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現代のビジネス環境では、リモートワークやオンラインミーティングが一般的になってきましたね。
みなさんも日常的に取引先や社内のミーティングでWeb会議を行うシーンが多いのではないでしょうか?
でも、誰にどのデータを共有するかとか、データの保存先がわからないとかで、共有にとても時間がかかることはありませんか。
特に取引先や遠方の支店、リモート勤務をしている社員とのミーティングなど、社内外問わず頻繁にミーティングを行う場合は、レコーディングの概要を探すのに時間がかかる事例が発生しやすいと思います。
そこで今回は、ZoomとGoogle スプレッドシートを連携して、ミーティング情報を自動で集約し、効率的に管理できる方法をご紹介します。
プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定できる方法も説明します。
ぜひ参考にしてください!
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したイベントや会議を行う方
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・議事録を確認したい経営者
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理を行う方
・部内でデータの共有を行う事務職員
・同時に同じシートを編集して作業したい営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Webでのミーティングを行う際に、レコーディングの概要を共有しようとすることはよくありますよね。ただどのデータを誰にみて欲しいのかわからなくなったり、データをどこに保存したかわからなくなり、共有に時間がかかることがあります。頻繁にWebミーティングやセミナーを行う企業なら、一層このようなリスクや煩わしさを感じるかもしれません。
このテンプレートを使えば、Zoomの終了後に自動でミーティング情報を取得し、GoogleスプレッドシートにZoomのミーティング情報(TopicやダウンロードURL)を集約することができるため、データ共有の手間がなくなり、データ管理が格段に楽になります。
またこのフローに続けて「チャットで通知する」というアクションも追加できるので、自分の使いやすいようにカスタマイズも可能です。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、レコード内容を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに情報にアクセスすることもできて、これからは誰かにお願いすることも、待つ時間も不要になります。
■注意事項
・Zoom、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
こんな方におすすめ
YoomでZoomとGoogle スプレッドシートを連携
アプリの連携ってちょっとハードルが高いと感じるかたも多いのではないでしょうか?
本来なら、ZoomとGoogle スプレッドシートという2つのアプリを連携させるには初期設定やシステムの習熟が多少なりとも必要です。
だけど、Yoomを利用すると簡単にノーコードでアプリの連携ができちゃうんです!
従来の連携と異なるYoomのメリットって何でしょうか?
・簡単な設定
Yoomは直感的に操作できるデザインなので、プログラミングの知識がなくても簡単に設定ができます。
だから、エンジニアでなくても迅速に連携を実現できるんです。
・柔軟なカスタマイズ
Yoomは多様なテンプレートを提供しています。
テンプレートをコピーすれば初心者でも簡単にフローが作成できます。
またフローはユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
連携可能なアプリはたくさんあるので、みなさんの業務フローに最適な連携を作成できます。
ZoomとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomとGoogle スプレッドシートが連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:Zoom/Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したイベントや会議を行う方
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・議事録を確認したい経営者
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理を行う方
・部内でデータの共有を行う事務職員
・同時に同じシートを編集して作業したい営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Webでのミーティングを行う際に、レコーディングの概要を共有しようとすることはよくありますよね。ただどのデータを誰にみて欲しいのかわからなくなったり、データをどこに保存したかわからなくなり、共有に時間がかかることがあります。頻繁にWebミーティングやセミナーを行う企業なら、一層このようなリスクや煩わしさを感じるかもしれません。
このテンプレートを使えば、Zoomの終了後に自動でミーティング情報を取得し、GoogleスプレッドシートにZoomのミーティング情報(TopicやダウンロードURL)を集約することができるため、データ共有の手間がなくなり、データ管理が格段に楽になります。
またこのフローに続けて「チャットで通知する」というアクションも追加できるので、自分の使いやすいようにカスタマイズも可能です。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、レコード内容を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに情報にアクセスすることもできて、これからは誰かにお願いすることも、待つ時間も不要になります。
■注意事項
・Zoom、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
ステップ1:ZoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリ連携して、操作が行えるようにしていきます。
ZoomとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は以下のページをご参照ください。
Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2:テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したイベントや会議を行う方
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・議事録を確認したい経営者
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理を行う方
