ZendeskとSendGridを連携して、Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する方法

ZendeskとSendGridは、便利なサポートツールです。
ただ、ユーザー情報を2つのツールで管理する場合、課題が発生することがあります。
手動でSendGridに登録する作業や反映の遅れ、人為的ミスなど、これらの課題は効率的な業務の進行を難しくします。
ツール同士を連携すれば、Zendeskでチケットが作成されたら自動的にSendGridのコンタクトリストにユーザー情報を登録できます。
これにより、2つのツールでのユーザー情報管理における課題を解決できるでしょう。
本記事では、ノーコードでZendeskとSendGridを連携する方法を紹介します。
専門的な知識がなくても導入できるため、業務の効率化を図りたいときに参考にしてみてください。

こんな方におすすめ

ZendeskとSendGridを利用している方
ZendeskとSendGridを利用しているが、情報の手動連携に手間を感じている方
ZendeskとSendGridを連携して顧客データの一元管理とチーム間の情報共有を強化したいと考えている方
ZendeskからSendGridに登録する際のミスを削減したい方

ZendeskとSendGridを連携するメリットと具体例

メリット1: ユーザー情報の登録作業を削減

顧客情報を複数のツールで管理する場合、手動による登録作業が課題になります。
特に多くの顧客を抱えている場合、手作業での対応は多くの時間がかかりますが、自動化を導入することで作業負担を軽減できます。
例えば、今回紹介するZendeskとSendGridの連携を活用すれば、カスタマサポートメンバーはSendGridのコンタクトリストに手動で情報転記する作業を削減できます。
この連携により、担当者は入力作業にかかる時間を短縮できるため、その分顧客対応に集中できるでしょう。

メリット2: チーム間の連携強化

顧客情報の管理ツールを部門ごとに分ける場合、情報の反映が課題になります。
ツール間の情報反映にタイムラグが生じれば、関連部門は効率的な業務進行が難しくなります。
ツール同士を連携すれば、顧客情報が自動で反映されるため、円滑な情報共有が可能になるでしょう。
例えば、カスタマーサポートチームがZendeskで顧客対応し、ユーザー情報をSendGridに登録する場合、SendGridの情報を基に業務を進めるマーケティングチームは、タイムラグが生じると顧客への迅速なアプローチが難しくなります。
しかし、連携により自動でユーザー情報が反映されれば、マーケティングチームの円滑な業務進行が可能になるでしょう。

メリット3: ヒューマンエラー防止による正確な顧客データ登録

手動入力にはミスがつきものです。
コピー&ペーストの単純作業でも、コピーし忘れることや、余計な文字までコピーしてしまうことがあります。
ZendeskとSendGridの連携により自動でユーザー情報が反映されれば、ヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
例えば、マーケティングチームがSendGridのユーザー情報を基にメールマガジンを作成する場合、Zendeskから情報を転記する際に名前を間違えてしまうと、顧客との信頼関係に影響を与えることがあります。
こうした事態を防ぎたいときに、ZendeskとSendGridの連携は有効です。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する方法

この方法は、Zendeskでチケットが作成されたことをZendeskのAPIを利用して受け取り、SendGridが提供するAPIを用いてSendGridのコンタクトリストに追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

ZendeskとSendGridをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるZendeskのトリガー設定、その後に続くSendGridの設定
トリガーボタンをONにして、ZendeskとSendGridの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：ZendeskとSendGridをマイアプリ連携

まずZendeskとSendGridをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、ZendeskとSendGridを検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Zendeskの場合＞

・アカウント名、メールアドレス、APIトークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※APIトークンの詳しい取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜SendGridの場合＞

・アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.ZendeskとSendGridを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了します。

※新規リードの登録を前提としたテンプレートです。Zendeskで2回目以降の問い合わせが発生した場合、コンタクト登録が重複する可能性があります。

ステップ2：トリガーとなるZendeskの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはZendeskでチケットが作成されると、トリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー新しいチケットが作成されたら」をクリックします。

3.Zendeskと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、サブドメインを設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。SendGridに情報をすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、アウトプットに取得したチケット情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3：Zendeskからユーザー情報を取得する設定

1.「アプリと連携するユーザー情報を取得」をクリックします。

2.Zendeskと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.サブドメイン、ユーザーIDを設定し、「テスト」をクリックします。
※ユーザーIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「新しいチケットが作成されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、アウトプットにユーザー情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：SendGridに登録する設定

最後に、Zendeskから取得したユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する設定を行います。

1.「アプリと連携するコンタクトリストに新規コンタクトを追加」をクリックします。

2.SendGridと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.コンタクトリストに追加する項目を設定し、「テスト」をクリックします。
※ユーザーに関する項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ユーザー情報を取得」から設定できます。（値は二重括弧で表示されます）
※リストIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※Zendeskから取得できるユーザーの名前が「姓」と「名」に分かれていないため、ここでは「姓」欄にフルネームを設定しています。

4.テストが成功すると、SendGridのコンタクトリストに新規コンタクトが作成されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Zendeskでチケットが作成されるたびに自動でSendGridにコンタクトが追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Zendeskを使ったその他の自動化例

他にもZendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Zendeskにチケットが作成されたらSlackに通知する

Zendeskにチケットが作成されたことを、Slackに自動通知できます。
この連携により、サポート担当者は迅速な顧客対応が可能になるでしょう。
また、チケットの作成を関係部門へ通知したいときにも利用できます。

2.Zendeskでチケットが作成されたら回答内容をDifyで作成してChatworkに通知する

Zendeskでのチケット作成に合わせてDifyで回答内容を生成し、サポート担当者のChatworkへ通知するプロセスを自動化できます。
この連携により、サポート担当者の回答作成の負担が軽減され、顧客対応の効率化が期待できます。

3.Zendeskでチケットが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

Zendeskでチケットが作成された際に、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成できます。
この連携により、顧客ごとの専用フォルダを確実に作成できるため、トラブルを防止し、円滑な業務進行が可能になるでしょう。

まとめ

ユーザー情報を2つのツールで管理する場合、手動入力やデータ反映のタイムラグ、入力ミスが課題になります。
ZendeskとSendGridを連携すれば、チケットが作成されるたびにコンタクトリストにユーザー情報を自動登録でき、こうした課題を解決できるでしょう。
これにより、担当者の負担が軽減され、チーム間の連携強化や全体の業務効率の向上が期待できます。
ZendeskとSendGridの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で解説した手順通りに設定するだけで導入できるので、この機会に自動化を取り入れてみてください。