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営業担当者は外出先の作業が発生すると、PCを広げる場所の確保やテザリングの設定など、色々と煩わしい作業が発生します。スマートな作業を行うために商談進捗管理はモバイルから更新できる「Zoho CRM」を活用しているケースは珍しくないでしょう。Yoomではモバイルで更新できる利点をさらに活かしたフローボットを作成しました。請求管理と売り上げ予測をたてる機能が充実した「board」を連携し、Zoho CRMの商談進捗の更新ごとにboardへ案件情報を自動反映すると、もっと便利に活用できます。
本記事では、自動化するメリットとプログラミング不要で連携する方法をご紹介します。
2つのアプリを連携すると得られるメリットを考察しました。
営業担当者が商談情報を更新するたびにboardの案件に自動反映されると、手動でのデータ入力の手間が省けます。外回りの後、オフィスに戻って粛々と手入力をこなす手間がなくなれば顧客対応や新規商談の開拓に時間をあてられるようになります。複数の案件を同時に管理している場合、この自動化は大きな効果を発揮できるでしょう。
自動でboardに反映されると、常に最新の状態を確認できます。売り上げ予測の精度があがり、経営判断の質があがることも期待できます。月次ごとの売り上げ予測を行う際に、大きく貢献できる機能になると言えそうです。
アプリ同士の連携は、通常プログラミングの知識と経験が求められることが多いですが、Yoomではその負担を軽減できます。Yoomでは、ノーコードでアプリ連携ができるツールを提供しています。
Yoomでは直感的に操作方法を理解しやすいインタフェースを提供しています。プログラミングの知識や経験がなくても、画面の指示にしたがって操作すると連携が実現できるんです。
これまでエンジニアに依頼していた作業を、誰でもできるようになります。依頼していた費用やリソースの削減に繋がり、費用だけでなく時間の節約にもなります。
Yoomは多くのアプリケーションと連携ができます。業務フローに合わせて細かく設定できるため、完全自動化も可能になるかもしれません。
次のセクションから、「Zoho CRMの商談情報が更新されたら、boardの案件情報を更新する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
お試しはフリープランから！まずはご登録をどうぞ♪ ＞Yoomに無料で登録する
アプリをYoomへ連携するため、事前にログインを行ってください。
ご利用のデータセンターに応じて、ドメインURLの設定が必要です。
◆対象地域とドメインURL
＞もっと詳しく：Zoho アカウントのデータセンターについて（外部リンク）
マイアプリ登録には、APIトークンの取得が必要です。
＞ヘルプ：boardのマイアプリ登録方法
boardにログインし、こちらのページからAPIトークンの取得が可能です。※また、このページで表示されるAPIキーはアプリオペレーションの作成時に必要となるため、こちらも合わせて取得してください。
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
テンプレートのひとつめのプロセスをクリックします。
アプリトリガーのタイトル：商談が更新されたら（デフォルト）
アプリ：Zoho CRM（デフォルト）
Zoho CRMと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。ドメインURLを求められます。該当のURLを入力しYoomへのアクセスを許可してください。
トリガーアクション：商談が更新されたら Webhook（デフォルト）
Zohoドメイン：ご利用のZohoのドメインを「.com」「.com.au」「.eu」「.in」「.com.cn」「.jp」の中からいずれかを設定してください。
チャネルID：任意のIDを半角数値で指定してください。指定された値は、通知が特定のチャネルに対するものであることを確認するためにWebhookからの通知内容に含まれます。例）1000000068001
テスト →成功 アウトプットが出力されます。次のプロセスでこちらの値を使用します。
→保存する
テンプレートのふたつめのプロセスをクリックします。
タイトル：商談情報を取得（デフォルト）
アプリ：Zoho CRM（デフォルト）
Zoho CRMと連携するアカウント情報：1つめのプロセスで連携済みのため、すでに連携された状態が表示されます。
アクション：商談情報を取得
→次へ
商談ID：「商談の検索」アクションなどで確認した商談IDを記載してください。また、商談詳細ページURL内の「/tab/Potentials/●●●」の部分が商談IDとなります。編集欄をクリックで、先ほどのプロセスで得た値（アウトプット）が表示されます。選択すると値を引用できます。