・部内でデータの共有を行う事務職員
・同時に同じシートを編集して作業したい営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Webでのミーティングを行う際に、レコーディングの概要を共有しようとすることはよくありますよね。ただどのデータを誰にみて欲しいのかわからなくなったり、データをどこに保存したかわからなくなり、共有に時間がかかることがあります。頻繁にWebミーティングやセミナーを行う企業なら、一層このようなリスクや煩わしさを感じるかもしれません。
このテンプレートを使えば、Zoomの終了後に自動でミーティング情報を取得し、GoogleスプレッドシートにZoomのミーティング情報(TopicやダウンロードURL)を集約することができるため、データ共有の手間がなくなり、データ管理が格段に楽になります。
またこのフローに続けて「チャットで通知する」というアクションも追加できるので、自分の使いやすいようにカスタマイズも可能です。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、レコード内容を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに情報にアクセスすることもできて、これからは誰かにお願いすることも、待つ時間も不要になります。
■注意事項
・Zoom、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう!
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3: ZoomとGoogle スプレッドシートの連携設定
1)あらかじめデータを蓄積するスプレッドシートを用意してください。
このフローでは、Zoomのミーティング情報をGoogle スプレッドシート集約するため、事前に情報をまとめるスプレッドシートを用意しておく必要があります。
Zoomの連携で抽出できる情報は以下の通りです。
2)「アプリトリガー ミーティングが終了したら」をクリックします。
3)トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」を選択し、「次へ」をクリックします。
4)トリガーの起動間隔を選択し、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを入力したら、「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。
5)フローに戻ったら、「アプリと連携する ミーティングのレコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
6)アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。
7)ユーザーのメールアドレス、ミーティングIDを入力します。
「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。
※取得した値では、下の画像の内容が抽出されました。
この項目をスプレッドシートに自動で蓄積できます。
8)フローに戻ったら、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
9)実行アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。
スプレッドシートIDおよびスプレッドシートのタブ名はアプリ登録がされていれば候補から選択することが可能です。
テーブル範囲は対象のスプレッドシートの範囲を指定してください。
入力できたら、「次へ」をクリックします。
10)先に連携したZoomのアウトプット情報を候補から選択することが可能です。
埋め込みながら入力して、「保存」します。
11)これで「Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogle スプレッドシートに追加する」というフローの完成です。
ステップ4: テストと確認
12)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したイベントや会議を行う方
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・議事録を確認したい経営者
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理を行う方
・部内でデータの共有を行う事務職員
・同時に同じシートを編集して作業したい営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Webでのミーティングを行う際に、レコーディングの概要を共有しようとすることはよくありますよね。ただどのデータを誰にみて欲しいのかわからなくなったり、データをどこに保存したかわからなくなり、共有に時間がかかることがあります。頻繁にWebミーティングやセミナーを行う企業なら、一層このようなリスクや煩わしさを感じるかもしれません。
このテンプレートを使えば、Zoomの終了後に自動でミーティング情報を取得し、GoogleスプレッドシートにZoomのミーティング情報(TopicやダウンロードURL)を集約することができるため、データ共有の手間がなくなり、データ管理が格段に楽になります。
またこのフローに続けて「チャットで通知する」というアクションも追加できるので、自分の使いやすいようにカスタマイズも可能です。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、レコード内容を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに情報にアクセスすることもできて、これからは誰かにお願いすることも、待つ時間も不要になります。
■注意事項
・Zoom、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
1. ミーティング情報の自動集約
Zoomのミーティング情報を自動でGoogle スプレッドシートに集約できます。
今まで行っていた、手動でのデータ入力は不要になります。
これにより、入力時間の節約と重複や漏れなどのヒューマンエラーの削減が実現可能です。
特に、頻繁にミーティングを行う企業やチームにとっては、効率的な情報管理ができるので、大幅な業務の効率化が進むでしょう。
2. データの一元管理と分析
Google スプレッドシートに集約されたミーティング情報をまとめて管理することが可能です。
一か所にデータがまとまっているので、データの分析が簡単にできるようになります。
例えば、ミーティングの頻度や参加者の出席率などを素早く分析し、結果を活用してスムーズな意思決定ができたり、業務改善の提案を迅速に導き出せます。
特に、プロジェクトマネージャーやチームリーダーにとっては大きなメリットになるのではないでしょうか。
ZoomとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください!
