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ZendeskとSendGridは、便利なサポートツールです。
ただ、ユーザー情報を2つのツールで管理する場合、課題が発生することがあります。
手動でSendGridに登録する作業や反映の遅れ、人為的ミスなど、これらの課題は効率的な業務の進行を難しくします。
ツール同士を連携すれば、Zendeskでチケットが作成されたら自動的にSendGridのコンタクトリストにユーザー情報を登録できます。
これにより、2つのツールでのユーザー情報管理における課題を解決できるでしょう。
本記事では、ノーコードでZendeskとSendGridを連携する方法を紹介します。
専門的な知識がなくても導入できるため、業務の効率化を図りたいときに参考にしてみてください。
顧客情報を複数のツールで管理する場合、手動による登録作業が課題になります。
特に多くの顧客を抱えている場合、手作業での対応は多くの時間がかかりますが、自動化を導入することで作業負担を軽減できます。
例えば、今回紹介するZendeskとSendGridの連携を活用すれば、カスタマサポートメンバーはSendGridのコンタクトリストに手動で情報転記する作業を削減できます。
この連携により、担当者は入力作業にかかる時間を短縮できるため、その分顧客対応に集中できるでしょう。
顧客情報の管理ツールを部門ごとに分ける場合、情報の反映が課題になります。
ツール間の情報反映にタイムラグが生じれば、関連部門は効率的な業務進行が難しくなります。
ツール同士を連携すれば、顧客情報が自動で反映されるため、円滑な情報共有が可能になるでしょう。
例えば、カスタマーサポートチームがZendeskで顧客対応し、ユーザー情報をSendGridに登録する場合、SendGridの情報を基に業務を進めるマーケティングチームは、タイムラグが生じると顧客への迅速なアプローチが難しくなります。
しかし、連携により自動でユーザー情報が反映されれば、マーケティングチームの円滑な業務進行が可能になるでしょう。
手動入力にはミスがつきものです。
コピー&ペーストの単純作業でも、コピーし忘れることや、余計な文字までコピーしてしまうことがあります。
ZendeskとSendGridの連携により自動でユーザー情報が反映されれば、ヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
例えば、マーケティングチームがSendGridのユーザー情報を基にメールマガジンを作成する場合、Zendeskから情報を転記する際に名前を間違えてしまうと、顧客との信頼関係に影響を与えることがあります。
こうした事態を防ぎたいときに、ZendeskとSendGridの連携は有効です。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Zendeskでチケットが作成されたことをZendeskのAPIを利用して受け取り、SendGridが提供するAPIを用いてSendGridのコンタクトリストに追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zendeskを業務に利用している企業
・リードや顧客のデータを一元管理したい方
・問い合わせ送信者の情報を他のツールでも速やかに活用したい方
2. SendGridを業務に利用している方
・問い合わせ履歴のあるユーザーに対して、効率的にフォローアップメールを送信したいと考えている方
・サポート対応履歴のあるユーザーに、製品アップデートや新機能の案内を自動配信したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローの導入により、顧客情報の管理が一元化され、カスタマーサポートと営業活動やマーケティングの連携が強化されます。
手動でのデータ入力が不要となり、速やかに顧客情報を共有できるとともに、人的ミスを防止できます。
■注意事項
・Zendesk、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・新規リードの登録を前提としたテンプレートです。
・2回目以降の問い合わせが発生した場合、コンタクト登録が重複する可能性があります。
まずZendeskとSendGridをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、ZendeskとSendGridを検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜Zendeskの場合＞
・アカウント名、メールアドレス、APIトークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※APIトークンの詳しい取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
＜SendGridの場合＞
・アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.ZendeskとSendGridを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
■概要
Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zendeskを業務に利用している企業
・リードや顧客のデータを一元管理したい方
・問い合わせ送信者の情報を他のツールでも速やかに活用したい方
2. SendGridを業務に利用している方
・問い合わせ履歴のあるユーザーに対して、効率的にフォローアップメールを送信したいと考えている方
・サポート対応履歴のあるユーザーに、製品アップデートや新機能の案内を自動配信したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローの導入により、顧客情報の管理が一元化され、カスタマーサポートと営業活動やマーケティングの連携が強化されます。
手動でのデータ入力が不要となり、速やかに顧客情報を共有できるとともに、人的ミスを防止できます。
■注意事項
・Zendesk、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・新規リードの登録を前提としたテンプレートです。
・2回目以降の問い合わせが発生した場合、コンタクト登録が重複する可能性があります。
・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了します。
※新規リードの登録を前提としたテンプレートです。Zendeskで2回目以降の問い合わせが発生した場合、コンタクト登録が重複する可能性があります。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはZendeskでチケットが作成されると、トリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 新しいチケットが作成されたら」をクリックします。
3.Zendeskと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、サブドメインを設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。SendGridに情報をすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットに取得したチケット情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
1.「アプリと連携する ユーザー情報を取得」をクリックします。
2.Zendeskと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.サブドメイン、ユーザーIDを設定し、「テスト」をクリックします。
※ユーザーIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「新しいチケットが作成されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、アウトプットにユーザー情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
最後に、Zendeskから取得したユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する設定を行います。
1.「アプリと連携する コンタクトリストに新規コンタクトを追加」をクリックします。
2.SendGridと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.コンタクトリストに追加する項目を設定し、「テスト」をクリックします。
※ユーザーに関する項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ユーザー情報を取得」から設定できます。（値は二重括弧で表示されます）
※リストIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※Zendeskから取得できるユーザーの名前が「姓」と「名」に分かれていないため、ここでは「姓」欄にフルネームを設定しています。
4.テストが成功すると、SendGridのコンタクトリストに新規コンタクトが作成されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Zendeskでチケットが作成されるたびに自動でSendGridにコンタクトが追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zendeskを業務に利用している企業
・リードや顧客のデータを一元管理したい方
・問い合わせ送信者の情報を他のツールでも速やかに活用したい方
2. SendGridを業務に利用している方
・問い合わせ履歴のあるユーザーに対して、効率的にフォローアップメールを送信したいと考えている方
・サポート対応履歴のあるユーザーに、製品アップデートや新機能の案内を自動配信したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローの導入により、顧客情報の管理が一元化され、カスタマーサポートと営業活動やマーケティングの連携が強化されます。
手動でのデータ入力が不要となり、速やかに顧客情報を共有できるとともに、人的ミスを防止できます。
■注意事項
・Zendesk、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・新規リードの登録を前提としたテンプレートです。
・2回目以降の問い合わせが発生した場合、コンタクト登録が重複する可能性があります。
他にもZendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Zendeskにチケットが作成されたらSlackに通知する
Zendeskにチケットが作成されたことを、Slackに自動通知できます。
この連携により、サポート担当者は迅速な顧客対応が可能になるでしょう。
また、チケットの作成を関係部門へ通知したいときにも利用できます。
■概要
Zendeskで新しいチケットが作られたら、Slackに通知されるフローです。
ZendeskとSlackを連携すると作成されたチケットをカスタムしてメッセージ経由でSlackに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Zendesk、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Zendeskでチケットが作成されたら回答内容をDifyで作成してChatworkに通知する
Zendeskでのチケット作成に合わせてDifyで回答内容を生成し、サポート担当者のChatworkへ通知するプロセスを自動化できます。
この連携により、サポート担当者の回答作成の負担が軽減され、顧客対応の効率化が期待できます。
■概要
Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してChatworkに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zendeskで顧客対応を行っているカスタマーサポートチーム
・多数の問い合わせに毎日対応しているチームメンバー
・顧客満足度の向上や業務効率改善に取り組んでいる責任者
2. Difyを業務に利用している方
・AIを活用した業務の最適化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
顧客対応を手作業で行う場合、問い合わせの確認や回答の作成に時間がかかり、対応件数が多いほど業務効率が低下します。
このフローでは、Zendeskのチケット作成時にDifyで回答案が自動生成され、Chatworkに通知されます。
手作業が削減されて問い合わせ対応を効率化できます。
顧客への回答提示前に担当者が内容を確認できるため、必要に応じて修正が可能です。
■注意事項
・Zendesk、Dify、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Difyのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Zendeskでチケットが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
Zendeskでチケットが作成された際に、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成できます。
この連携により、顧客ごとの専用フォルダを確実に作成できるため、トラブルを防止し、円滑な業務進行が可能になるでしょう。
■概要
Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft SharePointを使用してファイルの格納を行なっている方
・プロジェクトごとにフォルダ作成し情報を保管している総務担当者
2.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客の問い合わせ内容や進捗状況の管理に使用している担当者
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskを使用して顧客サポートを行うことで、あらゆる問い合わせを一元管理することができ確実な業務進行ができます。
しかし情報格納のために逐一Microsoft SharePointにフォルダ作成することは手間のかかる業務です。
Zendeskのチケットの作成と同時にMicrosoft SharePointにフォルダ作成を行いたいと考える方にこのフローは有益です。
チケットの発行後自動でフォルダの作成を行うことで、定型業務の漏れを防ぎます。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ユーザー情報を2つのツールで管理する場合、手動入力やデータ反映のタイムラグ、入力ミスが課題になります。
ZendeskとSendGridを連携すれば、チケットが作成されるたびにコンタクトリストにユーザー情報を自動登録でき、こうした課題を解決できるでしょう。
これにより、担当者の負担が軽減され、チーム間の連携強化や全体の業務効率の向上が期待できます。
ZendeskとSendGridの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で解説した手順通りに設定するだけで導入できるので、この機会に自動化を取り入れてみてください。
