Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する
こちらのフローでは、Zoomの動画ファイルをダウンロードし、そのままBoxにアップロードします。
議事録ではカバーできないニュアンスや画面共有の内容も含めて保存したい場合や、バックアップとしてBoxで管理したい場合などに効果的です。
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「会議の録画を整理するのが大変」「議事録をまとめるのに時間がかかる」——そんなお悩みはありませんか？
Zoomの録画データを活用しようとしても、保存や共有、要約などに手間がかかるのが現実です。
さらに、ZoomとBoxを連携させたいと思っても、「設定が難しそう」「専門知識が必要そう」と感じる方も多いのではないでしょうか。
そんなときに頼りになるのが、ノーコードツールのYoomです。
<span class="mark-yellow">ZoomとBoxをつないで、会議後の録画を自動で文字起こし・要約し、議事録PDFとしてBoxに保存するフローを簡単に構築できます。</span>
これにより、会議後の対応がスムーズになり、情報共有の精度もアップします。
本記事では、ZoomとBoxのデータ連携をもっと手軽に実現する方法を、具体的なフローとともにご紹介します。
ぜひ最後までチェックしてみてください。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にZoomとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめZoomとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Zoomのミーティングを起点にBoxで情報管理を行うことで、共有や振り返りもスムーズに。
<span class="mark-yellow">録画のアーカイブや内容の要約、議事録の作成まで会議内容を効率よく活用する仕組みを構築できます。</span>
ここでは、ZoomとBoxを使用したテンプレートをいくつかご紹介します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント情報を登録するだけで、すぐにZoomとBoxの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Zoomの動画ファイルをダウンロード、AIによる文字起こしと要約を行い、PDFの議事録としてGoogle Driveに発行、そのPDFをBoxの指定したフォルダにアップロードするフローです。
会議内容の記録から議事録としての保存までを全て自動で行うため、<span class="mark-yellow">会議後の対応にかかる手間を大幅に削減できます。</span>
こちらのフローでは、Zoomの動画ファイルをダウンロードし、そのままBoxにアップロードします。
議事録ではカバーできないニュアンスや画面共有の内容も含めて保存したい場合や、バックアップとしてBoxで管理したい場合などに効果的です。
それでは、さっそく実際にZoomとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとBoxの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した<span class="mark-yellow">「Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する」</span>を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらをご参照ください。
YoomのOCRや音声の文字起こし機能は有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）限定です。無料プランでは利用できずエラーになるため注意が必要ですが、2週間の無料トライアルでこれらの機能を試すことができます。
今回のフローで使用する3つのアプリ（Zoom、Box、Googleドキュメント）をマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
Yoom管理画面のサイドバーから「マイアプリ」を選択し、マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリックします。
まずはZoomを連携しましょう。
「アプリ一覧」が表示されたら、Zoomを検索して選択します。
こちらの記事を参照してYoomとZoomの連携を設定し、「Client ID」「Client Secret」「Secret Token」をそれぞれ入力します。
※ Zoom上の「Client ID」と「Client Secret」の確認箇所。クリックでコピーが可能。
※ Zoom上の「Secret Token」の確認箇所。
入力を終えたら、「追加」をクリックします。
内容を確認し、「Allow」をクリックします。
「マイアプリ」の画面に戻り、Zoomが追加されていれば連携は完了です。
次にBoxを連携しましょう。
「マイアプリ」で「+新規接続」をクリックした後、「アプリ一覧」が表示されたら、Boxを検索して選択します。
任意のアカウントでログインします。
内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
「マイアプリ」の画面に戻り、Boxが追加されていれば連携は完了です。
最後に、Googleドキュメントを連携しましょう。
「アプリ一覧」でGoogleドキュメントを検索して選択します。
「Sign in with Google」をクリックします。
任意のGoogleアカウントを選択してログインします。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
内容を確認し、「続行」をクリックします。
※ 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」の画面に戻り、Googleドキュメントが追加されていれば連携は完了です。
3つのアプリの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Yoomにログインした後、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
お使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Zoomの「ミーティングが終了したら」をクリックします。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択します。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※ トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
「メールアドレス」には、トリガーとして設定したいZoomアカウントのメールアドレスを入力します。
設定用のミーティングを終了させたら「テスト」をクリックして、ミーティング情報の取得テストを実行しましょう。