Zoomを使った自動化の例
ミーティングが終了したら、録画を文字起こししたり通知アプリにレコーディングURLの送信を自動化します。
手動での情報共有の手間がなくなり、コア業務に集中する時間を増やすことができます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理に活用している経理部の担当者
・タスク管理を行い、進捗ごとにコメントを残している営業担当者
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・採用面接に使用している人事担当者
・セミナーの運営企画を行うカスタマーサービス部門
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報の一元管理に有効的なツールです。
しかしGoogleスプレッドシートに情報が入力されたら、改めてZoomでユーザーを登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
チーム内の業務進行を滞りなく行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートに追加された情報を基に、自動でZoomへユーザーを登録するため、手作業を省くことができます。
手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務の進行速度を上げることができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotで新規取引が作成されるたびに、手動でZoomミーティングを設定し、顧客に連絡する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、特定の条件を満たした取引のみを対象とする場合、確認作業も増え、対応漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotとZoomの連携を自動化し、特定の取引が作成された際に自動でミーティングを作成できるため、商談設定のプロセスを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jira Softwareで課題が作成されたらTelegramに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でJira Softwareを利用する方
・課題管理でJira Softwareを利用している方
・Jira Softwareでプロジェクト管理を行っているリーダー層の方
2.Telegramを利用している方
・業務のコミュニケーションをTelegramを通じて行う方
・Telegramへの課題の追加を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jira Softwareはプロジェクト管理や課題の追跡をすることができ、管理業務の効率化に寄与します。
しかし、Jira Softwareにおける課題の確認は都度ログインして確認する必要があり、タイムリーに課題を把握するのは手間だと感じているかもしれません。
このフローは、Jira Softwareで課題が作成されると自動でTelegramに通知することができるため、課題の把握やメンバーとの共有をスムーズにすることができます。
課題の情報をタイムリーに確認できるようになるため、タスクの優先順位付けや関係者間とのコミュニケーションもスムーズになります。
また、Telegramから手動で情報共有をする手間も省けるため、宛先やメッセージ内容を設定する必要も無くなります。
■注意事項
・Jira Software、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Trelloでタスク管理を行う中で、クライアントとの打ち合わせなどZoomミーティングを設定する場面は多いですが、都度手作業でURLを発行し、情報を転記するのは手間がかかる作業です。また、多忙な中での作業は設定ミスや共有漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Trelloにカードを作成するだけでZoomミーティングが自動で作成され、こうした課題を解消します。zoomとtrelloの連携を自動化することで、スムーズな業務進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加者リストの作成や内容の要約、そしてそれらを関係者に共有するためのレポート作成に手間を感じていませんか?特に手作業での情報収集や資料作成は時間がかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナー終了後の登録者一覧取得から概要レポートの作成、そしてGoogle Driveへの保存までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.会議の内容を迅速に共有し、チームの生産性を向上させたい方
2.手動での会議録の作成や共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.ZoomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うことで、人手による作業時間を大幅に節約することができます。
・AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。
■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zoomで開催したウェビナーの参加者情報を、都度Salesforceへ手作業で登録するのは手間がかかり、他の業務を圧迫していませんか。また、手作業では入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生し、貴重な見込み顧客情報を損失するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが終了すると同時に、参加者情報をSalesforceへ自動で見込み顧客として登録するため、これらの課題を解消し、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートを使った自動化の例
Google スプレッドシートで行が追加されたことをトリガーに、Slackなどに通知したり、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動で作成します。
定型業務の時間を短縮し、業務を効率化します。
■概要
Google スプレッドシートで顧客からの問い合わせやタスクの進捗を管理しており、それを手作業でZendeskへ転記しているせいで更新漏れやタイムラグが発生していませんか?このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新された際にZendeskのチケットステータスが自動で更新されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを解消してスムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで請求情報の管理を行う方
