Zoomが終了したら要約してGoogle スプレッドシートに追加する
Zoomの議事録の内容の確認が多いプロジェクト責任者におすすめのフローです。
会議の内容を要約して、Google スプレッドシートに転記するため、情報共有もスムーズになります！
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ZoomとGoogle スプレッドシートを普段から使用している方にとっては会議後に手動でデータを整理したり、必要な情報を一つ一つまとめる作業はどうしても時間がかかってしまいますよね。
そんな時、「もっと効率よくできたらな」と感じることも多いのではないでしょうか。
本記事では、ZoomとGoogle スプレッドシートを連携して業務効率化できるフローをいくつかご紹介します！
<span class="mark-yellow">たとえば、Zoom会議終了後に必要なデータを自動的にGoogle スプレッドシートから取得し、メールで送信するフローは業務効率に一役買ってくれそうです。</span>
詳しい設定方法と、今日から使えるテンプレートをご紹介するので、ぜひ参考にしてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にZoomとGoogle スプレッドシートの連携が可能です。
YoomにはあらかじめZoomとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
ZoomとGoogle スプレッドシートのAPIを連携すれば、ZoomのデータをGoogle スプレッドシートに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動で実行できます。
Zoomの会議後に、相手へのメールを自動で送信してくれます。
<span class="mark-yellow">面談の多い人事担当者や、商談の多い営業担当者におすすめのフローです。</span>
Zoomの議事録の内容の確認が多いプロジェクト責任者におすすめのフローです。
会議の内容を要約して、Google スプレッドシートに転記するため、情報共有もスムーズになります！
Zoomのミーティングデータの共有に手間を感じている方におすすめのフローです。
Zoomのレコーディング情報の整理や管理が一元化しますよ。
それでは、さっそく実際にZoomとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
<span class="mark-yellow">今回は「Zoom会議終了後にGoogle スプレッドシートからデータを取得しメールを送る」フローボットを設定していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめにZoomとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧から「Zooⅿ」を検索してください。
こちらの記事を参考にClient IDとClient secretを入力して、「追加」をクリックして、次に進みましょう。
以下画面が出てきたら、「Allow」をクリニックしてください。
マイアプリに「Zoom」が出ていたら、連携完了です。
※マイアプリ連携前にフローで使用するシートの作成をしておくことをおススメします。
内容の修正は後からでも大丈夫なので、先にシートだけ作っておきましょう。連携後に作成すると、うまく情報を読み込めない可能性があります。
「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧から「Google スプレッドシート」を検索してください。
以下画面が出てきたら、赤枠の「sign in with Google」をクリックしてください。
以下画面が出てきたら、使用したいアカウント（連携させたいアカウント）を選択してください。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
マイアプリに「Google スプレッドシート」が出ていたら、連携完了です。
ここから実際にフローボットを作成していきます！
下記のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートのコピーが完了したら、「OK」をクリックしてください。
※今回のフローはトピック（Zoomミーティングのタイトル）に「株式会社テスト_商談」などの情報が含まれていることを前提に進めます。
まずは、アプリトリガーの設定を行っていきます。「ミーティングが終了したら」をクリックしてください。
以下の画面が出て来たら、アカウント情報を確認して、次に進んでいきましょう。
次にAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」は、業務内容に合わせて間隔を選びましょう。
※トリガーはプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールアドレス」は、Zoomのアカウントのメールアドレスであることを確認してください。
設定用にZoomミーティングを立ち上げて、終了した後に「テスト」をクリックしてみましょう。
