Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加する方法

[Yoomとは]

Zoho CRMとkintoneの連携フローの作り方

ここからは、「Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加する」フローをご紹介します。‍

始める前に
‍まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。

ステップ1: マイアプリ連携

まずは、お使いのZoho CRMとkintoneマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック

‍Zoho CRMのマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からZoho CRMを選択
(2)Zoho CRMの新規登録画面で、ドメインURLを設定し追加をクリック

(3)サインイン画面にZohoアカウント情報を入力し、次へをクリック

(4)パスワードを入力し、サインインするをクリック

(5)アクセス許可画面で、承認するをクリック

(6)マイアプリ登録が完了！

‍kintoneのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からkintoneを選択
(2)kintoneマイアプリ登録方法を参考に、マイアプリ登録をしましょう

‍Yoomへのマイアプリ登録完了後
‍(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください！

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Zoho CRMと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「新しく取引先が作成されたら」を選択

(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は、5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)Zohoドメインは、ご利用のZohoのドメインを「.com」「.com.au」「.eu」「.in」「.com.cn」「.jp」の中からいずれかを任意で設定(今回は、「.jp」を設定)

(8)テストをクリック
※この時、アプリトリガーで取得した値(アウトプット)を追加したい場合は、「取得した値：アウトプット」を追加する方法を追加する方法を参考に、任意で設定してください。
(9)エラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: データベースを操作する

(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)kintoneと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを取得する」を選択
(5)データベースの連携はアプリIDに、URL内の「/k/●●/」の「●●●●●●」部分を入力

(6)次へをクリック

■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値で、各項目を設定
※データベースの連携で指定したページの情報によって項目名は変わります。
ここでは「新しく取引先が作成されたら」の情報をkintoneと紐付けるように設定します。

• 会社名：アウトプットから{{取引先名}}を設定
• 部署名：今回は未設定
• 担当者名：アウトプットから{{取引先の担当者}}を設定
• 郵便番号(数字のみ)：アウトプットから{{取引先の郵便番号}}を設定
• 住所：アウトプットから{{取引先の住所}}を設定
• TEL(数字のみ)：アウトプットから{{電話番号}}を設定
• FAX(数字のみ)：アウトプットから{{FAX}}を設定
• メールアドレス：アウトプットから{{取引先のメールアドレス}}を設定
• 備考：アウトプットから{{詳細情報}}を設定
• 顧客ランク：今回は未設定

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

Zoho CRMとkintoneを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもZoho CRMとkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Zoho CRMとkintoneのその他の自動化例

kintoneから1クリックでZoho CRMに見込み客を作成できたり、見込み客が作成されたら情報を追加することもできます。
また、登録されたタスク情報を自動で登録・追加することも可能です。

Zoho CRMを活用した自動化例

Zoho CRMでタスクが登録されたら追加する

タスク追加が自動化されることで営業タスクの二重登録が無くなり、ツール間の登録作業を効率的に行えそうです。

Zoho CRMで取引先が登録されたら取引先ごとのフォルダを作成する

手動でのフォルダ作成が不要になり、作成忘れや重複作成などのヒューマンエラーを防止できるとともに、書類管理をスムーズに進められます。

Zoho CRMで取引先が新規作成されたら通知する

新しい取引先情報を自動的に取得して通知するため、営業活動のサポートツールとして重宝されるかもしれません。

kintoneを活用した自動化例

kintoneでコメントが投稿されたら通知する

kintone上でコメントがあった際にその内容をリアルタイムに共有することで、必要な対応にすぐに取り掛かれるようになるはずです。

情報をOCRで読み取り、kintoneに格納する

手動で行っていた作業を削減できるため、業務効率が向上し、他の業務にリソースを集中させられるようになるでしょう。

Zoho CRMとkintoneを連携するメリット

メリット1:  情報転記の手間を削減

Zoho CRMで新しい取引先情報が追加されると、自動的にkintoneにもレコードが作成されます。
手動での転記作業が不要になり、転記ミスや情報漏れの防止に役立ちそうですね。
例えば、大量のデータを扱う営業チームでは、この自動化によって業務の迅速化が図れ、担当者は他の業務に集中することができるでしょう。
特に、Zoho CRMで取引先情報を管理している営業担当者や情報管理に関わるスタッフにとって、この連携は非常に有効です。

メリット2: タスク管理の効率化

Zoho CRMとkintoneを連携することで、Zoho CRMをわざわざ確認しなくても、取引先情報に基づくタスクの割り当てや進捗状況の確認がkintoneでスムーズに行えます。
業務の効率向上が見込め、チーム全体の生産性が上がると予想されます。
特に、顧客情報を基にタスクやプロジェクトの管理を行っているチームリーダーやプロジェクトマネージャーにとって、手作業が減り、業務がより効率的に進むという大きなメリットになるでしょう。

まとめ

いかがでしたか？
Zoho CRMとkintoneを連携させることで、手動での取引先情報の転記作業が不要になり、情報入力ミスや入力漏れの防止に役立ちます。

Yoomを利用すれば、この連携を簡単に設定できるため、営業担当者や顧客管理を扱っている方でも、特別な知識や技術がなくても安心して利用できます。
ぜひ、この機会にZoho CRMとkintoneの連携を検討してみてくださいね。