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Zoom会議の内容を手動で文字起こしする際、全ての情報をテキスト化しているとタイピングの負担がその分多くなり、作業精度が落ちる可能性もあります。
「会議内容の聞き間違いで情報修正する手間を省きたい」「必要な情報だけをデータとして残したい」と思うこともあるかもしれません。
そんな時、Yoomの連携があなたの業務をサポートしてくれるはずです。
ZoomとGoogle Driveを連携し、YoomのAIオペレーションを合わせて活用することで、会議データの整理と管理の手間と時間が削減されることが予想されます。
会議内容をAIが自動で文字起こし・要約してくれるので、必要な情報を判別する作業を省略でき、入力ミスや聞き間違いが低減するはずです。
さらに、テキスト化されたPDFデータはGoogle Driveに自動登録されるので、データ管理の効率化が図れます。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。手動作業を可能な限り減らしたいと考えている方は、ぜひご覧ください。
ZoomとGoogleドキュメントとGoogle Driveを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
まず、Zoomで会議が終了後にレコーディング情報を取得したことをZoomのAPIを利用して受け取ります。
その後、AI機能を使用して文字起こしと要約を行い、Googleドキュメントの提供するAPIを用いてGoogleドキュメントで要約内容を反映した書類を発行します。
さらに、Google DriveのAPIを利用してGoogle Driveに書類データを保存することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Yoomと各アプリを接続することをマイアプリ連携といいます。最初にマイアプリ連携を行なっておくことで、スムーズにフローボットを作成できます。
(1)まずはZoomをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoom（OAuth）を検索してください。
(2)Zoom（OAuth）のアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)連携するZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報を入力した後、［追加］をクリックしましょう。
まずは、1つ目のZoomが接続できました。
(4)次に、Googleドキュメントのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで、2つ目のGoogleドキュメントの接続が完了しました。
(6)次に、Google Driveのアプリ連携を行います。
先ほどと同様の操作で、Google Driveを選択します。
(7)Googleドキュメントの時と同様に、「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
認証が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは7つです。
(1)まず、Zoomのアプリトリガーを設定します。Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「ミーティングが終了したら」をクリックしましょう。
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
※現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくはこちらもチェックしてみてください。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
(5)「メールアドレス」に、注釈に沿って情報を入力します。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、この後のステップで変数として引用・活用できます。
(7)次に、2つ目のステップ「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。
(8)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
次の画面で「ミーティングID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
アウトプットを挿入することで、会議終了ごとに毎回異なる値を取得して、後続アクションに引用できるようになります。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
(10)続いて、3つ目のステップ「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
(11)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
次の画面で「ダウンロードURL」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(12)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
(1)次に、4つ目のステップ「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。
(2)次の画面で、文字起こしのアクションをプルダウンから選択します。
文字起こしのアクションは複数あり、アクションによって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『最大30分の音声文字起こし(25タスク)』を選択します。
(3)次の画面で「ファイルの添付方法」を設定します。
今回のフローでは、取得した音声ファイルを使用すると仮定して、『取得した値を使用』を指定し、右の項目で『ダウンロードしたファイル』をプルダウンから選択します。
(4)「言語」や「AIモデル」を選択した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
（テストでは最初の5分間の音声のみが文字起こしの対象となります。）
「音声データを文字起こしする」の設定方法については、こちらのページも確認しましょう。
対応データ容量は最大1GBまでです。
※音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(1)続いて、5つ目のステップ「要約する」をクリックしてください。
(2)次の画面で要約のアクションをプルダウンから選択します。
アクションによって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）』を選択します。
(3)次の画面で「要約対象のテキスト」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを活用できるので、今回は文字起こしの【解析結果】を引用します。
(4)「文字数」と「要約の条件」は、運用に沿った情報を設定してください。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
「要約する」の設定方法については、こちらのページをご確認ください。
※AIによる判断となるため、指定した文字数通りの要約にならない、指定文字数よりも大幅に要約される、といった結果になる可能性もあります。
(1)次に、6つ目のステップ「書類を発行する」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を確認し、［次へ］をクリックします。
(3)「雛形書類の連携」の項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のようにアカウントから取得した内容が『候補』として展開され、この中から該当する情報を選択できます。
(4)「発行書類」の項目にも情報を入力します。今回は、Zoom会議を行なった日にちでファイル名を設定したいため、【日付】を変数として挿入し設定しました。
設定後、［次へ］をクリックしてください。
(5)「書類を発行する」を利用するには、あらかじめ「Google ドキュメント」または「Googleスプレッドシート」にて書類の雛形（テンプレート）の作成が必要です。
雛形書類をこちらの設定方法に従って、作成しておきましょう。
もし、書類発行オペレーションが実行できない場合、こちらのページを参考に問題解消をお試しください。
(6)雛形書類の作成が完了したら、「置換条件を取得」をクリックしてください。
(7)「置換後の文字列」には、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
以下の画像は、「置換後の文字列」の項目に前ステップで取得した【要約結果】を引用したものです。
(8)問題なく置換条件を取得し、運用に沿った設定を行ったら、［テスト］をクリックします。テストに成功すると実際に書類が発行されます。
結果に問題がなければ、［保存する］をクリックしてください。
(1)最後に、7つ目のステップ「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を確認し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「格納先のフォルダID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた情報が『候補』に表示されますので、運用に沿ったものを選択してください。
(4)「ファイル名」は、今回は前ステップで取得したアウトプット【ダウンロードしたファイル】を引用します。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
今回はアウトプット『ダウンロードしたファイル』を格納するように設定します。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックします。ここで実際に指定した格納先フォルダに書類が格納されているか、確認しましょう。
反映結果に問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
今回ご紹介したフロー以外にもZoomとGoogle Drive、GoogleドキュメントのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
作成したミーティング情報を関係者に通知したり、別ツールの特定ページを操作するだけで会議を設定することも可能です。
また、従業員情報の更新を検知して、該当するユーザー情報を自動的に削除することもできます。
文字起こしや解析をAIが行うことによって、手動作業を削減することにもつながります。
担当者の負担が軽減することで、チームの生産性向上も見込めそうです。
チャットツールで発言された重要な情報を自動的に集約することで、情報の見逃しが減るかもしれません。
さらに、新規ドキュメントの作成を関係者に素早く通知することで、後続作業にスムーズに移行できるようになるでしょう。
今回紹介したZoomとGoogle Drive、Googleドキュメントのアプリ連携で、ミーティング情報の取得から会議内容の文字起こしと要約、必要データの保存までのプロセスを自動で行えるようになるので、手動作業を最小限に抑えられるようになるかもしれません。
Zoom会議が終了してからの作業がシームレスに行われるので、一連の作業でかけていた時間が短縮され、複数のツールを横断する作業工程を減らせるはずです。
さらに、AIによる文字起こしと要約で、聞き間違いによる記録誤りや対応遅れの発生が抑制されることが予想されます。
担当者の負担が軽減されるので、業務プロセスを改善したいと考える方に撮って、有用なツールとなるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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