2024/11/05
アプリ同士の連携方法

Zoho CRMとkintoneを連携して、Zoho CRMでタスクが登録されたらkintoneに追加する方法

k.ohshiro

目次

kintoneでタスクやプロジェクト管理をしている方は多いと思います。
ガントチャートやタスクボードを活用して視覚的に進捗管理ができるため、とても便利ですよね。
しかしその一方で、毎回手作業でタスクを追加しなければならないため、負担に感じることもあると思います。
そこで本記事では、Zoho CRMに登録されたタスクをkintoneにも自動追加する方法を解説します。
この連携を使うことで、kintoneへのタスクの追加作業が不要になり、作業負担の軽減が期待できます。
「情報の入力作業を省きたい」「タスク管理を効率化したい」とお考えなら、この記事で紹介するYoomで自動連携を参考にしてみてください。

[Yoomとは]

Zoho CRMとkintoneを連携するメリット

メリット1.作業工数が半分に

毎回手作業でタスクを追加していると手間に感じることがあると思います。
特に、細かいタスクが頻繁に発生する場合、その分負担が大きくなり大変ですよね。
そこで今回紹介する自動連携を使うと、Zoho CRMの情報をもとにkintoneへタスクが自動追加されるため、作業負担が削減されます。
これまで、Zoho CRMとkintoneのどちらのアプリにも情報を追加していた方は、作業工数が半分になるため、作業時間の短縮が期待できます。
短縮できた時間は他の業務に有効活用できるため、生産性の向上につながるかもしれません。

メリット2.人的エラーの削減

Zoho CRMの情報をもとに毎回手動でkintoneにタスクを追加していると、人的エラーのリスクが高くなってしまいます。
例えば、【株式会社XXX様へ資料を送付】というタスクを追加する際に、漢字の変換ミスで間違えた会社名を登録してしまうかもしれません。
もし、誤りのあるタスク情報を参照してそのまま資料を送付してしまうと、取引先に不快な思いをさせてしまう恐れがあります。
本記事の自動連携を活用すると、このような人的エラーのリスクを削減できるかもしれません。
これまで、タスク情報の転記作業が自動化されるため、Zoho CRMからkintoneへ情報が反映される過程で人的エラーが発生することはなくなるでしょう。
これにより、正確なタスク管理が期待できます。

Zoho CRMとkintoneの連携フロー

では、実際にZoho CRMとkintoneを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Zoho CRMでタスクが登録されたらkintoneに追加する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。

  1. Zoho CRMでアプリトリガーの設定
  2. Zoho CRMでタスクを取得する
  3. kintoneにレコードを追加する

Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう!
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。

Zoho CRMとkintoneのマイアプリ連携

テンプレートをコピーしたら、事前準備としてZoho CRMとkintoneをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「+新規接続」の順にクリック

2.検索窓からZoho CRMとkintoneを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力

マイアプリ一覧にZoho CRMとkintoneが表示されていれば準備完了です!
早速、詳細設定に進みましょう!

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「タスクが作成されたら(Webhook)」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したZoho CRMのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、「Zohoドメイン」と「チャネルID」を指定します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、次へ進んでください。

次のページでは、記載されている手順に従い、 Webhookイベントを送信またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
テストに成功したら、そのまま保存しましょう。

ステップ2.タスクを取得

次に、「タスクを取得」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、タスク情報を取得するための設定をします。
ここで取得した情報はkintoneにレコードを追加する際に利用できます。
「Zohoドメイン」と「タスクID」を入力して「テスト」をクリックしてください。

エラーがでなければ、保存して次に進みましょう。

ステップ3.レコードを追加する

では、最後のステップ「レコードを追加する」をクリックしてください。

1ページ目の冒頭では、アカウント情報が表示されるので、確認しましょう。
その下には、データベースと連携するためにアプリIDを指定する項目があるので、候補の中から選択しましょう。
指定したら次のページに進みます。

次のページでは、追加するレコードの値を指定します。
Zoho CRMからアウトプットされた情報を活用して入力しましょう。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

Zoho CRMを使ったその他自動化例

Yoomには、Zoho CRMを利用した自動化事例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。

1.Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらSlackに通知

コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方はこちらの連携がおすすめです。
この連携を使うと、Zoho CRMに登録された見込み顧客の情報がSlackに自動通知されるため、顧客情報をスピーディに確認できるでしょう。
確認漏れの削減も期待できます。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成する

この連携は、GoogleスプレッドシートからZoho CRMへ情報を自動転記するためのフローです。
Google スプレッドシートだけの操作で作業が完結するため、作業負担の軽減につながります。
Zoho CRMに情報を集約して一元管理したい方は参考にしてみてください。

3.Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailでメールを送付する

毎回手作業で定型的なメールを作成・送付している方は以下のテンプレートがおすすめです。
承認を挟んだうえでメールを送付できるため、間違いがないかチェックすることも可能です。
事務作業を効率化したい方は試してみてください。

まとめ

以上、Zoho CRMとkintoneを連携する手順でした!
本記事では、Zoho CRMに登録されたタスクをkintoneにも自動追加する方法を解説しました。
この連携を使うと、これまで人間の手で行っていた業務の一部を自動化することができるため、作業の手間を削減できると同時に、人的エラーのリスクも削減できるでしょう。
タスク情報に誤りがあると、場合によっては会社の損失につながる恐れがあります。
手作業の工数を減らして、入力ミスを削減したい方は本記事の自動連携を活用してみてください。

興味をお持ちいただけましたら、まずはこちらから無料登録をお願いします!

この記事を書いた人
k.ohshiro
学生時代からSaaS企業でカスタマーサクセスとして働いてきました。 複数のクラウドサービスを使って業務をしていたのですが、もっと簡単にサービス同士を連携できたら便利だなと思うことがありました。 Yoomではノーコードでアプリの連携ができるので、誰でも簡単に設定することができます。 少しでもわかりやすくYoomの魅力を伝え、みなさんの業務効率化に貢献出来たらなと思います!
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