・
If you use Google Sheets and kintone in your daily work, you've probably thought at least once that it would be great if the information between them could be automatically updated!
However, some of you might have hesitated because you thought it required difficult programming knowledge.
With Yoom, there's no need for the complicated settings of GAS.
Simply follow the steps to enter the necessary information for account integration, and you'll quickly complete the integration between Google Sheets and kintone.
Please take a look for reference!
GAS stands for Google Apps Scripts, a programming language provided by Google.
While it offers the advantage of integrating apps provided by Google, it has the disadvantage of being difficult to handle without a certain level of programming knowledge.
Let's delve into the advantages and disadvantages.
[Advantages]
There are programming languages like HTML and Python, but GAS is overwhelmingly easier to understand and learn compared to other languages, which is a major advantage.
Additionally, since you can directly input code into the browser, not needing to prepare an environment is another advantage.
[Disadvantages]
Even though it's easy to learn, the biggest disadvantage is that it's challenging to set up for those with zero programming knowledge.
Moreover, since it's a feature provided by Google, there's a risk that if Google withdraws, all your settings could disappear, so caution is needed.
If you could create apps without using GAS, which requires some programming knowledge and is dependent on the platform, and easily integrate with other tools... wouldn't that be ideal?
kintone is the name of a cloud service provided by Cybozu.
You can create apps necessary for business tasks like customer management and schedule management without writing code.
By integrating kintone and Google Sheets, you can efficiently proceed with daily business tasks.
Automatically updating and visualizing each data set makes it easier to analyze later.
Integrating Google Sheets and kintone offers many benefits in business operations.
For those who handle a lot of information in their daily work, centralized data management alone can be a significant advantage.
The more tools you use, such as communication tools, data management tools, and tools used by each company, the more burdensome it becomes to manage them.
With kintone, you can also facilitate communication and create apps necessary for information management without programming knowledge.
By integrating with spreadsheets, you can consolidate all information into one and share it with each party.
Utilize kintone's reminder function to set up notifications when data is imported into Google Sheets.
If you set the cell to turn red for "X days until the deadline" and yellow for "the day before the deadline," managing deadlines becomes easier.
Here are some examples of what can be done by integrating kintone with Google Sheets.
The main use is to consolidate data collected from kintone into Google Sheets.
By consolidating data into Google Sheets, it becomes easier to visualize with tables and graphs, making it easier to share and improving work efficiency.
Here are some examples of what can be done by integrating Google Sheets with kintone.
If you distribute the same sheet to multiple parties and automatically aggregate each piece of information into a kintone app, you can easily consolidate information without having to check each one.
Yoom is a next-generation RPA (Robotic Process Automation) that enables the automation of various business tasks through app integration.
Even without programming knowledge, you can integrate apps with no code, allowing anyone to quickly improve business efficiency.
By integrating over 100 apps, the possibilities for improving business efficiency are limitless!
From here, we will introduce how to actually integrate kintone and Google Sheets!
まずはkintoneのアカウント連携をしましょう。
赤枠の部分の＋ボタンからお持ちのkintoneアカウントと連携させることができます。
kintoneをマイアプリ登録していない方はこちらから登録をしてから連携をしてください。
連携にはサブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットの3つの情報が必要です。
情報の取得方はこちらを参考にしてください。
連携がうまくいくと、kintoneに登録しているメールアドレスが表示され、「次へ」のボタンが押せる様になります。
続いて、kintoneのレコードについての情報を登録していきます。
サブドメインとアプリIDの情報をURLから取得し、入力してください。
「テスト」ボタンを押し成功したら「保存をする」ボタンを押して次へ進んでください。
※テストをせずに起動してエラーが出るとタスクを消費してしまうので必ずテストで成功してから起動させる様にしてください！
エラーが出た場合は書かれている内容に応じて修正してください。
続いてGoogleスプレッドシート側の設定を行います。
アカウントを連携していない場合は、kintoneと同様に連携するアカウント情報を追加してください。
データを使いたいGoogleスプレッドシートを開き、必要な情報を入力します。
URLの情報と、シートの名前・反映させる範囲を指定します。
「次へ」ボタンを押してエラーが出なけれOKです！
次へ進むと、スプレッドシートのセルの内容がレコードの値として表示されているはずです。
(画像はサンプルです。)
ここで各項目にアプトプットで取得した値を入力し「保存する」ボタンで設定は完了です！
続いては、Googleスプレッドシートからkintoneに連携しする方法をご紹介します。
今回のフローでは、毎日決まった時間にフローが始まり、情報を取得・自動更新することができます。
トリガジュールで起動する様に設定するので、いつのタイミングでフローボットを起動させたいのか決めましょう。
上記３種類でスケジュールを設定できます。
Cron設定についての詳細はこちらから確認してみてください。
連携するアカウント情報を設定し、アクションを選びます。
選択できるアクションは以下の通りです。
まずはGoogleスプレッドシートの情報を設定します。
スプレッドシートID・シート名・範囲・方向を設定し「テスト」ボタンを押します。
範囲に関して、1列目(または1行目)に項目名が入力されている場合は2列目(または2行目)から範囲を設定してください。
コマンドオペレーションの設定変更は不要です！
アプリ連携をした後に、スプレッドシートIDなどの設定を行います。
「次へ」ボタンを押してエラーが出なければ次の設定に進みましょう！
取得したいレコード条件を入力していきます。
今回の場合は列ごとに情報を取得し反映させていくので、列のどの項目に沿って情報を取得してくのかを設定します。
今回Googleスプレッドシートで取得した情報かこちらです。
ID列ごとに全ての項目を取り込んでいることがわかるかと思います。
データベースの設定についてわからないことがあればこちらのページを確認してみてください。
kintoneの連携するアカウントを追加し、連携するkintoneのアプリIDをそれぞれ入力し「次へ」ボタンを押します。
次に、取得したアウトプット情報をkintone側の反映させたい内容とリンクさせていきます。
テストボタンを押して、成功すればkintone側にスプレッドシートの情報が反映されているはずです。
Googleスプレッドシートの連携は、前のやり方と同じです！
必要な情報を入力し、「テスト」ボタンを押しましょう。
続いて、シート内の詳細設定です。
こちらの設定も、1つ前の手順と同様に入力していきます。
全ての行程にエラーが出ていないことを確認して、スケジュールトリガーをオンにすれば全ての設定は完了です！
お疲れ様でした！
There are many other examples of automation using kintone and Google Sheets on Yoom, so here are a few introductions.
1. For those who centrally manage data in Google Sheets, you can add the kintone record ID to Google Sheets.
2. In addition to updating information, you can also automatically change the sheet name in Google Sheets.
Did you understand that utilizing the integration between kintone and Google Sheets can expand the scope of your work?
With automatic transcription, you can eliminate the hassle of manually entering vast amounts of information, reducing errors and omissions.
At Yoom, you can use all the features for free for two weeks.
If you're curious about how much more efficient your work can become, please give it a try!
.avif)
