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Trelloをタスクやプロジェクト管理として利用している方は多いと思います。
タスクの進捗状況を視覚的に把握でき、チームメンバーとの共有も行えるため、スムーズなプロジェクト進行を促せる優れたサービスです。
しかし、タスクを追加する際に毎回手動で対応する必要があるため、手間に感じることもあると思います。
そこで本記事では、Zoho CRMに登録された情報をTrelloにタスクとして自動追加する方法を解説します。
Zoho CRMで顧客情報を管理していて、Trelloでタスク管理をしている方におすすめの自動連携です。
興味をお持ちいただけましたら、本記事を参考にしてYoomで自動連携を試してみてください！
[Yoomとは]
Zoho CRMとTrelloを併用してタスク管理をしている方の中に、以下の作業をしている方はいませんか？
①Zoho CRMにタスクを追加する
②チームメンバーへの共有用にTrelloにも同じ情報をタスクとして追加している
このように、複数のアプリでタスク管理をしていると、同じ情報を2回入力する手間が発生します。
しかし、今回紹介する連携を使えば、Trelloへのタスク追加が不要になり、Zoho CRMへの追加のみで完結します。
担当者はタスクの追加作業にかかる時間が短縮されるため、余った時間を他の業務に有効活用することができるでしょう。
結果として、生産性の向上が期待できます。
毎回手動でタスクを追加していると、その分ヒューマンエラーのリスクが高くなってしまいます。
例えば以下のような経験はありませんか？
こういったミスがあると、余計な作業が増えてしまってもったいないですよね。
本記事の連携を使うと、手作業で行っていた業務の一部が自動化されるため、ヒューマンエラーを最小限に抑えることが期待できます。
これにより、Zoho CRMとTrelloの情報の一貫性が保たれ、正確なデータの維持につながります。
では、実際にZoho CRMとTrelloを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Zoho CRMでタスクが登録されたらTrelloに追加する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてZoho CRMとTrelloをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.検索窓からZoho CRMとTrelloを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力
マイアプリ一覧にZoho CRMとTrelloが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「タスクが作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したZoho CRMのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、「Zohoドメイン」と「チャネルID」を指定します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、次へ進んでください。
次のページでは、記載されている手順に従い、 Webhookイベントを送信またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
テストに成功したら、そのまま保存しましょう。
次に、「タスクを取得」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、タスク情報を取得するための設定をします。
ここで取得した情報はTrelloに新しいカードを作成する際に利用できます。
「Zohoドメイン」と「タスクID」を入力して「テスト」をクリックしてください。
エラーがでなければ、保存して次に進みましょう。
それでは、最後のステップ「新しいカードを作成」をクリックしてください。
最初のページは、アカウント情報のみを確認して、問題なければそのまま「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、カードを作成するための設定をします。
「キー」「トークン」「ボードID」「リストID」は必須項目になっているので、必ず入力してください。
その他は任意項目なので、Zohoからアウトプットされた情報などを活用して、必要に応じて入力しましょう。
説明欄は詳細に入力しておくのがおすすめです。
これにより、Zoho CRMにアクセスすることなく、Trello上でタスク情報を詳細に確認できるようになります。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、Zoho CRMを利用した自動化例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.Zoho CRMで取引先が新規作成されたらSlackに通知
コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方は、Zoho CRMと連携することで、自動通知を送ることができます。
取引先の情報をメンバーに共有したい方におすすめです。
2.Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailでメールを送付する
取引先へのメールを毎回手動で作成し送付している方は、こちらの連携を使うことで、手作業の負担が軽減されます。
メールを作成する時間が短縮されるため、取引先への連絡をスピーディに完了できるでしょう。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成する
本記事で紹介したのはZoho CRMを起点にしたフローでしたが、こちらの連携はGoogle スプレッドシートを起点にして、Zoho CRMに情報を出力するフローです。
Google スプレッドシートとZoho CRMを併用して顧客情報を管理している方におすすめです。
以上、Zoho CRMとTrelloを連携する手順でした！
このようにYoomは、プログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
本記事の連携を使うと、作業時間が短縮されると同時にヒューマンエラーの削減にもつながるでしょう。
入力ミスが減ると情報の一貫性を維持しやすくなるため、余計な手間が発生することも減り、タスク管理の効率化が期待できます。
興味をお持ちいただけましたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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