Zoho CRMとAsanaを連携してZoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加する方法

普段の業務の中で、タスク管理をもっと効率化したいと感じたことはありませんか？
例えば、「2つのアプリを併用してタスク管理しているので、同じ情報を2回入力する必要があり、手間に感じている」「タスクを追加し忘れて対応漏れがよく起きる」など、タスク管理に関わる課題はいくつかあると思います。
そこで今回ご紹介する自動連携を導入すると、課題解決につながるかもしれません。
本記事では、ノーコードツールYoomを使って、Zoho CRMに登録された情報をAsanaにタスクとして自動追加する方法を解説します。
興味をお持ちいただけましたら、以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください。

[Yoomとは]

Zoho CRMとAsanaを連携するメリット

メリット1.作業時間の節約

Zoho CRMにタスクを追加するたびに、同じ内容をAsanaにも登録するのは、手間がかかり作業負担が大きいですよね。
本記事の連携を使うと、Zoho CRMからAsanaへ情報が自動反映されるため、作業負担を軽減できます。
これまで手作業で行っていた業務の一部が不要になるため、作業時間の節約につながるでしょう。
また、入力作業が自動化されることで、人的エラーのリスク低減にもつながります。
タスクの追加し忘れや誤字脱字などの入力ミスを最小限に抑えられるため、正確なタスク管理が期待できます。

メリット2.チーム間の認識のズレを回避

毎回手作業で情報転記をしていると、Asanaに情報が反映されるまでにタイムラグが生じやすいです。
これにより、Asanaでタスク管理をしているチームは最新の情報を把握しづらくなってしまいます。
チーム間で確認できる情報に差異がある場合、認識の齟齬が生じやすく、コミュニケーションの妨げになってしまう可能性があります。
そこで今回ご紹介する自動連携を使うと、Zoho CRMに登録されたタスク情報がスピーディにAsanaへ反映されます。
反映までの遅延が最小限になることで、チーム間の認識のズレも回避できるかもしれません。

Zoho CRMとAsanaの連携フロー

では、実際にZoho CRMとAsanaを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Zoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。

1. Zoho CRMでアプリトリガーの設定
2. Zoho CRMでタスクを取得
3. Asanaにタスクを追加

Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。

Zoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加する

試してみる

---

■概要

Zoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方‍

1.業務でZoho CRMを利用する方

・顧客向けのタスク管理で活用している方

・Zoho CRMで顧客情報の一元管理をしている方

‍

2.業務でAsanaを利用する方

・チーム内のタスクをAsanaで一元管理している方

・複数のタスク管理ツールを利用して業務を進めている方

‍
■このテンプレートを使うメリット

Zoho CRMは営業活動を効率化し、顧客情報を一元管理することができます。
営業活動のタスク管理において、顧客向けのタスクをZoho CRM、チーム内の全佐をAsanaで管理して使い分けている場合、手動によるAsanaへの追加作業が手間だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとAsanaにもタスクを自動で追加することができ、手動作業を効率化します。
ツールを使い分けてタスク管理をしている場合でも、シームレスにデータ連携ができるため、管理業務の負担を軽減することができます。

また、Asanaへのタスク追加後にチャットツールから通知を出すことで、チーム内の情報共有をスムーズにすることが可能です。

‍

■注意事項‍

・Zoho CRM、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Zoho CRMとAsanaのマイアプリ連携

テンプレートをコピーしたら、事前準備としてZoho CRMとAsanaをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック

2.検索窓からZoho CRMとAsanaを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力

マイアプリ一覧にZoho CRMとAsanaが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「タスクが作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したZoho CRMのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、「Zohoドメイン」と「チャネルID」を指定します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、次へ進んでください。

次のページでは、記載されている手順に従い、 Webhookイベントを送信またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
テストに成功したら、そのまま保存しましょう。

ステップ2.タスクを取得

次に、「タスクを取得」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。

2ページ目では、タスク情報を取得するための設定をします。
ここで取得した情報はAsanaでタスクを作成する際に利用できます。
「Zohoドメイン」と「タスクID」を入力して「テスト」をクリックしてください。

