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■概要
「Zendeskのチケット情報をAIで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、カスタマーサポートのデータ管理をスマートに行うための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskのチケット情報をAIが分析してキーワードを抽出し、Microsoft Excelに自動で追加されます。
データ移行の自動化により、手作業による入力の手間が省け、データ整理が効率化されます。
これにより、Microsoft Excelでのデータの集計や解析が容易になり、サポートの質向上や業務改善に役立ちます。
また、ワークフローの自動化により、担当者はより重要な業務に集中できるようになります。
「毎日増え続けるZendeskのチケット、もっと効率的に分析できないの？」
カスタマーサポート業務を担当していると、日々大量の問い合わせチケットに追われ、対応状況をExcelにまとめるだけでも一苦労。さらに、問い合わせ内容を分析しようと思っても、膨大なデータを手作業で整理するのは現実的ではありません。
もし、Zendeskのチケット情報をAIで自動分析し、その結果をMicrosoft Excelに自動で追加できる仕組みがあったらどうでしょうか？手間なくデータを蓄積・活用できれば、対応の質や業務効率の向上が期待できます。
この記事では、APIを活用してZendeskのチケットデータをAIで処理し、Microsoft Excelに自動で追加する方法を詳しく解説します。カスタマーサポートの業務改善に役立つ実践的なステップを、一緒に見ていきましょう！
それではここからノーコードツールYoomを使ってZendeskのチケット情報をAIで分析してMicrosoft Excelに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
自動化する方法は、Zendeskのチケット情報をAPIを利用してAIで分析し、Microsoft Excelが提供するAPIを用いて追加することで自動化の実現が可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
「Zendeskのチケット情報をAIで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、カスタマーサポートのデータ管理をスマートに行うための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskのチケット情報をAIが分析してキーワードを抽出し、Microsoft Excelに自動で追加されます。
データ移行の自動化により、手作業による入力の手間が省け、データ整理が効率化されます。
これにより、Microsoft Excelでのデータの集計や解析が容易になり、サポートの質向上や業務改善に役立ちます。
また、ワークフローの自動化により、担当者はより重要な業務に集中できるようになります。
ZendeskとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Zendeskのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からZendeskを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
＜注意事項＞
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面が表示されるので、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
続いてMicrosoft Excelのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にMicrosoft Excelを選択します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365
Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面でサインインするアカウントを選択してください。
「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックしてください。
サインイン完了後に、それぞれがマイアプリに表示されていれば連携完了です！
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Zendeskのチケット情報をAIで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、カスタマーサポートのデータ管理をスマートに行うための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskのチケット情報をAIが分析してキーワードを抽出し、Microsoft Excelに自動で追加されます。
データ移行の自動化により、手作業による入力の手間が省け、データ整理が効率化されます。
これにより、Microsoft Excelでのデータの集計や解析が容易になり、サポートの質向上や業務改善に役立ちます。
また、ワークフローの自動化により、担当者はより重要な業務に集中できるようになります。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
最初に、スケジュールの設定を行うので、「新しいチケットが作成されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認して「次へ」をクリックします。
以下の画面でアプリトリガーの設定をしていきます。
(1)トリガーの起動間隔は、5分/10分/15分/30分/60分から任意で選択してください。
※注意事項：トリガーの起動間隔は、プランによって選択可能な時間が異なります。
(2)サブドメインを入力します。
（URL内の「https://●●●●●.zendesk.com/」の部分の値を記載してください。）
(3)テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックします！
続いて、「テキストを生成する」をクリックします。
Zendeskのチケット情報で想定される文字数に応じてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。
プロンプトを設定してテストを行います。
※プロンプトにZendeskのチケット情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※テキストを生成するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。
テストが成功したら、「保存する」をクリックします！
最後に、Microsoft Excelにデータを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定内容をします。
「データベースの連携」を設定します。
「ファイルの保存場所」は任意で選択してください。
「サイトID」、「アイテムID」、「シート名」は候補から選択してください。
※データベースについてはこちらをご参照ください。
設定後、「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を候補から選択してテストを行います。
テストが成功したら、「保存する」をクリックします！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
今回使用したテンプレートはこちらです！
■概要
「Zendeskのチケット情報をAIで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、カスタマーサポートのデータ管理をスマートに行うための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskのチケット情報をAIが分析してキーワードを抽出し、Microsoft Excelに自動で追加されます。
データ移行の自動化により、手作業による入力の手間が省け、データ整理が効率化されます。
これにより、Microsoft Excelでのデータの集計や解析が容易になり、サポートの質向上や業務改善に役立ちます。
また、ワークフローの自動化により、担当者はより重要な業務に集中できるようになります。
続いて、その他のツールを使ってMicrosoft Excelに追加する方法を紹介します！
いくつかの例を簡単に紹介するので、HubSpotなどのツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！
先ほどと同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
