Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する方法

[Yoomとは]

ZoomとGoogle Driveの連携フローの作り方

1.事前準備

‍Yoomのアカウントにログインできたら、まず使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はZoomとGoogle Drive)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

Zoomの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Google Driveの登録をするという流れです。
Zoomのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
ZoomとGoogle Driveのアイコンが表示されたか確認をしてください。

‍2.具体的なフローの作成手順

今回は、【Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する】というフローを作成してます。
ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。手動による格納の重複や漏れも防げますよ。
面倒な作業は、これで自動化しちゃいましょう！

1)まずは上記のテンプレートをコピーしてマイプロジェクトから開きます。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容が分かりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。

3)「アプリトリガー　ミーティングが終了したら」をクリックします。

4)トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」を選択し、「次へ」をクリックします。

5)トリガーの起動間隔を選択し、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
入力できたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

6)フローに戻ったら、「アプリと連携する　ミーティングのレコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。

7)アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

8)ユーザーのメールアドレスはZoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
ミーティングIDは候補から選択することが可能です。
入力できたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

9)フローに戻ったら、「アプリと連携する　ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

10)アクションは「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

11)ダウンロードURLは「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションで取得したダウンロードURLを設定してください。
入力できたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

12)フローに戻ったら、「アプリと連携する　ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。

13)アクションは「ファイルをアップロードする」を選択し、「次へ」をクリックします。

14)格納先のフォルダIDはGoogleDriveのURL内「/folders/●●●●」に記載されている●●●●の部分です。
ファイル名は先に連携した候補から選択することが可能です。
埋め込みながら入力してください。
入力できたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

15)これで【Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する】フローの完成です。
最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

ZoomとGoogle Driveのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもZoomやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Zoomを活用した自動化例

YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加

このフローボットのようにGoogleカレンダーに連携して、予定を追加するのも便利そうです。

Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する‍

手動入力による転記ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぐのに役立つでしょう。

TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する‍

自動でミーティングを作成できるので、チームのプロジェクト進行をスムーズにします。

Google Driveを活用した自動化例

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、読み取った内容を元にGoogle Driveのフォルダへ仕分けするフローです。Gmailのファイル確認やGoogle Driveへの保存を自動化することで、仕分け作業の手間を省いて業務の効率化を図れます。

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

Salesforceで登録された取引先が自動でGoogle Driveにも保存されるため、取引先情報をSalesforce以外でも活用したい場合におすすめです。フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。

Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新する

Google Driveに格納されたファイルをChatGPTのAI機能を活用してファイル内容を解析し、適切なファイル名にリネームします。この自動化により、手動でのファイル名変更にかかる時間を削減し、Google Driveの検索効率を高めることが期待できます。

ZoomとGoogle Driveを連携するメリット

メリット1: ミーティングの記録管理が簡単に

ZoomとGoogle Driveを連携すると、ミーティングの録画や議事録を自動的にGoogle Driveに保存することができます。
そのため今までのように手動でファイルを移動する手間がなくなり、人的ミスで重要な情報を見逃すリスクを抑えられるでしょう。
特に、プロジェクトマネージャーやチームリーダーにとって、過去のミーティング内容を簡単に参照できるのは大きなメリットになりますよね。
手動でファイル管理するのと違い、ファイル格納までのタイムラグも発生しません。

メリット2: ストレージの効率的な利用

Google Driveの大容量ストレージを活用すると、Zoomのクラウドストレージの容量を節約できます。
これにより、ストレージの追加購入を避けることができ、経費削減にもつながります。
特に、頻繁にミーティングを行う企業や教育機関にとって、コスト削減と効率的なデータ管理が見込めます。
Google Driveで関連するデータの保管もできるので、業務運営もスムーズになるでしょう。

まとめ

ZoomとGoogle Driveを連携すると、ミーティングの記録管理を効率化でき、さらにストレージの節約にもつながります！手動での業務が自動化されるため、重複や漏れなどのリスクも抑えられますね。情報の正確性が保たれるだけでなく、ファイル格納までの時間も短縮できるので、業務の効率化も進むでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリを連携できます。ぜひみなさんもこの記事を参考にアプリ連携にチャレンジしてみてください！