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昨今、Web会議システムを利用して行う業務が増加傾向にあります。
特に、遠隔地の取引先や他事業所、リモートワークの方などとのやり取りにおいては、移動コストの面から、直接出向かずともオンラインで対話が行えることは非常に便利だといえるでしょう。
中でも、シェア率の高いZoomのミーティング機能を用いて仕事をしている方は多いのではないでしょうか。
今回は、Zoomを利用して商談や面接、会議などを頻繁に行っている方、もしくは、ミーティング後の議事録作成やファイル管理などの事務を担当している方向けに、Zoomとファイル管理システムBoxを連携することで、ミーティング後の業務をよりスムーズに進められることをご紹介します。
※こちらは、Zoomの有料プランに実装されているクラウドレコーディング機能が前提になっています。
詳細はZoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点をご覧ください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にZoomミーティングを開催し、その記録を管理する必要がある方
2.手動でのレコーディング管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.ZoomとBoxを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・レコーディング情報が迅速に整理され、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間が節約されます。
■注意事項
・Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Zoomの連携については、Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
※Boxの連携では、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。
アプリの登録が完了したら、下記のテンプレートをコピーしましょう。
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にZoomミーティングを開催し、その記録を管理する必要がある方
2.手動でのレコーディング管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.ZoomとBoxを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・レコーディング情報が迅速に整理され、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間が節約されます。
■注意事項
・Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
6.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングが終了したら」）
・トリガーアクション：「ミーティングが終了したら」を選択してください。
8.「次へ」をクリックします。
9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：適切な時間を選択してください。
・メールアドレス：Zoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
12.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
13.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングのレコーディング情報を取得」）
・アクション：「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択してください。
15.「次へ」をクリックします。
16.API接続設定をします。
・ミーティングID：以下のようにアウトプットを参照してください。
17.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
18.ステップ3で作成したアクションの下にある「+」ボタンをクリックします。
19.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
20.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
21.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」）
・アクション：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択してください。
22.「次へ」をクリックします。
23.API接続設定をします。
ダウンロードURL：ステップ3-手順17のアウトプットを参照してください。
24.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
25.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
26.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
27.アプリ一覧からBoxを選択します。
28.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成」）
・アクション：「フォルダを作成」を選択してください。
29.「次へ」をクリックします。
30.API接続設定をします。
・フォルダ名：任意で設定可能です。
これまでのアウトプットから、ミーティングの日時やミーティングIDを参照するとファイル管理の一元化に役立ちます。
・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
31.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
32.ステップ5で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
33.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
34.アプリ一覧からBoxを選択します。
35.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロード」）
・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。
36.「次へ」をクリックします。
37.API接続設定をします。
・ファイル名：任意で設定可能です。拡張子を忘れずに入力してください。
これまでのアウトプットから、ミーティングIDなどを参照可能です。
・格納先フォルダのコンテンツID：ステップ5-手順31からアウトプットを参照可能です。
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。
38.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをBoxに保存する」フローの完成です！
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にZoomミーティングを開催し、その記録を管理する必要がある方
2.手動でのレコーディング管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.ZoomとBoxを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・レコーディング情報が迅速に整理され、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間が節約されます。
■注意事項
・Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介したフロー以外にもZoomやBoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存できます。
さらに、Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxでフォルダを作成・アップロードしてメールを送付することも可能です。
■概要
Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携した後フォルダを作成・アップロードしてメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でフォルダ作成を行うので、手間が削減できます。
・音声データを自動で格納するため、ミーティングごとに簡単にデータを管理することができます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
・このフローボットに音声データのAI解析を追加することで、議事録の作成も自動で行うことができます。
（AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。）
■注意事項
・ZoomとboxのそれぞれとYoomを連携してください。
録画データの文字起こしと要約の作業が不要となるため、議事録の作成をタイムリーに行うことができ、共有プロセスの迅速化が図れます。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Zoom会議後に録画を聞き返して議事録を作成するのは、時間も手間もかかる作業です。このワークフローは、Zoom会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、AIが要約を作成します。さらに、その内容を元に議事録をPDF形式で生成し、OneDriveの指定フォルダへ保存するため、議事録作成にかかる一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータを自動保存するフローボットです。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをGoogleドキュメントに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、GoogleドキュメントそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行えるようになるかもしれません。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、にレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体へのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
Boxでファイルがアップロードされたことが自動で通知されるので、ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるようになるはずです。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを導入している企業
・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、ファイルのアップロード状況を見逃してしまうことが多い方
・アップロードされたファイルを見逃さずに、チーム全体で情報を共有できるようにしたい方
2. Google Chatを日常的に利用している方
・ファイルのアップロード通知をリアルタイムで受け取りたい方
・チームメンバーにアップロードされたファイルを迅速に共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、BoxでファイルがアップロードされたことがGoogle Chatに自動で通知されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、ファイルのアップロードを即座に把握できるため、迅速な対応が可能になります。
特に緊急を要するファイルや重要な資料に対して、遅延なくアクションを取ることができます。
さらに、通知はGoogle Chatを通じて行われるため、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。
ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるので、メンバー間の意思疎通が円滑化され、共同作業の効率が向上します。
■注意事項
・BoxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・オフィスマネージャーや経理担当
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・外勤のフィールドセールス担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxへのファイルアップロードを自動で知らせてくれるため、確実なファイル管理を行うことができ担当者間での情報共有がスムーズになります。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化につながります。
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
ファイルがアップロード・追加されたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローボットです。
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに新しいファイルが投稿されたら、Boxにアップロードすることができるフローです。
ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
SlackとBoxを連携することでファイルが投稿されたら自動的にBoxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Slack、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
・アップロード先のフォルダIDやファイル名の設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
kintoneでレコードが更新されたら、Boxにファイルをアップロードするフローです。
ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
kintoneとboxを連携することでファイルが投稿されたら自動的にBoxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
・アップロード先のフォルダIDやファイル名の設定を適宜変更してご利用ください。
・kintoneのレコード上にある添付ファイルをダウンロードする方法は下記を参照してください。
Zoomミーティングの終了後、録画したレコーディングファイルを自動的にBoxの所定のフォルダに保存することができます。
手動での保存による手間暇が削減されるとともに、作業の抜けや重複がなくなります。
また、ファイル名やフォルダ名をミーティング日時などに関連付けてルール化することで、ファイルの検索も容易となります。
レコーディングファイルやその内容から作成した議事録をBoxへ自動保存した場合、保存したファイルそのもの、もしくは、ファイルに関する情報を関係者に素早く共有することができます。
これにより、後続作業のスムーズな進行を後押しするでしょう。
チームや企業全体の生産性向上にも寄与します。
ZoomとBoxの連携で業務を自動化することにより、ミーティング後のファイル管理はぐっと楽になります。
手作業による業務のもれや重複を防ぎつつ作業の負担を減らしましょう。
レコーディングファイルや議事録の自動保存から始め、Zoomミーティグ前後での業務をどんどん自動化して、商談や面接、会議自体に注力できるように業務の効率を図ることをおすすめします！