以下の値のアウトプットは、このあとの設定等で引用することで、ZoomとGoogle スプレッドシートのデータ連携を実現してくれます。
実際の設定ではIDなど具体的な値が反映されています。確認をしてから「保存」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
ここでは、テキストからデータを抽出する設定を行っていきます。
以下画面が出てきたら、次にクリックしてください。
続いて、詳細設定です。
「対象のテキスト」はアウトプットから「トピック」を選択してください。
「抽出したい項目」は抽出したい項目を入力してください。
今回は「会社名」で設定します。
会社名以外にも担当者も抽出したい場合は「会社名,担当者」などと追加しながら設定してください。
その後、テストを行いましょう。
正しく抽出したい項目が表示されれば、テストは成功です！
以下のアウトプットは、この後の設定で引用します。
「保存する」で次に進みましょう。
次に「レコードを取得する」をクリックしてください。
以下、画面が出てきます。
アカウント情報を確認後、下にスクロールしてください。
データベースの連携の欄を入力していきます。
「スプレッドシートID」は、候補から選択してください。
取得したいデータのスプレッドシートを選択しましょう。
「スプレッドシートのタブ名」も候補から選択してください。
対象Google スプレッドシートの対象タブを選びましょう。
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの範囲のことです。
アルファベットが縦列、数字が行を指します。
対象の範囲の値を入力してください。
全ての入力が完了したら、「次へ」をクリックして連携を確認します。
次にデータベース操作の詳細設定を行っていきます。
先程指定した、Google スプレッドシートの対象範囲から、以下の条件に合うレコードを取得していきます。
「取得したいレコードの条件」は、プルダウンから「会社名」「等しい」を選択しました。
<span class="mark-yellow">これで、指定したシートの「会社名」の項目とアウトプットの「会社名」が一致する行の情報を取得します。</span>
ご自身のシートの内容に合わせて条件を設定してみましょう！
この設定で、「会社名」というキーワードのレコードが取得されます。
次に「テスト」行います。
テストに成功したら以下のような画面が出てきます。
指定したGoogle スプレッドシートの範囲が取得できていれば、OKです！
以下、アウトプットの値は、この次の設定で引用します！「保存する」で次に進んで下さい。
「メールを送る」をクリックしてください。
メール内容の設定を行っていきましょう。
「To」は、アウトプットからメールアドレスを選択します。
スプレッドシートに明記されている「メールアドレス」の欄から、メールアドレスの値を取得して引用しています。
「件名」は以下設定例を参考に入力してください。
「先程はありがとうございました」や「会議の御礼」などでもいいかもしれませんね。
活用する場面に合わせた、件名を設定してみてください。
「本文」も以下設定例を参考に入力してください。
「{{会社名}}{{担当者名}」の部分は、アウトプットから選択してください。全て設定したら、次に進んで下さい。
以下画面が出てきますので、メールの内容を確認後、テストを行ってください。
メールが正しく送信されたら、テスト成功です。
実際に届いたテストメールがこちらです。
最後に「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
全ての設定が完了です！
設定が完了すると以下の画面が出てきますので「トリガーをON」にしてください。
お疲れ様でした！！
今回はZoomからGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからZoomへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートに追加した情報もとにZoomのユーザー追加を自動で行ってくれます。
面接の機会が多い、採用担当者の方におすすめのフローです。
商談の多い営業担当者や人事の採用担当者におすすめのフローです。
毎度のZoomのミーティング作成の手間を省くことが可能です！
Google スプレッドシートとの連携以外でも、ZoomのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
会議の情報や、開始前のURL共有など、テンプレートを活用するといくつかの手間を自動化させることができます！
Google スプレッドシートはデータの蓄積だけでなく、書類発行を自動化させる際にも便利です。
また、顧客へのメールを自動送信する際にも役立つので幅疲労教務に対応できそうですね。
本記事では、ZoomとGoogle スプレッドシートを使った自動化の方法についてご紹介しました。
これにより、会議後のデータ整理や情報共有がぐっと楽になり、時間を有効に活用できるようになります。特別なプログラミングの知識も不要で、誰でも簡単に自動化を始めることができます。
もし、これまでの作業に少しでも負担を感じていたなら、Yoomに無料登録して、さらに便利な自動化を体験してみてください！
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