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普段の業務の中で、タスク管理をもっと効率化したいと感じたことはありませんか？
例えば、「2つのアプリを併用してタスク管理しているので、同じ情報を2回入力する必要があり、手間に感じている」「タスクを追加し忘れて対応漏れがよく起きる」など、タスク管理に関わる課題はいくつかあると思います。
そこで今回ご紹介する自動連携を導入すると、課題解決につながるかもしれません。
本記事では、ノーコードツールYoomを使って、Zoho CRMに登録された情報をAsanaにタスクとして自動追加する方法を解説します。
興味をお持ちいただけましたら、以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください。
[Yoomとは]
Zoho CRMにタスクを追加するたびに、同じ内容をAsanaにも登録するのは、手間がかかり作業負担が大きいですよね。
本記事の連携を使うと、Zoho CRMからAsanaへ情報が自動反映されるため、作業負担を軽減できます。
これまで手作業で行っていた業務の一部が不要になるため、作業時間の節約につながるでしょう。
また、入力作業が自動化されることで、人的エラーのリスク低減にもつながります。
タスクの追加し忘れや誤字脱字などの入力ミスを最小限に抑えられるため、正確なタスク管理が期待できます。
毎回手作業で情報転記をしていると、Asanaに情報が反映されるまでにタイムラグが生じやすいです。
これにより、Asanaでタスク管理をしているチームは最新の情報を把握しづらくなってしまいます。
チーム間で確認できる情報に差異がある場合、認識の齟齬が生じやすく、コミュニケーションの妨げになってしまう可能性があります。
そこで今回ご紹介する自動連携を使うと、Zoho CRMに登録されたタスク情報がスピーディにAsanaへ反映されます。
反映までの遅延が最小限になることで、チーム間の認識のズレも回避できるかもしれません。
では、実際にZoho CRMとAsanaを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Zoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でZoho CRMを利用する方
・顧客向けのタスク管理で活用している方
・Zoho CRMで顧客情報の一元管理をしている方
2.業務でAsanaを利用する方
・チーム内のタスクをAsanaで一元管理している方
・複数のタスク管理ツールを利用して業務を進めている方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは営業活動を効率化し、顧客情報を一元管理することができます。
営業活動のタスク管理において、顧客向けのタスクをZoho CRM、チーム内の全佐をAsanaで管理して使い分けている場合、手動によるAsanaへの追加作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとAsanaにもタスクを自動で追加することができ、手動作業を効率化します。
ツールを使い分けてタスク管理をしている場合でも、シームレスにデータ連携ができるため、管理業務の負担を軽減することができます。
また、Asanaへのタスク追加後にチャットツールから通知を出すことで、チーム内の情報共有をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてZoho CRMとAsanaをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.検索窓からZoho CRMとAsanaを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力
マイアプリ一覧にZoho CRMとAsanaが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「タスクが作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したZoho CRMのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、「Zohoドメイン」と「チャネルID」を指定します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、次へ進んでください。
次のページでは、記載されている手順に従い、 Webhookイベントを送信またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
テストに成功したら、そのまま保存しましょう。
次に、「タスクを取得」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、タスク情報を取得するための設定をします。
ここで取得した情報はAsanaでタスクを作成する際に利用できます。
「Zohoドメイン」と「タスクID」を入力して「テスト」をクリックしてください。
エラーがでなければ、保存して次に進みましょう。
では、最後のステップ「タスクを追加」をクリックしてください。
最初のページは、アカウント情報のみを確認して、問題なければそのまま「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、タスクを追加するための設定を行います。
「タスク名」「プロジェクトID」「セクションID」は必須項目なので、必ず入力しましょう。
タスクの説明欄は任意項目ですが、Zoho CRMからアウトプットされた情報を活用して、詳細に記載しておくのがおすすめです。
そうすることで、Zoho CRMにアクセスすることなく、Asana上でタスク情報を詳細に確認できるようになります。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、Zoho CRMを利用した自動化事例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.Zoho CRMで取引先が新規作成されたらChatworkに通知
Chatworkを利用している方は以下のテンプレートがおすすめです。
この連携により、Zoho CRMに登録された取引先の情報をChatworkでスピーディに確認できます。
確認漏れの防止や情報共有の手段として利用してみてください。
■概要
Zoho CRMで新しく取引先が作成された場合、その情報を自動的に取得し、指定のChatworkのチャットルームに通知します。
通知内容や送信先のチャットルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRMとChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「新しい取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Chatworkの「メッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Chatworkの投稿先のルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
2.Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加する
Zoho CRMとkintoneを併用して顧客管理を行っている方は、こちらの連携がおすすめです。
情報転記の手間を削減することができます。
■概要
Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMとkintoneの両方を利用する営業・顧客管理チーム
・Zoho CRMで作成した取引先情報をkintoneにも自動で反映させたい方
・取引先情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方
・Zoho CRMとkintoneで顧客情報を一元管理したい方
2.Zoho CRMを主に利用する営業担当者
・kintoneで顧客情報に基づいたタスク管理や進捗管理を行いたい方
・Zoho CRMの取引先情報をkintoneに連携させることで、より詳細な情報管理を行いたい方
3.kintoneを主に利用するバックオフィス担当者
・Zoho CRMで登録された取引先情報をkintoneで自動的に把握したい方
・Zoho CRMとkintoneの連携によって顧客管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客管理のツールですが、その情報を他のシステムでも活用したいケースは少なくありません。kintoneのような多機能な業務管理ツールと連携することで、顧客情報をより広範な業務プロセスに組み込み効率化を図ることができます。しかし、Zoho CRMとkintoneを別々に運用している場合はZoho CRMで作成された取引先情報を手動でkintoneに転記する必要があり、手間とかかり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。
このフローを活用すれば、Zoho CRMとkintoneの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になります。これにより業務効率が大幅に向上し、人的なミスの軽減を図ることもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加する
この連携はCalendlyからZoho CRMへ情報を自動追加するフローです。
Zoho CRMで顧客情報を一元管理したい方におすすめです。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者
2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方
・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント
・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方
・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者
・入力作業を多くこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
■注意事項
・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
本記事ではZoho CRMに登録されたタスク情報をAsanaに自動追加する方法を解説しました！
この連携を使うことで、作業時間を節約できると同時に、人的エラーのリスク低減にもつながりそうです。
正確な情報をもとにタスク管理ができるので、普段の業務をスムーズに進行することができるでしょう。
また、情報反映がスピーディになることで、認識のズレも回避できるかもしれません。
タスク管理を効率化したいとお考えの方は、Yoomで自動連携を試してみてください。まずはこちらから無料登録をお願いします！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