Zohoドメイン：ご利用のZohoのドメインを「.com」「.com.au」「.eu」「.in」「.com.cn」「.jp」の中からいずれかを設定してください。
→テスト →成功 出力したアウトプットは次のプロセスで使用します。
→保存する
テンプレートの3つめのプロセスをクリックします。
タイトル：案件の更新（デフォルト）
アプリ：board（デフォルト）
boardと連携するアカウント：「＋連携アカウントを追加」をクリック。アカウント名とアクセストークンを求められます。それぞれboardから取得し、入力してください。
＞ヘルプ：boardのマイアプリ登録方法
boardにログインし、こちらのページからAPIトークンの取得が可能です。
※また、このページで表示されるAPIキーはアプリオペレーションの作成時に必要となるため、こちらも合わせて取得してください。
アクション；案件の更新 一括請求（デフォルト）
APIキー：https://the-board.jp/api_settings で取得したAPIキーを設定してください。
案件ID：デフォルトで先のアウトプットで得た値{{商談ID}}が設定されています。※Zoho CRMの商談IDとboardの案件IDが等しい場合を前提に設定しています。
上記が必須項目です。それ以下の項目は任意の設定となります。必要に応じて設定を進めてください。まだ受注確定前の情報を更新すると仮定して、下記の内容で設定を入れてみました。参考にしてください。
顧客ID：「顧客管理 > 顧客一覧 > 顧客を選択」と進み、顧客編集ページURL内の「/clients/●●●●/edit」部分が顧客IDとなります。
ユーザーID（担当者ID）：「組織設定 > ユーザー管理 > ユーザーを選択」と進み、ユーザー編集ページURL内の「/users/●●●●/edit」部分がユーザーIDとなります。
見積日：「2021-01-01」という形式で記載してください。編集欄をクリックで、引用できる日付で設定しました。今日の日付の中の、指示されている形式で引用しました。日付はあとでboardを手入力で編集する際に変更できます。
受注ステータス：boardのステータスと同じで、見積中(高)・見積中(中)・見積中(低)・見積中(除)・受注確定・受注済み・失注からデフォルトでどの状態で登録するか選択できます。売り上げ見込にも影響があるので、商談の段階では「見積もり(低)」にしておいて、商談の進捗状態を見て手入力で変更するなどオペレーションやルールを社内でご検討ください。
請求日：「2021-01-01」という形式で記載してください。一旦来月末でデフォルトを設定してみました。
タグ1 タグ2：任意で設定いただけます。
納期：今月末になるように設定を入れてみました。
社内メモ：デフォルトで共有することを入力しておいても良さそうです。
管理番号：任意で設定いただけます。
受注日：任意で設定いただけます。
支払い方法区分：boardの項目と同じく、銀行振込・口座振替・クレジットカード・現金支払・代金引換・コンビニ支払・郵便振替から選択いただけます。
進捗状況：未着手・着手中・納品済・検収済から選択いただけます。商談中の段階の登録を想定しているので今回は「未着手」をデフォルトに設定してみました。
端数処理：四捨五入・切り捨て・切り上げから選択できます。
メール設定(TO)：任意で設定できます。
メール設定(CC)：任意で設定できます。
→テスト →成功 今回は設定がここまでですが、次にプロセスを構築するときに使える値がアウトプットされました。
→保存する
フローボットのひとつめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。
こちらで連携作業は完了です！プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートを使ったら簡単に連携できました。
Yoomでは、ユーザーのニーズに基づいて新しいテンプレートを継続的に追加しています。Zoho CRMとboardを連携できるテンプレートを他にもたくさんご用意してます！チェックしてくださいね♪
いかがでしたか。ビジネスにおいて、売り上げの予測はどの事業においてもマストで把握しておく数字です。売り上げのフックになる「商談状況」の登録から、売り上げ予測状況に自動で情報を反映できたら、経営状況がよりクリアになるかもしれません。自動化を導入し手作業を減らすだけで、リアルタイムの情報共有とエラーレスな情報共有というメリットが得られます。
Yoomを使うと煩わしかった手作業を自動化でき、あなたとチームの時間をもっと豊かにできます！今日から実現できる連携ばかりなので、ぜひお試しください！
では、また〜！
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