・顧客との取引情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・業務でGoogle スプレッドシートを利用することが多い方
2.請求業務の担当者
・freee請求書を活用して請求業務を行う方
・請求書の発行を効率化したい経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数のユーザーが同時に編集や共有を行うことができるため、チーム作業を行う上で有効なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで管理している情報を元に請求書の作成を行う場合、入力項目が多く作成に時間がかかります。
このフローは、Google スプレッドシートで行が更新されるとfreee請求書における請求書の作成を自動化できるため、請求書の作成を効率化します。
Google スプレッドシートに蓄積した情報を元に請求書の作成を行えるため、freee請求書への手動による転記作業を省くことができ、生産性の向上を図ることが可能です。
また、チャットツールやメールアプリと連携することで、共有や請求書の送信も行うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか?このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Google Driveに保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行データが更新されると、その情報を用いて書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft Teamsで共有される電話番号などの顧客情報を、その都度Google スプレッドシートへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたメッセージから、正規表現を用いて電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加します。手作業による転記の手間やコピー&ペーストによるミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceに新規リード情報が登録された場合、Googleスプレッドシートに自動的に情報を記載します。
スプレッドシートには、リード名や連絡先情報など、任意の項目を反映することができます。
■設定方法
1.Salesforce、GoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)
2.Salesforceの「新規リードが登録されたら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
3.Googleスプレッドシートの「スプレッドシートに情報を記載」というオペレーションで、Salesforceから取得した情報をもとに、対象のスプレッドシートなどを設定してください。
4.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
5.Salesforceに新規リード情報が登録されると、Googleスプレッドシートに情報が追加されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・SalesforceとGoogleスプレッドシートの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Slackに投稿される顧客情報などを、都度コピーしてGoogle スプレッドシートに手入力していませんか。このような定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Slackのメッセージから正規表現を用いて電話番号などの情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートへ転記する作業を自動化できます。手作業による転記の手間をなくし、情報の正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneにレコード登録後、Googleスプレッドシートにレコードの詳細を登録するフローです。
kintoneとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。
また、自動的にGoogleスプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎週、Google スプレッドシートの最新データを基にWordPressの記事を手動で更新する作業は、時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストによるミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローは、設定したスケジュールでGoogle スプレッドシートからデータを自動で取得し、WordPressの記事を更新するため、こうした定型業務の負担を解消し、作業の正確性を高めることに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎週決まった内容をX(Twitter)で投稿する際に、毎回手作業で入力するのは手間がかかるだけでなく、投稿を忘れてしまうといった課題はありませんか?このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた投稿内容を、指定したスケジュールで自動的にX(Twitter)へポストできます。定期的な情報発信の運用を効率化し、安定したアカウント運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
ZoomとGoogle スプレッドシートを連携することで、ミーティング情報の自動集約とデータの一元管理が実現できました!
データ共有の手間がなくなり、データの集約や検索などの管理もとても簡単になりました。
また自動化によって人的フローによる重複や漏れなども発生しにくくなり、業務の効率化の向上も期待できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:共有URLの有効期限やパスワードも管理できますか?
A:
可能です。その場合は取得した値から、「共有用のURL」「閲覧用のパスコード」を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
Q:連携が失敗した場合に気づく方法はありますか?
A:
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q:スプレッドシート記録後、Slack等で通知できますか?
A:
可能です。その場合はSlackなどとマイアプリ連携し、最後に「メッセージを送る」アクションを追加してお試し下さい。