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昨今、Web会議システムを利用して行う業務が増加傾向にあります。特に、遠隔地の取引先や他事業所、リモートワークの方などとのやり取りにおいては、移動コストの面から、直接出向かずともオンラインで対話が行えることは非常に便利だといえるでしょう。
中でも、シェア率の高いZoomのミーティング機能を用いて仕事をしている方は多いのではないでしょうか。
今回は、Zoomを利用して商談や面接、会議などを頻繁に行っている方、もしくは、ミーティング後の議事録作成やファイル管理などの事務を担当している方向けに、Zoomとファイル管理システムBoxを連携することで、ミーティング後の業務をよりスムーズに進められることをご紹介します。
ずばり、ZoomとBoxを連携するメリットは、Zoomでミーティングが終わってすぐ、レコーディングしたファイルをBoxへ自動保存できることです。
ミーティングが終わったら別の業務にすぐ取りかかる必要がある場合でも、事前に自動化の設定をしておくことで、問題なくミーティングの内容を保存できます。
また、レコーディングファイルの状態のまま保存するだけでなく、そのレコーディングファイルを文字起こしのうえで要約すれば議事録としての保存も可能となります。
更に、Boxへ保存する際のファイル名やフォルダ名をミーティングの日時などの情報から設定すれば、ファイル管理の面からも効率化が可能です。
次に、先程のメリットと重なるところはありますが、業務フローの内容ごとに自動化の例についてご紹介します。
Zoomミーティングの終了後、録画したレコーディングファイルを自動的にBoxの所定のフォルダに保存することができます。
手動での保存による手間暇が削減されるとともに、作業の抜けや重複がなくなります。
また、ファイル名やフォルダ名をミーティング日時などに関連付けてルール化することで、ファイルの検索も容易となります。
Zoomミーティングを録画したレコーディングファイルは、文字起こしと要約を行うことで議事録になり、その状態での自動保存も可能です。
議事録の作成にかかる負担を軽減でき、ミーティングの欠席者や関係者が後に内容を確認する際、レコーディングファイルそのものを見聞きするよりも簡単に内容を把握できます。
先の例1や例2で挙げたように、レコーディングファイルやその内容から作成した議事録をBoxへ自動保存した場合、保存したファイルそのもの、もしくは、ファイルに関する情報を関係者とメールやチャットで共有することができます。
これにより、手動での再共有の手間を削減するとともに、スムーズな情報共有を行うことができます。
では、実際に、自動化の例1で挙げたミーティングの録画ファイルの自動保存について、手順を詳しく見ていきましょう。
ノーコードツールYoomを使うことで、誰でも簡単に、この連携の業務フローを自動化することが可能です。
なお、以下のテンプレートをコピーすれば、より簡単に作成することができます。
※こちらは、Zoomの有料プランに実装されているクラウドレコーディング機能が前提になっています。
詳細はZoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点をご覧ください。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Zoomの連携については、Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
※Boxの連携では、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。
3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
6.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングが終了したら」）
・トリガーアクション：「ミーティングが終了したら」を選択してください。
8.「次へ」をクリックします。
9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：適切な時間を選択してください。
・メールアドレス：Zoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
12.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
13.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングのレコーディング情報を取得」）
・アクション：「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択してください。
15.「次へ」をクリックします。
16.API接続設定をします。
・メールアドレス：Zoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
・ミーティングID：ステップ2-手順10のアウトプットを参照してください。
17.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
18.ステップ3で作成したアクションの下にある「+」ボタンをクリックします。
19.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
20.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
21.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」）
・アクション：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択してください。
22.「次へ」をクリックします。
23.API接続設定をします。
ダウンロードURL：ステップ3-手順17のアウトプットを参照してください。
24.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
25.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
26.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
27.アプリ一覧からBoxを選択します。
28.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成」）
・アクション：「フォルダを作成」を選択してください。
29.「次へ」をクリックします。
30.API接続設定をします。
・フォルダ名：任意で設定可能です。
これまでのアウトプットから、ミーティングの日時やミーティングIDを参照するとファイル管理の一元化に役立ちます。
・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
31.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
32.ステップ5で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
33.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
34.アプリ一覧からBoxを選択します。
35.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロード」）
・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。
36.「次へ」をクリックします。
37.API接続設定をします。
・ファイル名：任意で設定可能です。拡張子を忘れずに入力してください。
これまでのアウトプットから、ミーティングIDなどを参照可能です。
・格納先フォルダのコンテンツID：ステップ5-手順31からアウトプットを参照可能です。
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。
38.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをBoxに保存する」フローの完成です！
ここまで手順の詳細を見てきたレコーディングファイルの自動保存や、自動化例でお伝えししたもの以外にもYoomを使えば自動化できる業務フローはたくさんありますので、その一部をご紹介します。
Zoomミーティングの終了後だけでなく、ミーティングを開く前段階の業務フローももちろん自動化できます。
受信したメールの内容からミーティングURLを自動発行し、連携したGoogleカレンダーに予定を作成することなども可能です。
また、ミーティング後に議事録を自動保存する場合、議事録に上司のチェックが必要だという場合はないでしょうか。フォームに登録した情報をもとに、承認を得られた場合はBoxへ自動保存することなども可能です。（テンプレートでは、請求書を作成する場合になっています。）
ZoomとBoxの連携で業務を自動化することにより、ミーティング後のファイル管理はぐっと楽になります。
手作業による業務のもれや重複を防ぎつつ作業の負担を減らしましょう。
レコーディングファイルや議事録の自動保存から始め、Zoomミーティグ前後での業務をどんどん自動化して、商談や面接、会議自体に注力できるように業務の効率を図ることをおすすめします！
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