Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをBoxに保存する方法

[Yoomとは]

Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをBoxに保存する方法

ステップ1:ZoomとBoxをそれぞれマイアプリ連携する

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※Zoomの連携については、Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
　※Boxの連携では、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。

アプリの登録が完了したら、下記のテンプレートをコピーしましょう。

ステップ2:Zoomのミーティングが終了したら発動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

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5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングが終了したら」）
　・トリガーアクション：「ミーティングが終了したら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　・トリガーの起動間隔：適切な時間を選択してください。
　・メールアドレス：Zoomアカウントのメールアドレスを指定してください。

10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Zoomのミーティングのレコーディング情報を取得するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

13.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングのレコーディング情報を取得」）
　・アクション：「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択してください。

15.「次へ」をクリックします。

16.API接続設定をします。
　・メールアドレス：Zoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
　・ミーティングID：ステップ2-手順10のアウトプットを参照してください。

17.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Zoomのミーティングのレコーディングファイルをダウンロードするアクションを設定

18.ステップ3で作成したアクションの下にある「+」ボタンをクリックします。

19.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

20.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。

21.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」）
　・アクション：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択してください。

22.「次へ」をクリックします。

23.API接続設定をします。
　　ダウンロードURL：ステップ3-手順17のアウトプットを参照してください。

24.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Boxのフォルダを作成するアクションを設定

25.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

26.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

27.アプリ一覧からBoxを選択します。

28.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成」）
　・アクション：「フォルダを作成」を選択してください。

29.「次へ」をクリックします。

30.API接続設定をします。
　・フォルダ名：任意で設定可能です。
　　これまでのアウトプットから、ミーティングの日時やミーティングIDを参照するとファイル管理の一元化に役立ちます。
　・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。

31.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:Boxへファイルをアップロードするアクションを設定

32.ステップ5で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

33.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

34.アプリ一覧からBoxを選択します。

35.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロード」）
　・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。

36.「次へ」をクリックします。

37.API接続設定をします。
　・ファイル名：任意で設定可能です。拡張子を忘れずに入力してください。
　　これまでのアウトプットから、ミーティングIDなどを参照可能です。
　・格納先フォルダのコンテンツID：ステップ5-手順31からアウトプットを参照可能です。
　・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。

38.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
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以上で「Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをBoxに保存する」フローの完成です！

ZoomやBoxを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもZoomやBoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

ZoomとBoxのその他の自動化例

会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存できます。
さらに、Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxでフォルダを作成・アップロードしてメールを送付することも可能です。

Zoomを活用した自動化例

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFで保存する

録画データの文字起こしと要約の作業が不要となるため、議事録の作成をタイムリーに行うことができ、共有プロセスの迅速化が図れます。

Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしを保存する

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータを自動保存するフローボットです。

Zoomでミーティングが終了したらレコーディングURLを通知

チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行えるようになるかもしれません。

Boxを活用した自動化例

Boxにファイルがアップロードされたら通知する

Boxでファイルがアップロードされたことが自動で通知されるので、ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるようになるはずです。

ファイルがアップロード・追加されたらBoxにもファイルを連携する

ファイルがアップロード・追加されたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローボットです。

ZoomとBoxを連携するメリット

1.ミーティングの録画ファイルの自動保存が可能になる

Zoomミーティングの終了後、録画したレコーディングファイルを自動的にBoxの所定のフォルダに保存することができます。
手動での保存による手間暇が削減されるとともに、作業の抜けや重複がなくなります。
また、ファイル名やフォルダ名をミーティング日時などに関連付けてルール化することで、ファイルの検索も容易となります。

2.ファイル共有の迅速化が実現する

レコーディングファイルやその内容から作成した議事録をBoxへ自動保存した場合、保存したファイルそのもの、もしくは、ファイルに関する情報を関係者に素早く共有することができます。
これにより、後続作業のスムーズな進行を後押しするでしょう。
チームや企業全体の生産性向上にも寄与します。

まとめ

ZoomとBoxの連携で業務を自動化することにより、ミーティング後のファイル管理はぐっと楽になります。
手作業による業務のもれや重複を防ぎつつ作業の負担を減らしましょう。
レコーディングファイルや議事録の自動保存から始め、Zoomミーティグ前後での業務をどんどん自動化して、商談や面接、会議自体に注力できるように業務の効率を図ることをおすすめします！