昨今、Web会議システムを利用して行う業務が増加傾向にあります。
特に、遠隔地の取引先や他事業所、リモートワークの方などとのやり取りにおいては、移動コストの面から、直接出向かずともオンラインで対話が行えることは非常に便利だといえるでしょう。
中でも、シェア率の高いZoomのミーティング機能を用いて仕事をしている方は多いのではないでしょうか。
今回は、Zoomを利用して商談や面接、会議などを頻繁に行っている方、もしくは、ミーティング後の議事録作成やファイル管理などの事務を担当している方向けに、Zoomとファイル管理システムBoxを連携することで、ミーティング後の業務をよりスムーズに進められることをご紹介します。
※こちらは、Zoomの有料プランに実装されているクラウドレコーディング機能が前提になっています。
詳細はZoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点をご覧ください。
こんな方におすすめ
- ZoomとBoxを活用している方
- ZoomとBoxを連携して、業務効率化を考えている方
- ZoomとBoxを連携して、会議情報を管理されている方
- ZoomとBoxを連携して、会議後のデータ整理作業を簡略化したいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する
試してみる
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
[Yoomとは]
Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをBoxに保存する方法
ステップ1:ZoomとBoxをそれぞれマイアプリ連携する
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧より、「Box」と「OneDrive」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Zoomの連携については、Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
※Boxの連携では、下図の注意が表示されます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。
アプリの登録が完了したら、下記のテンプレートをコピーしましょう。
Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する
試してみる
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
ステップ2:Zoomのミーティングが終了したら発動するトリガーを設定
3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
6.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングが終了したら」）
・トリガーアクション：「ミーティングが終了したら」を選択してください。
8.「次へ」をクリックします。
9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：適切な時間を選択してください。
・メールアドレス：Zoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:Zoomのミーティングのレコーディング情報を取得するアクションを設定
11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
12.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
13.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングのレコーディング情報を取得」）
・アクション：「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択してください。
15.「次へ」をクリックします。
16.API接続設定をします。
・ミーティングID：以下のようにアウトプットを参照してください。
17.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Zoomのミーティングのレコーディングファイルをダウンロードするアクションを設定
18.ステップ3で作成したアクションの下にある「+」ボタンをクリックします。
19.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
20.アプリ一覧からZoom（OAuth）を選択します。
21.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定可能。（例：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」）
・アクション：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択してください。
22.「次へ」をクリックします。
23.API接続設定をします。
ダウンロードURL：ステップ3-手順17のアウトプットを参照してください。
24.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Boxのフォルダを作成するアクションを設定
25.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
26.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
27.アプリ一覧からBoxを選択します。
28.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成」）
・アクション：「フォルダを作成」を選択してください。
29.「次へ」をクリックします。
30.API接続設定をします。
・フォルダ名：任意で設定可能です。
これまでのアウトプットから、ミーティングの日時やミーティングIDを参照するとファイル管理の一元化に役立ちます。
・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当のフォルダを開き、URLの最後の数字列を参照してください。
31.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:Boxへファイルをアップロードするアクションを設定
32.ステップ5で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
33.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
34.アプリ一覧からBoxを選択します。
35.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロード」）
・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。
36.「次へ」をクリックします。
37.API接続設定をします。
・ファイル名：任意で設定可能です。拡張子を忘れずに入力してください。
これまでのアウトプットから、ミーティングIDなどを参照可能です。
・格納先フォルダのコンテンツID：ステップ5-手順31からアウトプットを参照可能です。
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選んでください。
38.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをBoxに保存する」フローの完成です！
Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する
試してみる
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
ZoomやBoxを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもZoomやBoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
ZoomとBoxのその他の自動化例
会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存できます。
さらに、Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxでフォルダを作成・アップロードしてメールを送付することも可能です。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
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■注意事項
・Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携しフォルダを作成・アップロードしてメールを送付する
試してみる
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携した後フォルダを作成・アップロードしてメールを送付するフローです。
Zoomを活用した自動化例
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFで保存する
録画データの文字起こしと要約の作業が不要となるため、議事録の作成をタイムリーに行うことができ、共有プロセスの迅速化が図れます。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
・会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでOneDriveに保存する
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■概要
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでOneDriveに保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議の録画データを元にした議事録の作成に時間がかかっている方
・録画データの文字起こしや要約を自動化し、議事録の作成を効率化したい方
・議事録をOneDriveで一元管理している方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしを保存する
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータを自動保存するフローボットです。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をNotionに保存します。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をGoogleドキュメントに保存します。
Zoomでミーティングが終了したらレコーディングURLを通知
チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行えるようになるかもしれません。
Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft Teamsの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Chatworkの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、DiscordにレコーディングURLを通知
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Discordの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Boxを活用した自動化例
Boxにファイルがアップロードされたら通知する
Boxでファイルがアップロードされたことが自動で通知されるので、ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるようになるはずです。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
試してみる
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
ファイルがアップロード・追加されたらBoxにもファイルを連携する
ファイルがアップロード・追加されたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローボットです。
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Slackにファイルが投稿されたらBoxにアップロードする
試してみる
Slackに新しいファイルが投稿されたら、boxにアップロードすることができるフローです。
kintoneでレコードが更新されたら、Boxにファイルをアップロードする
試してみる
kintoneでレコードが更新されたら、boxにファイルをアップロードするフローです。
ZoomとBoxを連携するメリット
1.ミーティングの録画ファイルの自動保存が可能になる
Zoomミーティングの終了後、録画したレコーディングファイルを自動的にBoxの所定のフォルダに保存することができます。
手動での保存による手間暇が削減されるとともに、作業の抜けや重複がなくなります。
また、ファイル名やフォルダ名をミーティング日時などに関連付けてルール化することで、ファイルの検索も容易となります。
2.ファイル共有の迅速化が実現する
レコーディングファイルやその内容から作成した議事録をBoxへ自動保存した場合、保存したファイルそのもの、もしくは、ファイルに関する情報を関係者に素早く共有することができます。
これにより、後続作業のスムーズな進行を後押しするでしょう。
チームや企業全体の生産性向上にも寄与します。
まとめ
ZoomとBoxの連携で業務を自動化することにより、ミーティング後のファイル管理はぐっと楽になります。
手作業による業務のもれや重複を防ぎつつ作業の負担を減らしましょう。
レコーディングファイルや議事録の自動保存から始め、Zoomミーティグ前後での業務をどんどん自動化して、商談や面接、会議自体に注力できるように業務の効率を図ることをおすすめします！
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