GmailとZoho CRMの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025-08-05

【簡単設定】GmailのデータをZoho CRMに自動的に連携する方法

k.tsukamoto

「Gmailで受け取ったお客様からの問い合わせをZoho CRMに手作業で転記するのは大変…」
「複数の担当者で顧客情報を管理していると登録漏れや入力ミスが発生しがち…」

日々の業務でGmailとZoho CRMを利用する中で、このような手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか?

もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を自動でZoho CRMの連絡先として登録するような仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるでしょう。

入力ミスによるトラブルを防ぐことで、より価値の高いコア業務に集中できる時間も生み出せるはずです!
この記事でご紹介する自動化は、プログラミング知識のない方でも簡単に設定できます。

ノーコードでGmailとZoho CRMを連携させる方法を具体的に解説しますので、ぜひ参考にして日々の業務を効率化してみてください!

とにかく早く試したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとZoho CRMを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!

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GmailとZoho CRMを連携してできること

GmailとZoho CRMのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。
データ入力の工数削減やヒューマンエラーの防止、顧客対応の迅速化といった多くのメリットが生まれるため、営業活動や顧客管理の質を向上させることができるでしょう。

ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればクリックしてみてください!

Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する

Gmailに届いた問い合わせなどをZoho CRMに手動で登録する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。

この作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">メール本文から顧客名や連絡先といった必要な情報を自動で抽出し、Zoho CRMの連絡先として登録できる</span>ため、データ入力の工数を削減して顧客情報をスムーズに反映可能かもしれません!

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Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する

すべてのメールをCRMに登録するのではなく、「問い合わせ」や「資料請求」といったキーワードを含む重要なメールだけをZoho CRMに連携したい、というニーズもあるかと思います。

このテンプレートでは<span class="mark-yellow">特定の件名や送信元アドレスなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけを抽出し、Zoho CRMに連絡先として登録できる</span>ので、営業担当者が対応すべき重要なリード情報だけを的確に管理しやすくなるでしょう!

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それでは実際に、GmailとZoho CRMを連携させたフローの作成方法を解説していきます!
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

この記事では、先程ご紹介した「Gmailで受信した内容をもとに、Zoho CRMに連絡先を作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

  • GmailとZoho CRMのマイアプリ連携
  • テンプレートのコピー
  • Gmailのトリガー設定とデータ抽出・連絡先作成の設定
  • フロー稼働の準備
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ステップ1:GmailとZoho CRMのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとZoho CRMアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

  1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
  2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
  1. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名(ここではGmail)を検索して選択します。
  1. 「Sign in with Google」をクリック。
  1. Googleのログイン画面に移ります。
    連携させるアカウントを選択してください。
  1. 内容を確認し、「次へ」をクリック。
  1. YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
    「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
  1. マイアプリ画面に戻ります。

Gmailが追加されていることを確認してください。

続けて、Zoho CRMも連携していきましょう。

  1. アプリ一覧画面でZoho CRMを検索して選択。
  1. 画面の案内に従って「ドメインURL」を設定します。
  2. 「追加」をクリック。
  1. Zohoのサインイン画面が表示されます。
    Zoho CRMを運用しているアカウントでログインしてください。
  1. YoomからZohoアカウントへのアクセス権限が表示されます。
    内容を確認し、「承認する」をクリック。
  1. 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。

Zoho CRMも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2:テンプレートのコピー

テンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3:トリガーとなるメールの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション(メール受信)を設定していきます。

  1. Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
  1. 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
    アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
  2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

  1. 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
    そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くZoho CRMでの連絡先作成が行えるようになります。

※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

  1. 「キーワード」に任意のキーワードを設定。
    ここで指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
  2. テスト用に、指定したキーワードを含むメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
    ※ テスト用メールの例
  1. Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
    なお、直近1時間以内に指定したキーワードを含むメールを受信していない場合はテストに失敗します。ご注意ください。
  1. テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
    これらの値は、以降のアクションで変数(フローが稼働する度に更新される値として使用できるようになり、Zoho CRMに自動追加可能なデータとなります!
    詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
  1. テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
    トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
    Gmailに関するその他のヘルプも併せてご覧ください。

ステップ4:データの抽出

Gmailから取得したメール情報から、連絡先作成に使用するデータを抽出していきます。

  1. AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
  1. 適宜「タイトル」を変更。
  2. 目的に応じて「変換タイプ」を選択。
    データを抽出するテキストの文字数によってタスク数が変わります。
    長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
  1. 「次へ」をクリック。
  2. 「対象のテキスト」にはデフォルトで、Gmailから取得したメールの本文が設定されています。
    消してしまった場合には、入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから「本文」を選択してください。
  1. 「抽出したい項目」に、連絡先作成で使用する項目を設定。
    「姓」はZoho CRMの必須項目です。
  2. 必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を設定。今回は問い合わせメールから姓名や電話番号など、相手方のデータを自動抽出する設定になっています。
  3. 設定を終えたら、「テスト」をクリック
  1. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目が対象のテキストから抽出され、「取得した値」に追加されます。
    期待する値が抽出されていない場合には、「抽出したい項目」の名称や「指示内容」を変更して再度お試しください。
  1. ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5:連絡先の作成