「テスト成功」の結果が表示されると、「アウトプット」にミーティング情報が追加されますので、アウトプットに問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「ミーティングが終了したら」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ4とステップ5で、Zoomの録画ファイルを取得していきます。
Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
「ミーティングID」には、ステップ3で取得したミーティングIDが設定されています。
各アクションで取得した値は、入力欄クリック時に表示されるアウトプットから選択可能です。
アウトプットから選択した値は{{項目名}}のように表記されます。
「テスト」をクリックして、レコーディング情報の取得テストを実行しましょう。
「テスト成功」の結果が表示されると、「アウトプット」にレコーディング情報が追加されます。問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「ミーティングのレコーディング情報を取得」にチェックマークがついていれば完了です。
Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
内容を確認して、「次へ」をクリックします。
「ダウンロードURL」には、ステップ4で取得したダウンロードURLが設定されています。
「テスト」をクリックして、ファイルダウンロードのテストを実行しましょう。
「テスト成功」の結果が表示されますと、「アウトプット」にファイルが追加されますので、アウトプットに問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」にチェックマークがついていれば完了です。
次に、ダウンロードした録画ファイルをテキストに変換する設定を行いましょう。
AIオペレーションの「音声データを文字起こしする」をクリックします。
「アクション」のプルダウンから任意の時間と言語を選択します。
「音声ファイル」のプルダウンから「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
「テスト」をクリックして、文字起こしのテストを実行しましょう。
「テスト成功」の結果が表示されると、「アウトプット」に解析結果が反映されます！確認をして「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「音声データを文字起こしする」にチェックマークがついていれば完了です。
解析結果を要約していきましょう！
「アクション」のプルダウンから任意の文字数と目的を選択します。
選択ができたら「次へ」をクリックします。
次に、要約のための条件を指定しましょう。
「要約対象のテキスト」には、ステップ6で文字起こしした解析結果がデフォルトで設定されています。
「文字数」には、何文字ほどの要約を行うかを任意で設定します。
必要があれば、「要約の条件」に文体や必須の要素などの条件を設定してください。
「テスト」をクリックして、要約のテストを実行しましょう。
テストが成功すると、要約された文章が確認できるので「保存する」でここまでの設定は完了です！
フローの画面に戻り、「要約する」にチェックマークがついていれば完了です。
残す設定はあと少し！
要約したテキストを元に、Boxに保存するPDFファイルを発行しましょう。
Googleドキュメントの「書類を発行する」をクリックします。
「ドキュメントのファイルID」には、雛形となるGoogleドキュメントを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されますので、対象となる雛形ドキュメントを選択します。
※ 雛形ドキュメントの作成については、こちらの記事を参照してください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」に、発行するPDFの格納先となるGoogle DriveフォルダのIDを設定します。
同じく入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されますので、対象となるフォルダを選択します。
「出力ファイル名」には任意の重複しないファイル名を設定します。
デフォルトは「ファイル作成時の日付_議事録」となっています。必要であれば変更してください。
「次へ」をクリックします。
雛形ドキュメントの{内容}部分を、ステップ7の{{要約結果}}で置き換える設定になっています。
「テスト」をクリックして、ファイル発行のテストを実行しましょう。
「テスト成功」の結果が表示されますと、PDFの情報が取得できているはずです。
確認をしたら「保存する」で次に進みます。
※ Google Drive上の発行されたPDF
フローの画面に戻り、「書類を発行する」にチェックマークがついていれば完了です。
いよいよ最後の設定です！
最後に、ステップ8で発行したPDFをBoxにアップロードする設定を行いましょう。Boxの「ファイルをアップロード」をクリックします。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
「ファイル名」と「ファイルの添付方法」には、デフォルトでステップ8で発行したPDFの情報が設定されています。
「格納先フォルダのコンテンツID」には、発行したPDFを保存するBoxフォルダのコンテンツIDを設定します。
「テスト」をクリックして、Boxへのアップロードテストを実行しましょう。
「テスト成功」の結果が表示されましたら、指定した通りBoxのフォルダにPDFがアップロードされていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
すぐにフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
ZoomとBoxの連携以外にも、それぞれのアプリを活用することで、業務効率を高めるさまざまな自動化が可能です。会議の記録やファイル共有をさらに便利にしたい方は、以下の自動化例もぜひチェックしてみてください！
参加者情報の登録、録画や文字起こしの整理、他ツールへの共有など、Zoomミーティングの前後に発生する様々な作業を、他アプリとの連携によってシームレスに処理します。
<span class="mark-yellow">情報の橋渡しを自動化することで、特定のツールに依存せず、それぞれの役割を活かせる柔軟なワークフローを構築できます。</span>
Boxと多様なアプリを連携することで、単なるストレージではなく業務全体のハブとして機能させることができます。手作業のファイル管理から解放され、ミスのないスムーズな業務運用が期待できますね。
今回は、ZoomとBoxを連携させて、録画データの文字起こしから議事録の自動保存までを効率化する方法をご紹介しました。
プログラミングの知識がなくても、Yoomを使えばここまで便利なフローを自分でつくることができます。
日々の会議対応に追われている方や、情報共有をもっとスムーズにしたい方には特におすすめです。
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