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「会議の議事録をまとめる時間がない」「会議で話した内容を管理するのを手間に感じている」このような悩みはないでしょうか？
現代のビジネスシーンでは、オンライン会議やプロジェクト管理ツールの活用が重要になっています。しかし、ミーティング内容を手動で管理する作業は、多くの時間と労力を費やし、生産性を低下させる原因となります。
そこで、ZoomとBacklogを連携し、ミーティング終了後に自動で会議の文字起こしと要約をBacklogに追加する方法をご紹介します。これにより、業務効率を向上させることが期待できます。
ぜひ参考にしてみてください。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約をしてBacklogに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Zoomでのミーティング終了時に、ZoomのAPIを経由して会議情報を受け取り、BacklogのAPIを用いてBacklogに追加することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ZoomとBacklogをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Zoomのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Zoom」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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Zoomにログインすると、マイアプリにZoomが追加されます。
下記画面で登録しますが、方法が不明な方は赤枠部分をクリックしてご確認ください。
これで登録は完了です。同様に、Backlogも登録してみましょう。
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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Backlog」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Backlogのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約をしてBacklogに追加する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次は、下記の2項目を入力していきます。
「トリガーの起動感覚」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールアドレス」には、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、レコーディング情報の取得設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
※クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に、「ミーティングID」を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので該当する取得情報をクリックして入力してください。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、ファイル取得の設定を行います。
下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次の「ダウンロードURL」の欄には、下記画面のようにZoomから取得した情報をクリックして入力しましょう。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、文字起こしの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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次の画面の「アクション」の項目では、欄をクリックして出てくるメニューの中から該当するものを選びましょう。
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次の画面では、「ファイルの添付方法」を入力しましょう。
下記画面のように、該当する選択肢を選んで記載します。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、要約の設定を行います。
下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に、「要約対象のテキスト」を入力していきます。
下記画面のように、前のステップで取得した情報から該当するものをクリックして記載しましょう。
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次の「文字数」と「要約の条件」は任意で入力を行います。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、Backlogの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に下記の3項目を入力していきます。
「ドメイン」は、URL内の「https://●●●●●/」の「●●●●●」部分が該当します。
「課題を登録するプロジェクトID」は、課題一覧ページのURL内から取得が可能です。URL内の「projectId=●●●●」部分がプロジェクトIDとなります。
「課題の件名」は任意で入力してください。
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「課題のID」は、欄をクリックすると出てくる「候補メニュー」を選択するか、「種別の一覧を取得」アクションから確認した種別IDを記載してください。
「課題の優先度」は選択メニューから任意で選択しましょう。
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最後に、「課題の詳細」を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると表示される選択メニューから該当するものをクリックして記載しましょう。
以下の項目についても任意で入力をしていき、次に進みます。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1. Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Discordに通知するテンプレート
このフローを活用すると、自動文字起こしによって会議内容が記録されるため、参加メンバーはメモを取る必要がなくなることで議論に集中することが期待できます。また、文字起こしデータはDiscordを通じて自動的に共有されることで漏れなく内容を確認したり、欠席者へ共有したりすることが容易になるでしょう。
2. Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Chatworkに通知するテンプレート
このフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了後に内容を文字起こしと要約して議事録化したものをChatworkに通知します。Chatworkに通知された議事録は会議参加者全員がすぐに確認できるため、情報共有の遅延を防いでチーム全体の足並みを揃えることが期待できます。
3. 毎日Zoomの会議情報をSlackに通知するテンプレート
このテンプレートを使うと、毎日決まった時間にZoom会議の情報を取得できるため、なんの会議が予定されているかSlack上で確認できます。Zoomにアクセスして確認する手間がなくなるため、確認コストが軽減します。予定されている会議を事前に把握しやすくなると適切な準備ができるため、商談の成約率や顧客満足の向上が期待できるでしょう。
会議後のタスク確認や議事録作成に多くの時間を費やすと、他の重要な業務に時間が充てられないケースがあります。そこで、Zoom会議とBacklogの連携を導入することで、会議情報の要約と情報の管理が自動化されます。例えば、今まで議事録や要約を手作業で行っていた会議担当者は、この自動化によってより重要に時間を充てることができるでしょう。この自動化により、業務効率が向上し、チームメンバーは本質的な業務に注力できるようになります。
現代のリモートワークやグローバルチームの増加により、会議参加が困難なメンバーとの情報共有が滞りがちです。そこで、Zoomでの会議内容が自動的に文字化されBacklogに保存されることで、時間や場所に関係なく、必要な情報にアクセスできます。例えば、アメリカ在住のメンバーがいるチームで行うプロジェクトでは、日本チームの夜の会議内容が自動的にBacklogに記録され、米国メンバーは翌朝すぐに確認できるでしょう。この自動化により、チーム内の連携強化が期待できます。
重要な意思決定の経緯や根拠が適切に記録されないと、後から確認が必要な際に時間を要したり、判断基準が不明確になることがあります。そこで、Zoom会議での議論や決定プロセスが自動的にBacklogに記録されることで、意思決定の透明性が向上します。例えば、新規事業企画会議では、市場分析や競合調査に基づく議論の内容が自動的に記録され、経営層への提案時に判断材料として活用できるでしょう。この自動化により、社内の意思決定の質の向上が期待できます。
以上、Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約をしてBacklogに追加する方法をご紹介しました。
現代のビジネスシーンでは、オンライン会議とプロジェクト管理ツールの活用が重要になっています。しかし、ミーティング内容を手動で管理する作業は、多くの時間と労力を費やし、生産性を低下させる原因となるでしょう。
こういった課題は、ZoomとBacklogの連携によって解決が期待できます。この自動化により、業務効率の向上やミーティング情報共有によるチームの連携強化といったメリットが見込めます。
本記事を参考に、ぜひ試してみてください。
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