Zoho CRMとGoogle Driveを連携して、Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する方法

ステップ1：Zoho CRMとGoogle Driveをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Zoho CRMとYoomの連携

1.検索する

Zoho CRMを検索し、Zoho CRMのアイコンをクリックします。

2必須項目を入力する

使用しているドメインを入力し、右下の追加ボタンを押します。‍

3.ログインする

ログイン画面が表示されるため、アドレスか電話番号を入力しましょう。

続けてパスワードも入力します。‍

4.承認する

画面が切り替わり、「Yoomが情報へのアクセスを求めています」と表示がされます。
内容を確認し承諾できたら、「承認する」を押してください。

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

Google DriveとYoomの連携

1.検索する

Google Driveのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Zoho CRMをWebhookで起動し、取引先データを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Zoho CRMのアイコンの「取引先が作成されたら（Webhook）」を選択してください。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押します。‍

4.必須項目の入力

使用しているドメイン（マイアプリ連携と同じもの）と、チャネルIDを入力しましょう。

チャネルIDはHubSpotのホームにある、画像赤枠の部分が該当します。‍

5.テストの実行

下部にあるテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら次へを押します。

6.テストの実行

別タブでZoho CRMを開き、テスト用の取引先を作成してください。その後Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら保存をしましょう。

続けてZoho CRMの取引先情報を取得する設定を行います。

1.アプリと連携する

Zoho CRMのアイコンの「取引先情報を取得」を選択してください。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押します。‍

2.必須項目の入力

先ほども入力したドメイン（マイアプリ連携と同じもの）を入力してください。
取引先IDに関してはすでに設定完了しているため、変更の必要はありません。‍

3.テストの実行

下部にあるテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ4: Google Driveに新規ファイルを作成する設定

1.アプリと連携する

Google Driveのアイコンの「フォルダを作成する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.必須項目の設定

必須項目の設定を行います。
まずはフォルダ名のボックスをクリックしてください。

取引先情報を取得を選択します。

Zoho CRMに作成した取引先データが一覧表示されます。
フォルダ名として使用したいデータを選択し、挿入しましょう。

作成先のフォルダIDは、ボックスをクリックして作成済みのフォルダを選択することで挿入可能です。

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。‍

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

以上でアプリ連携が完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：Google Driveに取引先フォルダを作成したら通知する方法

マイプロジェクトから作成したテンプレート画面へ移行し、右上の3点リーダーをクリックしましょう。
赤枠の「ワークフローの完了を通知」をONにすることで、Yoomに登録済みのメールアドレスへ完了通知が届くようになります。

Yoomに登録済みのメールアドレスだけではなく、マイアプリ連携を行うことで、チームで活用しているコミュニケーションツールに通知することも可能です。
これにより、新しい取引先が追加されたことやフォルダが作成されたことが、自分以外のメンバーも把握しやすくなるでしょう。

アレンジ2：取引先情報をGoogle スプレッドシートに追加する

Zoho CRMに追加した新しい取引先のデータや、Google Driveに作成した新規フォルダの情報を、Google スプレッドシートに追加することも可能です。
取引先データをGoogle スプレッドシートで詳細管理している場合や、Zoho CRMにアクセス権がないメンバーと取引先データを共有したい場合に活用できます。

Zoho CRMやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

他にZoho CRMやGoogle Driveを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りZoho CRMに登録する

名刺が送られてくるとAIで読み取り、そのデータをZoho CRMに登録しつつ、名刺をGoogle Driveに保存します。

2.Zoho CRMで顧客との会議予定が作成されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する

作成した会議を自動でGoogleカレンダーに登録可能です。さらにその旨をGmailに送信できるため、スケジュール作成と管理の手間が省けるでしょう。

3.Zoho CRMでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

新しいリードのデータをGoogle スプレッドシートに自動保存します。マーケティングチームと営業チームの連携に役立つかもしれません。