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営業に欠かせないZoho CRMを、様々なデータ編集や管理が容易になるNotionと連携し、営業活動におけるタスク管理を容易にしてみましょう！
Zoho CRMを使用して顧客管理を行いつつも、そのデータをNotionに手動で転記していませんか？Notionにデータ転記をすることで、チームのニーズに寄り添ったレイアウトでの共同管理や編集がしやすくなりますよね。しかし、異なるツールを行き来しながら手動でデータ入力をするのは、少し手間に感じることもあるかもしれません。
このようなときこそ、Zoho CRMとNotionの連携がおすすめです。本記事では具体的な連携方法を紹介しているので、ぜひご覧ください！
今回の連携により、Zoho CRMに追加されたタスクをNotionに自動追加できるようになります。
Notionへの追加はリアルタイムで行われるため無駄がありません。今までZoho CRMのタスクを手動で転記していたのであれば、この作業が削減可能です。これにより、大幅な時間の節約となるでしょう。
また、手入力の必要がなくなるため、タイピングミスなどのヒューマンエラーが防止しやすくなります。業務負担の改善にも繋げやすくなります。
Zoho CRMのタスクをNotionに追加することで、Zoho CRMを使用しないメンバーもタスク管理がしやすくなります。直接的に関わりのないタスクであっても、チームメンバーとして把握した方が良い内容である場合、この連携は大変有益ではないでしょうか。
チームメンバー全員が業務の全体像を把握できるようになると、生産性が上がる可能性があります。中でも、複数の商談などを同時進行しているチームにとって、このようなチームコミュニケーションは必要不可欠と言えるでしょう。
[Yoomとは]
では実際に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Zoho CRMでタスクが登録されたらNotionに追加する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でZoho CRMを活用する方
・取引先との間に発生したタスクを管理している方
・営業活動でZoho CRMを活用している営業チーム
2.Notionでタスク管理を行っている方
・チーム内のタスクをNotionで一元管理している方
・Zoho CRMに追加されたタスクをNotionにも連携している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報の管理や商談の追跡が行えるシステムで、営業活動に必要なタスクを登録でき、円滑に営業活動を進めることができます。
しかし、タスク管理において複数のツールを使い分けて管理している場合、毎回発生するデータ連携作業は手間です。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとNotionのレコードに自動でタスクを追加することができます。
Notionでチーム内のタスクを一元管理している場合、毎回Zoho CRMからタスク情報を転記する必要がなくなり、管理業務を効率化できます。
また、誤入力や登録漏れも防止できるため、タスク管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。
検索ボックスが表示されます。以下の手順に沿い、マイアプリ連携を行ってください。
1.検索する
Zoho CRMを検索し、Zoho CRMのアイコンをクリックします。
2.必須項目を入力する
使用しているドメインを入力し、右下の追加ボタンを押します。
3.ログインする
ログイン画面が表示されるため、アドレスか電話番号を入力しましょう。
続けてパスワードも入力します。
4.承認する
画面が切り替わり、「Yoomが情報へのアクセスを求めています」と表示がされます。
内容を確認し承諾できたら、「承認する」を押してください。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
今回は画像のように作成しました。
レイアウトは画像の通りではなくても問題ありません。任意のデザインで用意してください。
2.検索する
Notionの用意ができたら、Yoomの画面に戻りましょう。ボックスでNotionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
Zoho CRMとNotionの連携が完了しました。
次はフローボットの設定に参ります。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でZoho CRMを活用する方
・取引先との間に発生したタスクを管理している方
・営業活動でZoho CRMを活用している営業チーム
2.Notionでタスク管理を行っている方
・チーム内のタスクをNotionで一元管理している方
・Zoho CRMに追加されたタスクをNotionにも連携している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報の管理や商談の追跡が行えるシステムで、営業活動に必要なタスクを登録でき、円滑に営業活動を進めることができます。
しかし、タスク管理において複数のツールを使い分けて管理している場合、毎回発生するデータ連携作業は手間です。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとNotionのレコードに自動でタスクを追加することができます。
Notionでチーム内のタスクを一元管理している場合、毎回Zoho CRMからタスク情報を転記する必要がなくなり、管理業務を効率化できます。
また、誤入力や登録漏れも防止できるため、タスク管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Zoho CRMでタスクが登録されたらNotionに追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Zoho CRMのアイコンの「タスクが作成されたら（Webhook）」を選択してください。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押します。
4.必須項目の入力
使用しているドメイン（マイアプリ連携と同じもの）と、チャネルIDを入力しましょう。
チャネルIDは任意の数字の羅列で構いません。希望のものを入力してください。
5.テストの実行
下部にあるテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら次へを押します。
6.タスクを作成する。
別タブでZoho CRMを開き、テスト用のタスクを作成してください
7.テストの実行
Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。
1.アプリと連携する
Zoho CRMのアイコンの「タスクを取得」を選択してください。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押します。
2.Zohoドメインの入力
先ほどのも入力したドメイン（マイアプリ連携と同じもの）を入力してください。
3.タスクIDの入力
