■概要
Zoomでのオンライン会議後、録画データを聞き返して議事録を作成し、Backlogにタスクを登録する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での文字起こしや要約には時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、会議内容の文字起こしから要約、そしてBacklogへの課題追加までを自動化でき、こうした議事録作成に関する課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議後の議事録作成や文字起こしに、多くの時間を費やしている方
- Backlogを活用しており、会議で発生したタスクの登録を自動化したい方
- 会議内容の共有やタスク化のプロセスを効率化したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の一連の作業が自動化されるため、議事録作成やタスク登録にかかっていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業での文字起こしによる聞き間違いや、Backlogへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容を正確に記録できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとBacklogをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、さらに「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- さらに、オペレーションで「要約する」アクションを設定し、文字起こししたテキストから要点を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題を追加する」アクションを設定し、要約した内容などを課題として登録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定できます。
- 文字起こし機能のオペレーションでは、対象とする音声ファイルを任意で設定することが可能です。
- 要約機能のオペレーションでは、要約の元となるテキストや、生成する要約の文字数を任意で設定できます。
- Backlogに課題を追加するオペレーションでは、件名や詳細欄に前段のフローで取得した文字起こしや要約の結果を引用するなど、各フィールドを自由に設定できます。
■注意事項
- Zoom、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。