ZoomとGoogleスプレッドシートをノーコードで連携したら、ミーティング情報を自動で集約できた！

現代のビジネス環境では、リモートワークやオンラインミーティングが一般的になってきましたね。
みなさんも日常的に取引先や社内のミーティングでWeb会議を行うシーンが多いのではないでしょうか？
でも、誰にどのデータを共有するかとか、データの保存先がわからないとかで、共有にとても時間がかかることはありませんか。
特に取引先や遠方の支店、リモート勤務をしている社員とのミーティングなど、社内外問わず頻繁にミーティングを行う場合は、レコーディングの概要を探すのに時間がかかる事例が発生しやすいと思います。
そこで今回は、ZoomとGoogleスプレッドシートを連携して、ミーティング情報を自動で集約し、効率的に管理できる方法をご紹介します。
プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定できる方法も説明します。
ぜひ参考にしてください！

ZoomとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

1. ミーティング情報の自動集約

Zoomのミーティング情報を自動でGoogleスプレッドシートに集約できます。
今まで行っていた、手動でのデータ入力が不要になります。
これにより、入力時間の節約と人的フローによる重複や漏れなどのヒューマンエラーの削減が見込めます。
特に、頻繁にミーティングを行う企業やチームにとっては、効率的な情報管理ができるので、大幅な業務の効率化が進みます。

2. データの一元管理と分析

Googleスプレッドシートに集約されたミーティング情報をまとめて管理することが可能です。
一か所にデータがまとまっているので、データの分析が簡単にできるようになります。
例えば、ミーティングの頻度や参加者の出席率などを素早く分析し、結果を活用してスムーズな意思決定ができたり、業務改善の提案を迅速に導き出せます。
特に、プロジェクトマネージャーやチームリーダーにとっては大きなメリットになります。

YoomでZoomとGoogleスプレッドシートを連携

でも、アプリの連携ってちょっとハードルが高いと感じるかたも多いのではないでしょうか？本来なら、ZoomとGoogleスプレッドシートという2つのアプリを連携させるには初期設定やシステムの習熟が多少なりとも必要です。
だけど、Yoomを利用すると簡単にノーコードでアプリの連携ができちゃうんです！
従来の連携と異なるYoomのメリットって何でしょうか？

・簡単な設定

Yoomは直感的に操作できるデザインなので、プログラミングの知識がなくても簡単に設定ができます。
だから、エンジニアでなくても迅速に連携を実現できるんです。

・柔軟なカスタマイズ

Yoomは多様なテンプレートを提供しています。
テンプレートをコピーすれば初心者でも簡単にフローが作成できます。
またフローはユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
連携可能なアプリはたくさんあるので、みなさんの業務フローに最適な連携を作成できます。

ZoomとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

まず、Yoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
無料プランからはじめられますよ。
既にアカウントをお持ちの場合は、ログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
※Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom

‍Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はZoomとGoogleスプレッドシート)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

Zoomの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Googleスプレッドシートの登録をするという流れです。
Zoomのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
ZoomとGoogleスプレッドシートのアイコンが表示されたか確認をしてください。

‍

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加する】というフローを作成してます。
Zoomの終了後に自動でミーティング情報を取得し、GoogleスプレッドシートにZoomのミーティング情報を集約できます。
これでデータ共有の手間がなくなり、データ管理がとても簡単になります。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、レコード内容を確認したいと思った人がそのタイミングですぐにアクセスできるので、誰かにお願いすることも、待つ時間も不要になります。
またこのフローに続けて「チャットで通知する」というアクションも追加できるので、自分の使いやすいようにカスタマイズも可能です。

ステップ3: ZoomとGoogleスプレッドシートの連携設定

0)あらかじめデータを蓄積するスプレッドシートを用意してください。
このフローでは、Zoomのミーティング情報をGoogleスプレッドシート集約するため、事前に情報をまとめるスプレッドシートを用意しておく必要があります。
Zoomの連携で抽出できる情報は以下の通りです。

実行時間
トピック
会議時間（分）
ダウンロードURL
共有用のURL
閲覧用のパスコード
ダウンロードURL

1)テンプレートをコピーしてマイプロジェクトから開きます。
先に紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてください。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「アプリトリガー　ミーティングが終了したら」をクリックします。

4)トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」を選択し、「次へ」をクリックします。

5)トリガーの起動間隔を選択し、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを入力したら、「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。

6)フローに戻ったら、「アプリと連携する　ミーティングのレコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。

7)アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

8)ユーザーのメールアドレス、ミーティングIDを入力します。
「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。
※アウトプットでは、下の画像の内容が抽出されました。
この項目をスプレッドシートに自動で蓄積できます。

9)フローに戻ったら、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

10)実行アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。
スプレッドシートIDおよびスプレッドシートのタブ名はアプリ登録がされていれば候補から選択することが可能です。
テーブル範囲は対象のスプレッドシートの範囲を指定してください。
入力できたら、「次へ」をクリックします。

11)先に連携したZoomのアウトプット情報を候補から選択することが可能です。
埋め込みながら入力して、「保存」します。

12)これで【LINE WORKSに投稿があったら、ChatGPTを使用し返答結果をLINE WORKSに通知する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

13)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

まとめ

ZoomとGoogleスプレッドシートを連携することで、ミーティング情報の自動集約とデータの一元管理が実現できました！
データ共有の手間がなくなり、データの集約や検索などの管理もとても簡単になりました。
また自動化によって人的フローによる重複や漏れなども発生しにくくなり、業務の効率化の向上も期待できます。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に連携設定が可能です。
この記事で紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
みなさんもぜひ、業務にあったアプリ連携をおこなって、さまざまな業務の効率化を進めてください！