Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
試してみる
「Gmailで受け取ったお客様からの問い合わせをZoho CRMに手作業で転記するのは大変…」
日々の業務でGmailとZoho CRMを利用する中で、このような手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、Gmailで受信したメールの内容を自動でZoho CRMの連絡先として登録するような仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放されるでしょう。
入力ミスによるトラブルを防ぐことで、より価値の高いコア業務に集中できる時間も生み出せるはずです！プログラミング知識のない方でも簡単に設定できます。
ノーコードでGmailとZoho CRMを連携させる方法を具体的に解説しますので、ぜひ参考にして日々の業務を効率化してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとZoho CRMを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
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GmailとZoho CRMを連携してできること
GmailとZoho CRMのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介します ので、気になる内容があればクリックしてみてください！
Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
Gmailに届いた問い合わせなどをZoho CRMに手動で登録する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。
この作業を自動化することで、メール本文から顧客名や連絡先といった必要な情報を自動で抽出し、Zoho CRMの連絡先として登録できる ため、データ入力の工数を削減して顧客情報をスムーズに反映可能かもしれません！
Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
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Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
すべてのメールをCRMに登録するのではなく、「問い合わせ」や「資料請求」といったキーワードを含む重要なメールだけをZoho CRMに連携したい、というニーズもあるかと思います。
このテンプレートでは特定の件名や送信元アドレスなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけを抽出し、Zoho CRMに連絡先として登録できる ので、営業担当者が対応すべき重要なリード情報だけを的確に管理しやすくなるでしょう！
Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
試してみる
それでは実際に、GmailとZoho CRMを連携させたフローの作成方法を解説していきます！こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する 」フローを作成します。
GmailとZoho CRMのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Gmailのトリガー設定とデータ抽出・連絡先作成の設定
フロー稼働の準備
Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
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ステップ1：GmailとZoho CRMのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとZoho CRMアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択します。
「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面に移ります。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
マイアプリ画面に戻ります。 Gmailが追加されていることを確認してください。
続けて、Zoho CRMも連携していきましょう。
アプリ一覧画面でZoho CRMを検索して選択。
画面の案内に従って「ドメインURL
「追加」をクリック。
Zohoのサインイン画面が表示されます。
YoomからZohoアカウントへのアクセス権限が表示されます。
連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。 Zoho CRMも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
テンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーされます。
Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する
試してみる
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。 ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。こちらのヘルプページ
「キーワード」に任意のキーワードを設定。ここで指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
テスト用に、指定したキーワードを含むメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。フローが稼働する度に更新される値 ）として使用できるようになり、Zoho CRMに自動追加可能なデータとなります！ こちらのヘルプページ
テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。その他のヘルプ ステップ4：データの抽出
Gmailから取得したメール情報から、連絡先作成に使用するデータを抽出していきます。
AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
目的に応じて「変換タイプ」を選択。
「次へ」をクリック。
「対象のテキスト」にはデフォルトで、Gmailから取得したメールの本文が設定されています。
「抽出したい項目」に、連絡先作成で使用する項目を設定。「姓」はZoho CRMの必須項目 です。
必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を設定。今回は問い合わせメールから姓名や電話番号など、相手方のデータを自動抽出する設定になっています。
設定を終えたら、「テスト」をクリック
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目が対象のテキストから抽出され、「取得した値」に追加されます。
ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ5：連絡先の作成
では、抽出したデータを用いてZoho CRMに連絡先を作成しましょう。
Zoho CRMの「連絡先を作成」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「Zohoドメイン」はアカウント連携時に設定したものと同一のドメインにしてください。
「名」「姓」などの各項目に受信メールから抽出したデータを設定していきましょう。アウトプットとして抽出できた項目を選択してください。ここでアウトプットを活用することで、問い合わせメールから自動抽出した内容をZoho CRMに登録可能となります。 なお、アウトプットを活用せずテキストで手入力すると同じ内容が登録され続けてしまうためご注意ください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、Zoho CRMに新しい連絡先が作成されます。
期待通りに連絡先が作成できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Zoho CRMのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからZoho CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にZoho CRMでのアクションをトリガーにしてGmailで通知を送るようなデータ連携も可能 です。
Zoho CRMで見込み顧客が作成されたら、Gmailに通知する
Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録された際、担当者がその情報に気づくのが遅れてしまうと、貴重なビジネスチャンスを逃しかねません。
この自動化フローを利用すれば、Zoho CRMに見込み顧客が作成されたことをGmailで自動通知できる ため、営業担当者は迅速にアプローチを開始でき、機会損失を少なくできる可能性が高まります！
Zoho CRMで見込み顧客が作成されたら、Gmailに通知する
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Zoho CRMで特定条件の見込み顧客が作成されたら、Gmailに通知する
「確度が高い」「特定のキャンペーンから流入した」など、優先的に対応すべき見込み顧客に絞って通知を受け取りたい場合もあるでしょう。
このテンプレートでは、あらかじめ設定した条件（ステータスやリードソースなど）に合致する見込み顧客が作成された時にだけ、関係者にGmailで通知を送信 します。
より重要なリードに集中して対応でき、営業活動の効率をさらに高めることが可能です！
Zoho CRMで特定条件の見込み顧客が作成されたら、Gmailに通知する
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GmailやZoho CRMを使ったその他の自動化例 GmailやZoho CRMを活用することで、顧客対応や営業活動の業務効率化を実現できます。
Gmailを使った自動化例 Gmailで受信したお問い合わせ内容を自動でAirtableに登録し、データ管理の手間を軽減できます。また、受信した内容をもとにGoogle Workspaceで新規ユーザーを追加したり、Streakにタスクを作成するなど、手入力を無くしながら滞りなくデータ連携ができることで、社内のさまざまな業務を効率化可能です！ さらに、受信メールの内容をGoogle スプレッドシートに追加したり、Googleカレンダーに予定として登録することで、情報共有やスケジュール管理がスムーズになります。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
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Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する
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Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する
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Gmailで顧客の行動データを受信したら、OCRしAIでエンゲージメント向上施策を生成してAirtableに登録する
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Gmailで受信した内容をもとに、Salesforceにリードを追加する
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Zoho CRMを使った自動化例 Zoho CRMで見込み客やタスクが作成・更新されると、自動的にMicrosoft TeamsやSlackに通知を送ることが可能です。これにより、営業チームへの迅速な情報共有が実現します ！営業から開発までの連携も効率化できますね！
Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらSlackに通知
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Zoho CRMに見込み客が登録されたら、Microsoft Teamsにメッセージを通知する
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Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
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Zoho CRMでタスクが登録されたらGitHubに追加する
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Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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まとめ
GmailとZoho CRMの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ転記作業の手間をなくし、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。 これにより、担当者は常に最新かつ正確な顧客情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべき商談や顧客フォローといったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」 を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。こちら
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