報が一覧表示されます。ボックス名に等しい項目を選択しましょう。
例えば、画像の場合ボックス名が「タスク名」のため、Zendeskの情報から「件名」を選択しています。

3.プロジェクトIDとセクションIDを設定する

タスク名と同じく、ボックスの中をクリックする事で一覧表示されます。

Zendeskのチケットを追加するプロジェクトIDとセクションIDを選択しましょう。

4.タスクの説明と開始日を設定する

タスクの説明には「詳細」を選択します。
この設定を行うことで、Zendeskのチケットの内容がAsanaに反映されるようになります。

開始日には作成日を選択するのがおすすめです。
これにより、Zendeskにチケットが作成された日が開始日となります。

5.テストの実行
‍設定が完了したらテストを実行し、保存を押してください。‍

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でZendeskとAsanaを使用したフローボットの作成は完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する

その他のZendeskとAsanaを使った自動化の例

他にもZendeskとAsanaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
‍Asanaのタスク完了がされるとZendeskのチケットステータス更新という連携のため、今回のフローボットと合わせて使用すると、問い合わせ対応の業務フローが一層と短縮可能です。

2.Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
‍Zendeskのチケットについて、より詳細にデータ管理や編集をしたい場合は、Google スプレッドシートとの連携がおすすめです。

3.Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する
‍Notionとの連携も可能なため、クリエイティブなデータ管理も行えます。

まとめ

Zendeskに作成されたチケットを、その都度手入力で他部署に連絡するのは、タイムロスになってしまいます。
また、伝達ミスなども考えられるため、より迅速かつ確実に情報伝達をするためにも、今回のような自動化を導入するのはいかがでしょうか。
結果としてカスタマー部門の負担軽減にも繋がるため、業務フローの見直しが実現できます。この機会にぜひお試しください。