2024/08/05
アプリ同士の連携方法

ZoomとGoogle Driveをノーコードで連携してミーティング内容を自動で格納する方法

r.suzuki

目次

近年のビジネス環境では、リモートワークやオンラインミーティングが一般的になってきましたね。
みなさんも日常的に取引先や社内のミーティングでビデオ会議を行うシーンが多いのではないでしょうか?
そこで今回は、ZoomとGoogle Driveを連携させて、ミーティングの内容を自動的に保存し、後で簡単にアクセスできるようにしたいと思います。
この記事では、実際のメリットやプログラミング不要で2つのアプリを連携する方法を詳しく説明します。
ぜひ参考にしてみてください!

ZoomとGoogle Driveを連携するメリット・しないデメリット

メリット1: ミーティングの記録管理が簡単に

ZoomとGoogle Driveを連携すると、ミーティングの録画や議事録を自動的にGoogle Driveに保存できます。
今までのように、手動でファイルを移動する手間がなくなり、保存の漏れや重複を防げます。
だから、重要な情報を見逃すリスクが減少します。
特に、プロジェクトマネージャーやチームリーダーにとって、過去のミーティング内容を簡単に参照できるのは大きなメリットになりますよね。
例えば、チームのミーティングに当日参加できなかったマネージャーが後日、簡単にミーティングを見返すことができます。
手動でファイルを管理する訳ではないので、ファイル格納までのタイムラグも発生しません。

メリット2: ストレージの効率的な利用

Google Driveの大容量ストレージを活用すると、Zoomのクラウドストレージの容量を節約できます。
これにより、ストレージの追加購入を避けることができ、経費削減にもつながります。
特に、頻繁にミーティングを行う企業や教育機関にとって、コスト削減と効率的なデータ管理が可能になります。
Google Driveで関連するデータの保管も可能なので、業務運営もスムーズになりますよ。

デメリット: 手動でのファイル管理の手間

ZoomとGoogle Driveを連携しない場合、ミーティングの録画や資料を手動で管理する必要があります。
これには時間と労力がかかり、業務担当者の負担が増えるだけでなく、重要なファイルを見逃すリスクも高まります。
しかし、Yoomを利用してアプリを連携を行えば、この手間を自動化し、効率的なファイル管理が可能になります。

Yoomとは?

‍アプリの連携はノーコードでアプリ連携ができるYoomを使って行います。
一般的なアプリ連携ではプログラミング知識を求められる場合もありますが、Yoomは専門的な知識がなくても、ノーコードでアプリ同士を連携できるサービスを提供しています。
無料ではじめられますので、Yoomのアカウントをお持ちでない方は、ぜひアカウントを取得してくださいね!
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom

また、Yoomは既存のテンプレートも豊富です。
初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成することができるので、とても簡単にはじめられます!

ZoomとGoogle Driveの連携フローの作り方

1.事前準備

‍Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はZoomとGoogle Drive)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。


Zoomの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Google Driveの登録をするという流れです。
Zoomのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Zoom(OAuth)およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
ZoomとGoogle Driveのアイコンが表示されたか確認をしてください。

2.具体的なフローの作成手順

今回は、【Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する】というフローを作成してます。
ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
手動による格納の重複や漏れも防げますよ。‍
これで面倒な作業は、自動化しちゃいましょう!

1)まずはテンプレートをコピーしてマイプロジェクトから開きます。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。


3)「アプリトリガー ミーティングが終了したら」をクリックします。


4)トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」を選択し、「次へ」をクリックします。


5)トリガーの起動間隔を選択し、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。


6)フローに戻ったら、「アプリと連携する ミーティングのレコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。


7)アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。


8)ユーザーのメールアドレスはZoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
ミーティングIDは候補から選択することが可能です。
入力できたら、「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。


9)フローに戻ったら、「アプリと連携する ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。


10)アクションは「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。


11)ダウンロードURLは「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションで取得したダウンロードURLを設定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。


12)フローに戻ったら、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。


13)アクションは「ファイルをアップロードする」を選択し、「次へ」をクリックします。


14)格納先のフォルダIDはGoogleDriveのURL内「/folders/●●●●」に記載されている●●●●の部分です。
ファイル名は先に連携した候補から選択することが可能です。
埋め込みながら入力してください。
入力できたら、「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。


15)これで【Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する】というフローの完成です。
最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

まとめ

ZoomとGoogle Driveを連携したら、ミーティングの記録管理を効率化し、ストレージの利用の最適化が図れました!
手動の業務がなくなり自動化されたため、人的フローによる重複や漏れなどのリスクも減少しました。自動化によって、情報の正確性が保たれるだけでなく、ファイルの格納までの時間も短縮できたので、業務の効率化も進みました。
これにより、チームの重要な情報を見逃すリスクを減少させることができます!
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリを連携ができます!
ぜひみなさんもこの記事を参考にアプリを連携にチャレンジしてみてください!

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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