ZendeskとOutlookを連携して、Zendeskでチケットを作成したらOutlookに自動通知する方法

ステップ1:ZendeskとOutlookのマイアプリ連携

1.Zendeskの登録方法

「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からZendeskを選択してください。

Zendeskの新規登録画面が表示されたら、「アカウント名」と「メールアドレス」を入力してください。

Zendeskの画面に移動し、「APIトークンを追加」でAPIトークンを取得しましょう。
Yoom画面に戻り、「APIトークン」に入力してください。

参照：Zendeskのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。
注意：Zendeskは一部有料プランでのみ利用可能ですが、2週間の無料トライアルがあります。

2. Outlookの登録方法
次に「新規接続」をクリックしてOutlookを選択してください。

上記画面が表示されるので、お持ちのアカウントでログインをしてください。

注意：Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以上で、ZendeskとOutlookのマイアプリ登録は終了です。
YoomのマイアプリにZendeskとOutlookが登録されるので、ご確認ください。

次は、フローボットテンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
「試してみる」ボタンからフローを作成できます。

ステップ2:Zendeskにチケットが作成されたら起動するトリガーの設定

まず、「チケットが作成されたら」という項目をクリックしてください。

Zendeskと連携するアカウントを確認し、次のページに進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されているため変更不要です。

トリガーの起動間隔を、5分/10分/15分/30分/60分から任意で選択してください。
注意：起動間隔は、プランによって選択できない場合があります。

設定できたら、Zendeskにテスト用のチケットを作成してください。

テストをクリックすると、先ほどZendeskに作成したチケットの情報がアウトプットに表示されます。
誤りが無いか、確認できたら設定を保存してください。

ステップ3:Outlookにメールを送る

次に、「メールを送る」をクリックし設定していきます。

上記画面の項目はデフォルトで設定されているため変更不要です。

To（宛先）は任意で設定してください。

件名は、上記画像のとおり設定されています。
解説：このように設定することで、Zendeskにチケットが作成されたら、自動で「件名」を取得し、Outlookの件名に引用することができます。

本文は、Zendeskのチケットの「担当者ID」「チケットを送信したユーザーID」「詳細」「優先度」を自動で取得できるように設定されています。
本文は変更可能なため、用途に合わせて取得したい内容やメッセージを任意で設定してください。

設定できたら「次へ」をクリックします。

テストをクリックすると、Outlookにテスト用のメールが届きます。
内容を確認し、変更点が無ければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーをONにする

全ての設定が完了したら、「トリガーをON」をクリックしフローボットを起動させてください。
これで、「Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する」フローの完成です。

その他のOutlookやZendeskを使った自動化例のご紹介

他にもOutlookやZendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを自動で作成するフローです。
このフローを活用すると、条件に基づいた自動処理が可能なため、頻繁にメールをチェックする必要が無くなり、Zendesk上で営業活動や問い合わせ対応をスムーズに進めることができます。

2. Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードするフローです。
このフローを活用することで、メール受信後の素早い情報共有が可能になり、ファイルの保存漏れや保存先誤りなどのヒューマンエラーの削減につながります。
請求書や、プロジェクト資料、各種の社内文書など、メールで受け取るファイルの共有に役立ちます。

3. kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
こ‍のフローでは、Chrome拡張機能でkintone上から直接トリガーを起動できるため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことが可能です。
メール送付にかかっていた時間を短縮でき、他の業務への時間を多く取ることができます。

まとめ

本記事では、ZendeskとOutlookを連携することで、Zendeskでチケットを作成したらOutlookに自動通知できる方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
この自動化により、素早い顧客対応が可能になり、チケットの見落としや対応漏れを防ぐ効果が期待できます。
また、顧客対応に関わるチーム間の情報共有を強化できる可能性があります。
Yoomのアプリ連携は、プログラミング知識不要で誰でも簡単に導入できます。
ぜひ、この機会に自動化による業務の効率化を体験してみてください。