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迅速な対応が求められるカスタマーサポート業務ですが、より効率化を図るためにアプリを利用している企業も多いと思います。
でも、ほかのアプリとの連携ってされていますか？
アプリを組み合わせるとより効率的な業務運営が可能になりますよ。
そこで今回はZendeskとMicrosoft SharePointを連携して、チケットが作成された際に自動的にフォルダを作成する方法をご紹介したいと思います。
自動化によって、手動での作業を減らせるだけでなく、重複や漏れといったミス防止にもつながります。
このブログでは初心者でもノーコードで簡単に設定できる方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
Zendeskでチケットが作成されるたびに、Microsoft SharePointに自動的にフォルダが作成され、ドキュメント管理の効率化が見込めます。
例えば、サポートチームが新しいチケットを受け取った際に、関連するドキュメントやファイルをすぐに整理・共有できるようになります。
これにより、情報の検索時間が短縮され、迅速な対応が可能となります。
Microsoft SharePointのフォルダが自動的に作成されることで、異なるチーム間での情報共有がスムーズになります。
例えば、サポートチームと営業チームが同じフォルダ内で情報を共有することで、過去のチケット内容や関連するファイルを営業チームが簡単に確認できるので、過去の情報を踏まえた上で現状の問題に取り組むことが可能になります。
そのため、解決のスピードが向上し、顧客満足度の向上にもつながります。
ただ、アプリの連携ってすこし難しいイメージがありませんか。
一般的にはプログラミング係の専門的な知識が必要だったり、設定に時間がかかることが多いです。
でも実は、Yoomを利用すれば、簡単に、知識や経験がなくてもアプリの連携ができちゃうんです！
実際にYoomを利用するメリットを具体的にご紹介します！
Yoomは直感的に操作できるデザインなので、初心者でもわかりやすく、簡単に設定ができます。
また、Yoomにはさまざまなテンプレートがあります。
テンプレートはコピーしてフローのベースとして活用できるので、フローを最初からすべて作らなくていいため、とても簡単に連携設定にチャレンジできます。
連携フローはユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
たくさん連携できるアプリがあるので、その企業や部門特有のフローの作成も可能です！
エンジニアに依頼する場合のコストや時間を削減できるため、企業全体のコスト効率が向上します。
Yoomの利用料金もフリープランから始められるので、コストパフォーマンスに優れています！
※Yoomについてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
初めてのYoom
はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規作成」をクリックして、2つ目のアプリを登録をします。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認をしてください。
Zendeskのアプリ登録についての詳しい方法はこちらを参考にしてください。
Zendeskのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、チームプランやサクセスプランなどの有料プランも2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ぜひお試しください！
今回は、【Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する】というフローを作成します。
このテンプレートを使用すると、Zendeskのチケットの作成と同時にMicrosoft SharePointにフォルダ作成を行えるので、手間のかかる業務が省略できます。
自動作成なので、重複して同じフォルダを作ってしまうというようなミスも、作成漏れも防止できます。
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。
2)以下のような表示が出てきます。
指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー 新しいチケットが作成されたら」をクリックします。
4)アクションは「新しいチケットが作成されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)トリガーの起動間隔を選択し、「サブメイン」を入力します。
入力できたら、「テスト」をクリック、テストが成功したら「保存」します。
6)フローに戻ったら、「アプリと連携する フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
7)アクションは「フォルダを作成」を選択して、「次へ」をクリックします。
8)必須項目を入力します。
先に連携したZendeskのアウトプット情報を引用しての作成も可能なので、必要に応じて引用してください。
入力できたら、「テスト」をクリック、テストが成功したら「保存」します。
9)これで【Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する】というフローの完成です。
10)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。
ZendeskとMicrosoft SharePointの連携により、チケット作成時に自動的にフォルダが作成され、業務効率の大幅な向上が見込めるようになりました。
Microsoft SharePointにフォルダが作成されることによって、部門間でもスムーズに情報を共有でき、結果的に顧客満足度の向上にもつながります。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携設定が可能です。
特に今回紹介したテンプレートをコピーして始める方法は本当に簡単です！
このブログを参考に、ぜひアプリ連携を活用して、業務の効率化と顧客満足度の向上を図ってみてください。
今回使用したテンプレートはこちら！
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