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Zoho CRMに登録された取引先の情報はどのように管理していますか？
手作業で企業ごとのファイルを作成していると手間がかかります。
この記事ではZoho CRMとDropboxを連携して「Zoho CRMで取引先が登録されたら自動的にDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する」方法をご紹介します。
これによりフォルダを自動作成できるため、データ管理の効率化や情報共有が容易になるかもしれません。
アプリの連携やフローボット作成はノーコードツールYoomを活用していきます。詳しい連携方法や、Yoomの操作手順についてもご説明します。
ぜひ、ご覧ください。
以下の方はZoho CRMとDropboxを連携してみましょう！
手動でDropboxでフォルダを作成する業務を自動化できます。
営業担当がZoho CRMに取引先情報を追加した場合を考えてみましょう。
手作業でファイルを作成していると、作成する手間と時間がかかるため非効率だと感じることがあるかもしれません。
Zoho CRMとDropboxの連携により、追加後すぐにDropboxにフォルダが自動作成できます。
これにより、事務作業の負担が減り、営業活動に集中する環境を整えることができそうです。
Zoho CRMで取引先が登録されると、Dropboxにフォルダが自動作成されるため、取引先情報を1つにまとめて管理することができるでしょう。
例えば、Zoho CRMで取引先情報を管理して、Dropboxで契約書や見積書などの書類を保存しているとします。
Zoho CRMとDropboxを連携すれば、取引先ごとにファイルを自動作成できるため、容易に必要な書類のデータを確認することが可能です。
自動的にフォルダを作成できることで、異なるツールの整合性も保てます。
これにより、チーム内外問わず情報共有しやすくなり、業務を円滑に進めることが期待できます。
Zoho CRMとDropboxを連携すれば、フォルダの作成ミスや漏れを防止できるでしょう。
例えば、展示会に参加し、取引先情報を多数登録する場面があったとします。
手作業でDropboxにフォルダを作成していると、「会社名の入力ミス」や「大事な顧客のフォルダの作成漏れ」などが発生するかもしれません。
これにより、自動的にDropboxにフォルダを作成できれば、人的エラーを軽減することが期待できます。
それではここから、ノーコードツールYoomを使い、「Zoho CRMで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
Zoho CRMに取引先が登録されたことをZoho CRMのAPIを利用して受け取り、Dropboxの提供するAPIを用いてDropboxに取引先ごとのファイルを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
フローボットを設定する前にYoomとアプリを連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリ一覧でZoho CRMを選択してください。
ドメインURLを設定してください。
これでZoho CRMのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様にマイアプリから新規接続の順でクリックしましょう。
マイアプリ一覧でDropboxを選択してください。
メールアドレスを入力しましょう。
パスワードを入力してください。
他の連携方法として、GoogleとAppleアカウントで連携することができます。
これでDropboxのマイアプリ登録ができました。
使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトに画面が切り替わります。
その画面で「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
その後、Yoomのワークスペースに移動し、コピーできたと表示されますので「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました！
次に、フローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「取引先が作成されたら」をクリックします。
タイトルはトリガーの内容がわかりやすいように入力していますが、変更できます。
Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「取引先が作成されたら」を選択してください。
すべて設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
ZohoドメインとチャネルIDを設定しましょう。
設定したら、テストを実行して「次へ」をクリックしてください。
Webhookイベントを送信（取引先を作成）して、テストをクリックしてください。
テストが成功して、Zoho CRMの情報が取得できたら保存してください。
次に「取引先情報を取得」をクリックしましょう。
タイトルは事前にアクションの内容がわかりやすいように入力していますが、変更できます。
Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認してください。
アクションは「取引先情報を取得」を選択しましょう。
すべて設定したら「次へ」をクリックしてください。
取引先IDは、Zoho CRMのトリガーで取得したアウトプットを選択しましょう。
Zohoドメインを設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存してください。
最後のステップです！
「フォルダを作成」をクリックして、設定を完成させましょう。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように入力していますが、変更できます。
Dropboxと連携するアカウント情報を確認してください。
アクションは「フォルダを作成」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
フォルダのパスを設定しましょう。
Zoho CRMのアウトプットを参考に、添付画像のように設定してください。
設定したら、テストを実行して、Dropboxにフォルダが作成されたら保存をクリックしましょう。
保存後、テンプレートの設定が完了したという表示が出るので、「トリガーをON」にして動作チェックを行いましょう。
これで設定が完成しました！
Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここではZoho CRMを活用したテンプレートを3つご紹介します。
1.Zoho CRMでリードが登録されたら、Google スプレッドシートに追加するテンプレートです。
リード情報を複数のデータベースで管理すると、入力作業が発生します。
手作業で入力していると手間や労力がかかり、事務作業の負担が増えそうです。
Zoho CRMのリードをGoogleスプレッドシートに自動追加することで、作業効率を向上させることが期待できます。
2.Zoho CRMで取引先が新規作成されたら、Slackに通知するテンプレートです。
Zoho CRMに取引先が登録されたことをSlackに自動通知できるため、見逃すリスクを軽減できそうです。
またチャットツールに通知することで、素早い顧客対応を行うことが可能になります。
これにより、円滑に業務を進めることが期待できるでしょう。
3.Zoho CRMでタスクが登録されたらTrelloに追加するテンプレートです。
異なるタスク管理ツールを併用すると、情報を転記する作業が発生します。
このテンプレートを活用すれば、手作業を削減できるため、入力にかかっていた時間を短縮できるでしょう。
Zoho CRMとDropboxを連携すれば、手作業でDropboxにフォルダを作成する業務を削減でき、作成ミスなどのヒューマンエラーを防止できるでしょう。
フォルダの情報管理を一元化できるため、スムーズに共有することが可能です。
Yoomを活用すると、プログラミング不要でアプリ連携や自動化フローの設定が完成します。
テンプレートを使用することで、より簡単に設定ができます。
ぜひこの機会に、Zoho CRMとDropboxを連携して、フォルダを自動作成して情報を一元管理してみませんか？
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