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Trelloをタスクやプロジェクト管理として利用している方は多いと思います。
タスクの進捗状況を視覚的に把握でき、チームメンバーとの共有も行えるため、スムーズなプロジェクト進行を促せる優れたサービスです。
しかし、タスクを追加する際に毎回手動で対応する必要があるため、手間に感じることもあると思います。
そこで本記事では、Zoho CRMに登録された情報をTrelloにタスクとして自動追加する方法を解説します。
Zoho CRMで顧客情報を管理していて、Trelloでタスク管理をしている方におすすめの自動連携です。
興味をお持ちいただけましたら、本記事を参考にしてYoomで自動連携を試してみてください！
[Yoomとは]
Zoho CRMとTrelloを併用してタスク管理をしている方の中に、以下の作業をしている方はいませんか？
①Zoho CRMにタスクを追加する
②チームメンバーへの共有用にTrelloにも同じ情報をタスクとして追加している
このように、複数のアプリでタスク管理をしていると、同じ情報を2回入力する手間が発生します。
しかし、今回紹介する連携を使えば、Trelloへのタスク追加が不要になり、Zoho CRMへの追加のみで完結します。
担当者はタスクの追加作業にかかる時間が短縮されるため、余った時間を他の業務に有効活用することができるでしょう。
結果として、生産性の向上が期待できます。
毎回手動でタスクを追加していると、その分ヒューマンエラーのリスクが高くなってしまいます。
例えば以下のような経験はありませんか？
こういったミスがあると、余計な作業が増えてしまってもったいないですよね。
本記事の連携を使うと、手作業で行っていた業務の一部が自動化されるため、ヒューマンエラーを最小限に抑えることが期待できます。
これにより、Zoho CRMとTrelloの情報の一貫性が保たれ、正確なデータの維持につながります。
では、実際にZoho CRMとTrelloを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Zoho CRMでタスクが登録されたらTrelloに追加する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらTrelloに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でZoho CRMを利用している方
・商談や顧客対応のタスク管理でZoho CRMを利用する方
・Zoho CRMを導入している営業チーム
2.チーム内のタスクを一元管理している方
・Trelloでチーム内のタスクを管理しているプロジェクトマネージャー
・Zoho CRMのタスクをTrelloに手動で入力している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客管理を一元化できるツールで、営業プロセスの管理に役立ちます。
しかし、タスク管理において複数のツールを利用して管理している場合、タスクの抜け漏れや共有漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとTrelloにも自動でタスクを追加することができるため、Trelloにおけるタスクの一元管理が可能です。
Trelloでチーム内のタスクを管理している場合、Zoho CRMの商談や顧客対応のタスクを自動で連携できるようになるため、管理業務を効率化することができます。
タスクがTrelloに集約されることで、メンバー間の情報共有もスムーズになり、作業の遅延や重複を防ぐことができます。
■注意事項
・Zoho CRM、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてZoho CRMとTrelloをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.検索窓からZoho CRMとTrelloを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力
マイアプリ一覧にZoho CRMとTrelloが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「タスクが作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したZoho CRMのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、「Zohoドメイン」と「チャネルID」を指定します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、次へ進んでください。
次のページでは、記載されている手順に従い、 Webhookイベントを送信またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
テストに成功したら、そのまま保存しましょう。
次に、「タスクを取得」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、タスク情報を取得するための設定をします。
ここで取得した情報はTrelloに新しいカードを作成する際に利用できます。
「Zohoドメイン」と「タスクID」を入力して「テスト」をクリックしてください。
エラーがでなければ、保存して次に進みましょう。
それでは、最後のステップ「新しいカードを作成」をクリックしてください。
最初のページは、アカウント情報のみを確認して、問題なければそのまま「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、カードを作成するための設定をします。
「キー」「トークン」「ボードID」「リストID」は必須項目になっているので、必ず入力してください。
その他は任意項目なので、Zohoからアウトプットされた情報などを活用して、必要に応じて入力しましょう。
説明欄は詳細に入力しておくのがおすすめです。
これにより、Zoho CRMにアクセスすることなく、Trello上でタスク情報を詳細に確認できるようになります。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、Zoho CRMを利用した自動化例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.Zoho CRMで取引先が新規作成されたらSlackに通知
コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方は、Zoho CRMと連携することで、自動通知を送ることができます。
取引先の情報をメンバーに共有したい方におすすめです。
■概要
Zoho CRMで新しい取引先が作成されたら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、Slack、Yoomのアプリを連携します。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「新しい取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定します。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行います。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
2.Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailでメールを送付する
取引先へのメールを毎回手動で作成し送付している方は、こちらの連携を使うことで、手作業の負担が軽減されます。
メールを作成する時間が短縮されるため、取引先への連絡をスピーディに完了できるでしょう。
■概要
Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailに連携して登録した企業宛にメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している企業の担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動し、承認のアクションを入れることで確認もできるため確実な情報管理に繋がります。
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成する
本記事で紹介したのはZoho CRMを起点にしたフローでしたが、こちらの連携はGoogle スプレッドシートを起点にして、Zoho CRMに情報を出力するフローです。
Google スプレッドシートとZoho CRMを併用して顧客情報を管理している方におすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはコメント追加によってコミュニケーションを取りながら作業できるため、チーム内での情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報をZoho CRMに入力しなおす時間は、生産性を阻害する要因となります。
生産性を上げるために手作業をなるべく削減したいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら、Zoho CRMの登録情報も自動で編集するため、手作業による時間を省くことができます。
また内容を引用して登録することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
以上、Zoho CRMとTrelloを連携する手順でした！
このようにYoomは、プログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
本記事の連携を使うと、作業時間が短縮されると同時にヒューマンエラーの削減にもつながるでしょう。
入力ミスが減ると情報の一貫性を維持しやすくなるため、余計な手間が発生することも減り、タスク管理の効率化が期待できます。
興味をお持ちいただけましたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