では、抽出したデータを用いてZoho CRMに連絡先を作成しましょう。

  1. Zoho CRMの「連絡先を作成」をクリック。
  1. 適宜「タイトル」を変更。
  2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
  1. 「Zohoドメイン」はアカウント連携時に設定したものと同一のドメインにしてください。
    「https://accounts.zoho.jp」であれば「.jp」です。
  2. 「名」「姓」などの各項目に受信メールから抽出したデータを設定していきましょう。
    入力欄クリック時に表示されるデータ抽出アクションのメニューから、アウトプットとして抽出できた項目を選択してください。ここでアウトプットを活用することで、問い合わせメールから自動抽出した内容をZoho CRMに登録可能となります。なお、アウトプットを活用せずテキストで手入力すると同じ内容が登録され続けてしまうためご注意ください。
  1. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
  1. テストに成功すると、Zoho CRMに新しい連絡先が作成されます。
    ※ 作成された連絡先
  1. 期待通りに連絡先が作成できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6:フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました!」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Gmailに指定したキーワードを含むメールを送信し、そのメールから抽出したデータでZoho CRMに連絡先が作成されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます!
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

Zoho CRMのデータをGmailに連携したい場合

今回はGmailからZoho CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にZoho CRMでのアクションをトリガーにしてGmailで通知を送るようなデータ連携も可能です。
関連する業務の自動化を実現したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Zoho CRMで見込み顧客が作成されたら、Gmailに通知する

Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録された際、担当者がその情報に気づくのが遅れてしまうと、貴重なビジネスチャンスを逃しかねません。

この自動化フローを利用すれば、<span class="mark-yellow">Zoho CRMに見込み顧客が作成されたことをGmailで自動通知できる</span>ため、営業担当者は迅速にアプローチを開始でき、機会損失を少なくできる可能性が高まります!

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Zoho CRMで特定条件の見込み顧客が作成されたら、Gmailに通知する

「確度が高い」「特定のキャンペーンから流入した」など、優先的に対応すべき見込み顧客に絞って通知を受け取りたい場合もあるでしょう。

このテンプレートでは、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件(ステータスやリードソースなど)に合致する見込み顧客が作成された時にだけ、関係者にGmailで通知を送信</span>します。

より重要なリードに集中して対応でき、営業活動の効率をさらに高めることが可能です!

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GmailやZoho CRMを使ったその他の自動化例

GmailやZoho CRMを活用することで、顧客対応や営業活動の業務効率化を実現できます。
Yoomにはこうした自動化に役立つテンプレートが多く用意されているので、ぜひ活用してください!

Gmailを使った自動化例

Gmailで受信したお問い合わせ内容を自動でAirtableに登録し、データ管理の手間を軽減できます。また、受信した内容をもとにGoogle Workspaceで新規ユーザーを追加したり、Streakにタスクを作成するなど、手入力を無くしながら滞りなくデータ連携ができることで、社内のさまざまな業務を効率化可能です!
さらに、受信メールの内容をGoogle スプレッドシートに追加したり、Googleカレンダーに予定として登録することで、情報共有やスケジュール管理がスムーズになります。

[[115545,240491,188417,218019,232118]]

Zoho CRMを使った自動化例

Zoho CRMで見込み客やタスクが作成・更新されると、自動的にMicrosoft TeamsやSlackに通知を送ることが可能です。これにより、営業チームへの迅速な情報共有が実現します
また、Zoho CRMのタスク情報をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに追加したり、GitHubにタスクを作成することで、営業から開発までの連携も効率化できますね!

[[88376,109906,109910,109888,25768]]

まとめ

GmailとZoho CRMの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ転記作業の手間を根本からなくし、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、担当者は常に最新かつ正確な顧客情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべき商談や顧客フォローといったコア業務に集中できる環境が整います。

今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください!

この記事を書いた人
k.tsukamoto
システムエンジニアとして4年間勤務。当時は毎日Excelに手入力する勤怠管理や、領収書のデータ化作業に悩まされていたため、Yoomにもっと早く出会いたかったです。まだまだYoomは使い始めたばかりですが、皆様の「自動化できたらいいな」を叶えるための情報をお伝えしていきます!
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