エラーがでなければ、保存して次に進みましょう。

ステップ3.タスクを追加

では、最後のステップ「タスクを追加」をクリックしてください。

最初のページは、アカウント情報のみを確認して、問題なければそのまま「次へ」をクリックしてください。

2ページ目では、タスクを追加するための設定を行います。
「タスク名」「プロジェクトID」「セクションID」は必須項目なので、必ず入力しましょう。
タスクの説明欄は任意項目ですが、Zoho CRMからアウトプットされた情報を活用して、詳細に記載しておくのがおすすめです。
そうすることで、Zoho CRMにアクセスすることなく、Asana上でタスク情報を詳細に確認できるようになります。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

Zoho CRMを使ったその他自動化例

Yoomには、Zoho CRMを利用した自動化事例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。

1.Zoho CRMで取引先が新規作成されたらChatworkに通知

Chatworkを利用している方は以下のテンプレートがおすすめです。
この連携により、Zoho CRMに登録された取引先の情報をChatworkでスピーディに確認できます。
確認漏れの防止や情報共有の手段として利用してみてください。

Zoho CRMで取引先が新規作成されたらChatworkに通知

試してみる

---

■概要

Zoho CRMでの取引先管理において、新しい取引先が作成された際のチームへの情報共有に手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに新しい取引先が作成されると、その情報が自動でChatworkに通知されるため、スムーズな確実な情報共有が実現し、入力の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとChatwork間の情報共有を手作業で行っている営業担当者の方
• 新規取引先の情報を迅速にチーム全体で把握し、営業活動を効率化したいと考えているマネージャーの方
• 定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMへ取引先情報が登録されると自動でChatworkに通知が飛ぶため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知の漏れや遅延、内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく取引先が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定して、任意のルームに通知を送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのオペレーションで、通知を送信するルームやメッセージの本文は、任意の内容に設定することが可能です。

■注意事項

• Zoho CRM、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

2.Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加する

Zoho CRMとkintoneを併用して顧客管理を行っている方は、こちらの連携がおすすめです。
情報転記の手間を削減することができます。

Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加する

試してみる

---

■概要

Zoho CRMとkintoneで顧客情報をそれぞれ管理しており、情報の二重入力や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのデータ移行は、入力ミスや更新漏れの原因となり、正確な情報管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに新しい取引先情報が作成されると、自動でkintoneへレコードを追加する連携が実現可能です。これにより、顧客データ管理の自動化を進め、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとkintoneを併用し、顧客情報の二重入力に課題を感じている営業担当者の方
• 手作業によるデータ転記をなくし、営業部門全体の業務効率化を目指すマネージャーの方
• SaaS間のデータ連携を自動化し、正確なデータ管理体制を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMに取引先を登録するだけで、kintoneにも情報が自動で同期されるため、データ転記の手間と時間を削減できます。
• 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、両方のツールでデータの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく取引先が作成されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したZoho CRMの取引先情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの「レコードを追加する」アクションの設定画面で、レコードを追加したいアプリを任意で指定してください。
• 各項目には、Zoho CRMで取得した取引先の会社名や担当者名などの情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりすることが可能です。

■注意事項

・kintone、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

3.Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加する

この連携はCalendlyからZoho CRMへ情報を自動追加するフローです。
Zoho CRMで顧客情報を一元管理したい方におすすめです。

Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加する

試してみる

---

■概要

Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方

・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント

・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者

・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者

‍

2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方

・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント

・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者

・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者

‍

3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方

・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者

・入力作業を多くこなす事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。

・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。

・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。

・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。

‍

■注意事項

・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。

‍

詳細を見る 試してみる

まとめ

本記事ではZoho CRMに登録されたタスク情報をAsanaに自動追加する方法を解説しました！
この連携を使うことで、作業時間を節約できると同時に、人的エラーのリスク低減にもつながりそうです。
正確な情報をもとにタスク管理ができるので、普段の業務をスムーズに進行することができるでしょう。
また、情報反映がスピーディになることで、認識のズレも回避できるかもしれません。

タスク管理を効率化したいとお考えの方は、Yoomで自動連携を試してみてください。まずはこちらから無料登録をお願いします！
最後まで読んでいただきありがとうございました。