ZendeskとNotionを連携して、Zendeskにチケットが作成されたら、Notionにレコードを追加する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のZendeskとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

必須項目を設定してください。

※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

続いてNotionと連携しましょう。
連携する前に、データベースを作成してください。(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど行いましょう。)
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。

ZendeskとNotionがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• Zendeskのチケット情報を転記できるNotionデータベース。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「新しいチケットが作成されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

Zendeskでチケットを作成したら、フローボットに戻ってテストします。
アウトプットに、チケット内容が反映したら保存しましょう。

続いて「レコードを追加する」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
データベースの連携を行います。

次に進み、画像のように追加するレコードの値を選択していきます。

残りも同様に設定します。

こちらもテストし、成功したら保存します。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

フローボットが完了した通知を受け取る

こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知をメールで受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができて便利です。

Slackに通知する

チケット内容を手動で共有している場合、このプロセスを追加することでSlackの指定したチャンネルに自動通知できます。
チケットが頻繁に作成される部署の場合、こちらが便利です。

今回使用したフローボットはこちら↓

Zendesk・Notionを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはZendesk・Notionを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Notionにページが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。

Notionに問い合わせページが作成されるたびに、手動でZendeskのチケットを作成するのは手間ですよね。
この自動化を利用して、登録漏れを防ぎましょう。

2.Notionのデータベースが更新されたら、Zendeskのチケットのステータスを更新するフローです。

NotionとZendeskの両方でタスクを管理している場合、両方を同期させる必要がありますよね。
このフローを使えば、ステータス更新をトリガーにZendeskも自動更新できるため、手動作業の手間が省けます。

3.Chatworkで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加するフローです。

Chatworkで問い合わせ対応している場合、自動で投稿内容がNotionに追加されたら便利ですよね。
このようなルーティン作業は自動化しましょう。

ZendeskとNotionの連携メリットと具体例

メリット1：手作業の削減

Zendeskにチケットが作成された際に、手動でNotionへ記録を転記していると、時間がかかる上に人的ミスのリスクもあります。
しかし、自動化することで、情報がすぐにNotionへ記録され、転記作業の負担をなくすことが可能です。
例えば、カスタマーサポートチームが問い合わせ対応を行う際、Zendeskで受けた問い合わせ内容や対応履歴をNotionに自動記録すれば、手作業での入力作業が不要になり、サポート担当者はより迅速に業務に集中できるでしょう。
また、社内の情報共有がスムーズになり、チーム間での認識齟齬を防ぐ効果が期待できます。

メリット2：情報の一元管理

Zendeskは顧客対応を行うツールですが、情報の検索やチーム全体での管理にはNotionの方が適している場合があります。
例えば、Zendeskでチケットが作成されると、その内容がNotionに自動記録され、関係者は最新の対応状況を確認し、適切なアクションを取れます。
特に、カスタマーサポートと営業、プロダクトチームが密に連携する必要がある企業では、ZendeskのデータをNotionに集約することで、各部署が情報をスムーズに共有でき、対応の抜け漏れを防ぐことが見込めます。

メリット3：タスク管理と対応の抜け漏れ防止

Zendeskのチケットが増えると、特に複雑な案件において対応の抜け漏れが発生するリスクが高まります。
しかし、Zendeskにチケットが作成された際にNotionでタスクとして自動登録すれば、案件の進捗状況を明確に管理できるようになります。
例えば、サポートチームが複数のツールを併用している場合、Zendesk上で対応中のチケットが増えると、どの案件が進行中なのか把握しにくくなります。
しかし、Notionに自動で記録されることで、チーム全体が進捗をタイムリーに確認でき、優先度に応じた対応が可能になります。
特に、リモートワークや複数拠点で業務を行うチームでは、タスク管理が一元化されることで、チーム全体の対応スピードが向上し、顧客満足度も向上すると期待できます。

まとめ

今回は「Zendeskにチケットが作成されたら、Notionにレコードを追加する」フローボットを紹介しました。
ZendeskとNotionの連携により、手作業の削減や情報の一元管理、タスク管理の強化など、多くのメリットをもたらすでしょう。
本記事で紹介した手順に従うことで、ノーコードで簡単に設定を行うことが可能です。

これを機にぜひ、ZendeskとNotionの連携を試してみてください。