タスクIDを入力します。ボックスをクリックしましょう。
Zoho CRMのアイコンの「タスクが作成されたら」を選択します。
画像のように、Zoho CRMのデータが表示されるため、その中から「タスクID」をクリックしましょう。
画像のように挿入できたら完了です。
4.テストの実行
下部にあるテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存をしましょう
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを追加する」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。
2.データベースの連携
使用するデータベースのIDを設定します。
ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。
選択ができたら、次へを押します。
3.追加するレコードの値の設定
画像のような画面に移行します。
これらのボックスは用意したNotionに依存しているため、画像とは異なる場合がありますが、設定方法は同様となります。
ボックスの中をクリックし、データの挿入を行います。
赤枠をクリックしましょう。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像では、ボックス名が「お名前」となっているため、選択するデータは同じく「関連する連絡先または見込み顧客の名前」となります。
4.テストの実行
必要な項目を埋めたら、画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら設定完了です。保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でZoho CRMとNotionを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Zoho CRMでタスクが登録されたらNotionに追加する
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でZoho CRMを活用する方
・取引先との間に発生したタスクを管理している方
・営業活動でZoho CRMを活用している営業チーム
2.Notionでタスク管理を行っている方
・チーム内のタスクをNotionで一元管理している方
・Zoho CRMに追加されたタスクをNotionにも連携している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報の管理や商談の追跡が行えるシステムで、営業活動に必要なタスクを登録でき、円滑に営業活動を進めることができます。
しかし、タスク管理において複数のツールを使い分けて管理している場合、毎回発生するデータ連携作業は手間です。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとNotionのレコードに自動でタスクを追加することができます。
Notionでチーム内のタスクを一元管理している場合、毎回Zoho CRMからタスク情報を転記する必要がなくなり、管理業務を効率化できます。
また、誤入力や登録漏れも防止できるため、タスク管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
他にZoho CRMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらSlackに通知
新たな見込み客が登録されたり、見込み客が更新されたりすると、Slackへ通知されます。マーケティング部が登録したデータを営業部へいち早く知らせたい場合などにいかがでしょうか。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
2.Slackにファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRMに見込み客を登録後Slackに通知する
ファイルの情報をAIが読み取ります。例えば、交換した名刺をSlackに投稿するだけでその情報を読み取るため、顧客情報が自動で追加可能です。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに名刺のファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRM（zoho_crm_oauth）に連携して見込み客を登録後Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み客を顧客化する業務の担当者
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
2.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにファイルを送付するだけで、Zohoへの登録が完了するため手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
・もらった名刺の登録作業を全て自動化できるため、業務効率が上がります。
・Slack上でリード情報に関する情報共有などが活発になり、チーム全体の連携が強化されます。
・AI-OCRが名刺情報を自動で読み取り、Zoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
■注意事項
・Slack、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成する
Notionより簡潔にデータ管理をするなら、Google スプレッドシートもおすすめです。必要な情報が見つけやすく管理がしやすいでしょう。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは追加した内容がすぐに反映されるため、素早い情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を手動でZoho CRMに再入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
作業効率を上げるために手入力をなるべく減らしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、自動で追加された内容を引用してZoho CRMに取引先を追加するため、手作業を省くことができます。
また引用された内容を反映することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
異なるツールを使い分けることでデータ管理が容易になり、それにより業務効率がアップする場合あると言えます。しかし、同じ情報を2つのツールに手動で転記しなければならないため、手間が発生してしまうのはデメリットではないでしょうか。
そのような時こそ、今回のアプリ連携の出番です。入力作業を自動化することで効率が上がり、各ツールのメリットがより強く感じられるようになるはずです。
今まで難しかった自動化も、Yoomならプログラミング不要なため手軽に導入できます。ぜひお試しください！
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