.avif)
・
「Zoho CRMとOutlookを使っているけど、別々に情報を確認するのが面倒…」
「Zoho CRMに登録された新しい見込み顧客の情報を、手作業でOutlookに通知していて手間がかかる…」
このように、日々の業務で利用するZoho CRMとOutlook間の手作業による情報連携に、非効率さや入力ミスのリスクを感じていませんか？
特に、スピードが求められる顧客対応において、手作業によるタイムラグや連絡漏れは避けたいところです。
もし、<span class="mark-yellow">Zoho CRMで発生したアクションをトリガーに、関連情報を自動でOutlookに通知したり、タスクを作成したりする仕組み</span>があれば、こうした日々の反復作業から解放され、入力ミスを心配する必要もなくなります。
さらにより戦略的な営業活動や顧客対応といった、コア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、IT担当者に依頼する手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho CRMとOutlookのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報共有や通知業務を自動化できます。
例えば、Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録された際に、担当者へ素早くOutlookで通知したり、特定の条件に合致する顧客情報のみを共有したりすることが可能になり、対応漏れや情報伝達の遅れを防ぎます。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
この連携は、Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録されるたびに、その詳細情報をOutlookへ自動で通知します。
<span class="mark-yellow">営業担当者が常に最新のリード情報を素早く把握し、迅速なアプローチを開始できる</span>ようになります。
この自動化は、アプリ間のデータを直接連携するシンプルな構成です。
この連携では、Zoho CRMに登録された見込み顧客の中から「商談確度が高い」などの特定の条件を満たすものだけを抽出し、Outlookに通知します。
<span class="mark-yellow">そのため特に重要なリードを見逃すことなく、優先的に対応すべき案件に集中できる</span>ようになります。
このフローには、条件に応じて処理を分ける分岐処理が含まれています。
それでは、さっそく実際にZoho CRMとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、専門的な知識がなくても直感的な操作で設定が完了するノーコードツール「Yoom」を使って連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoho CRMで新しく見込み顧客が作成されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでZoho CRMと検索し対象アプリをクリックしてください。
画面の注釈に沿ってドメインURLを入力しましょう。
設定後「追加」をクリックします。
詳しいマイアプリの登録方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
以下の画面が表示されるので、任意の方法でログインしてください。
アクセス権限の画面が表示されるので、内容を確認し「承認する」をクリックします。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでOutlookと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「新しく見込み客が作成されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Zoho CRMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてZoho CRMで見込み客を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でZoho CRMをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は見込み客が作成されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
注釈に沿ってドメインを入力しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Zoho CRMに作成された見込み客の情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）を使用して、この後のステップでOutlookからメールの送信が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「メールを送る」をクリックします。
タイトルは任意で変更でき、アプリはあらかじめ設定されています。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
送付するメールの内容を設定します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
送信先・件名・本文などが正しく設定されているか確認できたら「テスト」をクリックして、実際に指定した内容でメールが届くかを確認しましょう。
テストが成功すると、下記のようにテスト成功と表示されます。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
実際に、送信先に設定したメールアドレスの受信箱を開き、メールが届いているか確認してみましょう。
今回は、下記の通り受信されていました！
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Zoho CRMで新しい見込み客が作成されたタイミングで、その詳細がOutlookに自動で通知されるようになります。
実際にZoho CRMで見込み顧客を登録し、Outlookに通知が届くかを確認してみましょう。
今回はZoho CRMからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookで発生したアクションをきっかけに、Zoho CRMのデータを操作する自動化も可能です。
これにより、双方のアプリケーションを起点とした柔軟な業務フローを構築できます。
この連携は、Outlookで新しいタスクが作成された際に、その内容をZoho CRMにもタスクとして自動で登録するもので、<span class="mark-yellow">両方のツールでタスク情報を同期させ、顧客に関連するToDoの抜け漏れを防ぎますよ！</span>
この自動化は、アプリ間のデータを直接連携するシンプルな構成で実現できます。
この連携では、Outlookで作成されたタスクの中から「高優先度」など特定の条件に合致するものだけをZoho CRMに連携するため、<span class="mark-yellow">CRM上で管理すべき重要なタスクのみを自動で登録し、効率的なタスク管理を実現</span>します。
このフローには、条件に応じて処理を分ける分岐処理が含まれています。
今回ご紹介した連携以外にも、Zoho CRMやOutlookを活用することで、営業活動や顧客対応、社内外への情報共有を効率化できます。
顧客データの管理やメール送信・添付ファイル処理など、日常業務の自動化に役立ちますよ！
Zoho CRMは、取引先やタスク、見込み客の登録をきっかけに、OneDriveやMicrosoft Excelへの記録、Microsoft Teamsへの通知を自動化できます。
また、外部サービスの予定やチケット情報をもとにリードや見込み客を登録し、営業活動の効率化が可能です！
Outlookは、受信メールや添付ファイルをトリガーに、Microsoft ExcelやOneDriveへの自動保存、外部サービスへのリード登録を行えます。
また、SalesforceやDocuSignとの連携により、契約完了やリード登録時のメール送信を自動化し、対応スピードの向上が可能になるはずです。
Zoho CRMとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたZoho CRMからOutlookへの情報通知や転記作業の手間をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者はリード情報を素早く把握して迅速なアクションを起こせるようになり、情報伝達の遅れや対応漏れといった機会損失のリスクを低減させ、本来注力すべき顧客との対話や戦略策定に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしZoho CRMやOutlookに関わる業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラー時の対処法は？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：顧客データを連携する上でのセキュリティはどうなっていますか？
A：Yoomでは、ユーザーが安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。
Q：実際の運用コストはどれくらいかかりますか？
A：Zoho CRMとOutlookは、Yoomのフリープランでも利用できるアプリです。
そのため、「まずはYoomを試してみたい！」という方でも無料で操作を始められます。
さらに、Yoomには2週間の無料トライアルが用意されており、この期間中は制限付きのアプリも含め幅広く利用可能です。
本格的に運用する際には、利用するタスク数や必要な機能に応じて、最適なプランを選択すると良いでしょう。
詳しいプランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
.avif)
.avif){kind=small}
.avif)
.webp)
.webp)
