Zendeskのチケットを自動分析！Microsoft Excelにデータを瞬時に反映する方法

ステップ1:ZendeskとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

ZendeskとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。

まず、Zendeskのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からZendeskを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。

＜注意事項＞
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

以下の画面が表示されるので、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

続いてMicrosoft Excelのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にMicrosoft Excelを選択します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365
Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面でサインインするアカウントを選択してください。

「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックしてください。

サインイン完了後に、それぞれがマイアプリに表示されていれば連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるZendeskのトリガー設定

最初に、スケジュールの設定を行うので、「新しいチケットが作成されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認して「次へ」をクリックします。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→Zendesk
• 「Zendeskと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→新しいチケットが作成されたら

以下の画面でアプリトリガーの設定をしていきます。

(1)トリガーの起動間隔は、5分/10分/15分/30分/60分から任意で選択してください。
※注意事項：トリガーの起動間隔は、プランによって選択可能な時間が異なります。
(2)サブドメインを入力します。
（URL内の「https://●●●●●.zendesk.com/」の部分の値を記載してください。）
(3)テストを行いましょう。

テストが成功したら、「保存する」をクリックします！

ステップ4:生成AIを利用してテキストを作成する設定

続いて、「テキストを生成する」をクリックします。

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Zendeskのチケット情報で想定される文字数に応じてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。

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プロンプトを設定してテストを行います。

※プロンプトにZendeskのチケット情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

※テキストを生成するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

テストが成功したら、「保存する」をクリックします！

ステップ5:Microsoft Excelに追加する設定

最後に、Microsoft Excelにデータを追加する設定を行います。

「レコードを追加する」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定内容をします。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→Microsoft Excel
• 「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→レコードを追加する

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「データベースの連携」を設定します。
「ファイルの保存場所」は任意で選択してください。
「サイトID」、「アイテムID」、「シート名」は候補から選択してください。
※データベースについてはこちらをご参照ください。

設定後、「次へ」をクリックします。

追加するレコードの値を候補から選択してテストを行います。

テストが成功したら、「保存する」をクリックします！

ステップ6:トリガーボタンをONにして、ZendeskとMicrosoft Excelの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！
今回使用したテンプレートはこちらです！

HubSpotのフォーム内容をAIで分析してMicrosoft Excelに追加する方法

続いて、その他のツールを使ってMicrosoft Excelに追加する方法を紹介します！
いくつかの例を簡単に紹介するので、HubSpotなどのツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！

先ほどと同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したらステップ2で行ったZendeskの設定以外は同じステップになるので、HubSpotの設定から説明していきます。

まずは、赤枠の「フォームが送信されたら」をクリックします。

先ほどと同様に、以下の設定内容を確認し「次へ」をクリックします。

以下の画面でアプリトリガーの設定をしていきます。

(1)トリガーの起動間隔は、5分/10分/15分/30分/60分から任意で選択してください。
※注意事項：トリガーの起動間隔は、プランによって選択可能な時間が異なります。
(2)フォームIDを候補から選択します。
(3)テストを行いましょう。

以下の画面でテストを実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

残りの設定も先ほどと同様に進めると完了します！

Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する方法

次に、OutlookとChatGPTを使ってMicrosoft Excelに追加する方法を紹介します！

先ほどと同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、こちらもOutlookとChatGPTに置き換えるイメージの設定なので簡単に説明していきます！

まずは、赤枠の「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。

先ほどと同様に、以下の設定内容を確認し「次へ」をクリックします。

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「API接続設定」で各項目の補足事項を確認して入力します。
入力後にテストを実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

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続いて、ChatGPTの設定を行うので「テキストを生成」をクリックします。

以下の設定内容を確認し「次へ」をクリックします。

メッセージ内容を任意で設定します。

以下の各項目を任意で入力しましょう。

• 　ロール：ユーザーを選択してください。
• 　temperature：任意で設定してください。（空欄でもOKです。）
• 　最大トークン数：任意で設定してください。（空欄でもOKです。）
• 　モデル：任意で設定してください。

テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

残りのMicrosoft Excelの設定は先ほどと同様に進めると完了します！

Microsoft Excelを使ったその他の自動化の例

他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1.メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する

受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
受信したメールの内容から任意の情報を自動で取得してExcelに蓄積できるため、問い合わせ内容や送信者情報を分かりやすく管理できます。

2.Googleフォームで申し込みされたらExcelに自動転記してSlackに通知

Googleフォームの回答があったらすぐにSlackに通知されるので、情報を素早くキャッチできます。
これにより、自動で連携できるので作業時間、転記ミスの削減ができます。

3.最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelに追加する

YouTubeからのチャンネルレポートを取得とMicrosoft Excelへ自動でデータ追加がされ、手作業によるダウンロードや転記作業が不要になります。
これにより、入力ミスやデータ不整合のリスクを軽減して業務の効率化につながります。

まとめ

Zendeskのチケット情報をAIで分析し、Microsoft Excelに自動追加することで、手作業の負担を減らし、業務の効率を向上させることが期待できます。問い合わせ内容を自動的に整理・蓄積することで、データ活用の幅も広がり、顧客対応の質を高めることにつながります。
日々の業務の中で、「データ整理に時間がかかる」「問い合わせの傾向をすぐに把握できない」といった課題を感じているなら、今回紹介した手法をぜひ試してみてください。
プログラミングなどの知識は必要なく、誰でも簡単に作成できるので、気軽に活用してみてください！