AsanaとAirtableを連携して、Asanaでタスクが登録されたらAirtableに追加する方法

ステップ1：AsanaとAirtableをマイアプリ連携

AsanaとAirtableをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Asana」と入力し、検索結果からAsanaを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。

3.次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

4.続いてAirtableをマイアプリ登録します。
Asanaの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Airtable」と入力し、検索結果からAirtableを選択し、以下の画面でメールアドレスを入力し、「Continue」をクリックしてください。

5.次の画面で、パスワードを入力し、「Sign in」をクリックしてください。

6.表示された画面で、「＋ベースを追加」をクリックし、対象のベースを選択します。その後、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

マイアプリにAsanaとAirtableが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるAsanaのトリガー設定と、その後のAirtableのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Asanaでタスクが登録されたらAirtableに追加する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択して、入力しましょう。

5.入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

6.次にアプリと連携する「レコードを作成」をクリックしてください。表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

7.API接続設定を行います。「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」は説明にしたがって、入力しましょう。

「フィールド情報」は、先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、入力しましょう。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、AsanaとAirtableの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のAsanaとAirtableを使った自動化例

その他にもYoomにはAsanaとAirtableを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
‍Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。このフローを活用することで、タスク管理の効率化が期待できます。Google Chatの情報をもとに、自動でAsanaへタスクが追加されるため、手動での入力作業が不要になり、人為的ミスの防止と業務全体の効率向上に繋がります。さらに、自動でタスクが追加されることで、タスクの見落としや管理ミスの減少が期待できます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらAirtableのレコード情報も更新する
Google スプレッドシートで行が更新されたらAirtableのレコード情報も更新するフローです。このフローを活用すると、自動でGoogle スプレッドシートに更新されたデータが反映されるため、手作業によるデータ入力の手間を省くことができるでしょう。手作業を省いた更新を行うことで、ヒューマンエラーの防止に繋がります。また、更新を自動化することで、スピーディーな情報共有にも繋がります。

3.Airtableから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
Airtableから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。このフローを活用すると、会議の登録作業が自動化されるため、手間を大幅に削減できるでしょう。手動での入力ミスのリスクも減少し、情報の正確性向上が期待できます。また、自動でGmailで会議URLが送信されるため、参加者への連絡がスムーズになり、コミュニケーションが円滑になるでしょう。このように、業務の効率化やヒューマンエラーの防止、コミュニケーションの改善が期待できるため、従業員の生産性向上にも繋がります。

まとめ

今回は、AsanaとAirtableを連携して、Asanaでタスクが登録されたらAirtableに追加する方法をご紹介しました。
AsanaとAirtableを連携することで、タスク管理とリソース管理を一元化し、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。本記事で紹介した手順に沿って設定を行えば、ノーコードで簡単に自動化を実現できます。手作業によるミスを減らし、チーム間の情報共有を強化することで、プロジェクトの成功率も高まるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力するだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考に、AsanaとAirtableの連携を試してみてください。