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Zoho CRMで管理している取引先から受け取ったファイルデータなどの保存先にGoogle Driveを活用しているのであれば、この2つのアプリを連携するのがおすすめです。
これらを連携することで、新たな取引先をZoho CRMに追加した際、取引先別の新規フォルダをGoogle Driveに自動作成可能となります。
手動で作成する手間が省けることで、今までよりも作業がしやすい環境が整うかもしれません。業務効率を高め、時間を有効活用したい方はぜひご一読ください。
Zoho CRMに新しい取引先を追加すると、Google Driveに取引先専用フォルダが新規作成されることで、作業効率の向上が見込めるでしょう。
例えば、これまではZoho CRMに新しい取引先を追加した後、別途Google Driveにアクセスし新規フォルダを作成する必要がありました。また、取引先を追加した担当者がその流れでフォルダを作成しなければ、ファイルを保存しようとするタイミングで作ることとなり、時には別担当者の手間を増やしてしまうかもしれません。
そこで今回の連携を導入すれば、フォルダは自動作成されるため、作業の効率の向上に繋がると言えるはずです。
Zoho CRMに取引先を追加したらGoogle Driveにフォルダが作成されるという一連の流れが自動化されることで、プロセスが画一化し、フォルダ作成にあたるミスを回避しやすくなる可能性があるでしょう。
例えば、ありがちなミスの中でも、会社名を間違えてフォルダを作成してしまった、既に誰かがフォルダを作成していたのに2つ目を作成してしまったといったものは、今回の自動化で防止できる見込みがあります。
これにより、正しい会社名で1つのフォルダにデータを保存しやすくなるはずです。
今回の連携を行うことで、チーム間の連携が強化できるかもしれません。
例えば、Zoho CRMに取引先を追加するのは営業担当者で、作成されたフォルダに請求書や領収書を保存するのが経理部であったり、おすすめ商品やサービスのご案内データを保存するのが販売促進部である場合は、各部署が迷わずにデータを保存可能となるはずです。
また、フォルダの作成にあたり企業名を自動で流用できるため、特定の企業に対してのデータが振り分けやすくもなると言えるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Zoho CRMに新しく追加された取引先情報を、Zoho CRMのAPIを利用して取得します。
そして、Google DriveのAPIを用いてこのデータを受け取り、ファイルを自動作成することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Zoho CRMを検索し、Zoho CRMのアイコンをクリックします。
2必須項目を入力する
使用しているドメインを入力し、右下の追加ボタンを押します。
3.ログインする
ログイン画面が表示されるため、アドレスか電話番号を入力しましょう。
続けてパスワードも入力します。
4.承認する
画面が切り替わり、「Yoomが情報へのアクセスを求めています」と表示がされます。
内容を確認し承諾できたら、「承認する」を押してください。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Zoho CRMのアイコンの「取引先が作成されたら（Webhook）」を選択してください。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押します。
4.必須項目の入力
使用しているドメイン（マイアプリ連携と同じもの）と、チャネルIDを入力しましょう。
チャネルIDはHubSpotのホームにある、画像赤枠の部分が該当します。
5.テストの実行
下部にあるテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら次へを押します。
6.テストの実行
別タブでZoho CRMを開き、テスト用の取引先を作成してください。その後Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら保存をしましょう。
続けてZoho CRMの取引先情報を取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
Zoho CRMのアイコンの「取引先情報を取得」を選択してください。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押します。
2.必須項目の入力
先ほども入力したドメイン（マイアプリ連携と同じもの）を入力してください。
取引先IDに関してはすでに設定完了しているため、変更の必要はありません。
3.テストの実行
下部にあるテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存をしましょう。
1.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「フォルダを作成する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
必須項目の設定を行います。
まずはフォルダ名のボックスをクリックしてください。
取引先情報を取得を選択します。
Zoho CRMに作成した取引先データが一覧表示されます。
フォルダ名として使用したいデータを選択し、挿入しましょう。
作成先のフォルダIDは、ボックスをクリックして作成済みのフォルダを選択することで挿入可能です。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
マイプロジェクトから作成したテンプレート画面へ移行し、右上の3点リーダーをクリックしましょう。
赤枠の「ワークフローの完了を通知」をONにすることで、Yoomに登録済みのメールアドレスへ完了通知が届くようになります。
Yoomに登録済みのメールアドレスだけではなく、マイアプリ連携を行うことで、チームで活用しているコミュニケーションツールに通知することも可能です。
これにより、新しい取引先が追加されたことやフォルダが作成されたことが、自分以外のメンバーも把握しやすくなるでしょう。
Zoho CRMに追加した新しい取引先のデータや、Google Driveに作成した新規フォルダの情報を、Google スプレッドシートに追加することも可能です。
取引先データをGoogle スプレッドシートで詳細管理している場合や、Zoho CRMにアクセス権がないメンバーと取引先データを共有したい場合に活用できます。
他にZoho CRMやGoogle Driveを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りZoho CRMに登録する
名刺が送られてくるとAIで読み取り、そのデータをZoho CRMに登録しつつ、名刺をGoogle Driveに保存します。
2.Zoho CRMで顧客との会議予定が作成されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
作成した会議を自動でGoogleカレンダーに登録可能です。さらにその旨をGmailに送信できるため、スケジュール作成と管理の手間が省けるでしょう。
3.Zoho CRMでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
新しいリードのデータをGoogle スプレッドシートに自動保存します。マーケティングチームと営業チームの連携に役立つかもしれません。
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