「HubSpotのフォーム内容をAIで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、HubSpotで収集したデータを自動的に解析し、Microsoft Excelに整理保存する業務フローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの情報とAIによる分析結果がMicrosoft Excelへ自動で追加されることで、手作業の手間が省けます。
また、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防げるため、データの精度が向上します。
データが速やかにMicrosoft Excelに反映されるため、必要な情報にスムーズにアクセスできます。
コピーが完了したらステップ2で行ったZendeskの設定以外は同じステップになるので、HubSpotの設定から説明していきます。
まずは、赤枠の「フォームが送信されたら」をクリックします。
先ほどと同様に、以下の設定内容を確認し「次へ」をクリックします。
以下の画面でアプリトリガーの設定をしていきます。
(1)トリガーの起動間隔は、5分/10分/15分/30分/60分から任意で選択してください。
※注意事項：トリガーの起動間隔は、プランによって選択可能な時間が異なります。
(2)フォームIDを候補から選択します。
(3)テストを行いましょう。
以下の画面でテストを実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
残りの設定も先ほどと同様に進めると完了します！
次に、OutlookとChatGPTを使ってMicrosoft Excelに追加する方法を紹介します！
先ほどと同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
「Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、メールの内容を自動で解析し、Microsoft Excelにデータを整理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
メールの内容とAIの分析結果がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、メールの整理や転記が不要になり、作業の手間が省けます。
また、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防止できます。
重要なデータが速やかにMicrosoft Excelに反映され、情報共有がスムーズになります。
コピーが完了したら、こちらもOutlookとChatGPTに置き換えるイメージの設定なので簡単に説明していきます！
まずは、赤枠の「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
先ほどと同様に、以下の設定内容を確認し「次へ」をクリックします。
「API接続設定」で各項目の補足事項を確認して入力します。
入力後にテストを実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
続いて、ChatGPTの設定を行うので「テキストを生成」をクリックします。
以下の設定内容を確認し「次へ」をクリックします。
メッセージ内容を任意で設定します。
以下の各項目を任意で入力しましょう。
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
残りのMicrosoft Excelの設定は先ほどと同様に進めると完了します！
他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
1.メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する
受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
受信したメールの内容から任意の情報を自動で取得してExcelに蓄積できるため、問い合わせ内容や送信者情報を分かりやすく管理できます。
■概要
受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
抽出するキーワードや、キーワードを格納するスプレッドシートは自由に設定が可能です。
GmailやOutlookなどからメールを転送することでもご利用いただけます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailやOutlookなどのメールとExcelをそれぞれ利用されている方
2.受信したメールの署名欄の送信者情報を蓄積している方
3.受信したメールの情報をExcelにも連携している方
4.メールとExcelでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・受信したメールの内容から任意の情報を自動で取得してExcelに蓄積できるため、問い合わせ内容や送信者情報を一元的に管理できます。
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomのアカウント連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Googleフォームで申し込みされたらExcelに自動転記してSlackに通知
Googleフォームの回答があったらすぐにSlackに通知されるので、情報を素早くキャッチできます。
これにより、自動で連携できるので作業時間、転記ミスの削減ができます。
■概要
イベント申し込みや問い合わせなどをGoogleフォームで受け付けた後、Microsoft Excelへの転記や関係者へのSlack通知を手作業で行っていませんか？この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでMicrosoft Excelへのデータ追加とSlackへの通知が自動で完了し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelに追加する
YouTubeからのチャンネルレポートを取得とMicrosoft Excelへ自動でデータ追加がされ、手作業によるダウンロードや転記作業が不要になります。
これにより、入力ミスやデータ不整合のリスクを軽減して業務の効率化につながります。
■概要
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTubeチャンネル運用者・マーケティング担当者
・YouTubeチャンネルの分析データを定期的にMicrosoft Excelで管理・分析したい方
・手作業でのデータ収集や転記の手間を省きたい方
・Microsoft Excelの関数やグラフ機能を活用してチャンネルの成長を分析したい方
2.YouTube チャンネルのレポート作成担当者
・チャンネルレポートを手作業で作成する時間を短縮したい方
・最新のデータを自動でMicrosoft Excelに取り込んで常に最新のレポートを作成したい方
・Microsoft Excelでレポートをカスタマイズして関係者へ共有したい方
3.経営層・マネージャー
・YouTubeチャンネルのKPIをMicrosoft Excelで可視化して戦略策定に役立てたい方
・チャンネルの成長を時系列で追跡して改善点を把握したい方
・Microsoft Excelでレポートを自動生成することで報告業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
YouTubeチャンネルの分析データは、動画コンテンツの改善や戦略立案に不可欠な情報です。しかし、YouTubeからレポートを手動でダウンロードしてMicrosoft Excelに転記する作業は、入力の手間とミスの発生がしやすいものです。
このフローを活用することにより、YouTubeからのチャンネルレポートを取得とMicrosoft Excelへ自動でデータ追加がされるため、手作業によるダウンロードや転記作業が不要になります。これにより、入力ミスやデータ不整合のリスクを軽減して業務の効率化になります。
■注意事項
・YouTubeとMicrosoft Excelを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zendeskのチケット情報をAIで分析し、Microsoft Excelに自動追加することで、手作業の負担を減らし、業務の効率を向上させることが期待できます。問い合わせ内容を自動的に整理・蓄積することで、データ活用の幅も広がり、顧客対応の質を高めることにつながります。
日々の業務の中で、「データ整理に時間がかかる」「問い合わせの傾向をすぐに把握できない」といった課題を感じているなら、今回紹介した手法をぜひ試してみてください。
プログラミングなどの知識は必要なく、誰でも簡単に作成できるので、気軽に活用してみてください！
