How to link GitHub and Garoon to automatically register task information from GitHub into the Garoon calendar

The process only has 2 steps, so you can set it up in 10-15 minutes.

1. Set up a flow bot that triggers when a new issue is created
2. Set up an action to register a schedule

If you are not using Yoom, please register for free here.
If you are already using Yoom, please log in.

Step 1: Register GitHub and Garoon as My Apps

Please register GitHub and Garoon as My Apps to connect them to Yoom.
Registering them as My Apps makes the subsequent automation setup easier.

First, let's register GitHub as a My App.

Click "My Apps" → "New Connection" on the left side of the Yoom screen.
A list of apps will be displayed, so find GitHub from there or search from "Search by App Name".

Next, when the following screen is displayed, please sign in to GitHub.

Next, we will register Garoon as a My App, so select Garoon in the same way as before.
When the following screen is displayed, check the instructions and set the "Account Name" and "Access Token".
※ For base64 encoding, please check the help page here.

If GitHub and Garoon are displayed in My Apps, the registration is complete.

Step 2: Set up a Flow Bot that triggers when a new issue is created in GitHub

To set up automation, click "Try it" on the banner below.

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすれば変更できます。
まず、GitHubの設定を行うため、「Issueが新しく作成されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「GitHubと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→Issueが新しく作成されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、ご注意ください。
• 「オーナー名」、「リポジトリ名」→説明を確認して設定

設定ができたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:Garoonで予定を登録するアクションを設定

続いて、Garoonの設定を行うため、「【スケジュール】予定を登録」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Garoonと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→【スケジュール】予定を登録

以下の画面が表示されるので、説明を確認して「サブドメイン」と「予定のタイプ」を設定しましょう。

スクロールし、アウトプットを利用して「タイトル」の設定を行ってください。
赤枠の矢印をクリックすると、GitHubのアウトプットを利用できます。
{{Issueタイトル}}←アウトプットはこのように表示されます。

さらにスクロールし、「開始日時」と「終了日時」の設定をしましょう。
「日付」→「翌日」→「{{tomorrow_%Y-%m-%d}}」の順でクリックして、T00:00を入力してください。
※日時の設定は「2024-10-01T00:00」の形式で入力する必要があるため、以下の形式で入力します。
以下は終日予定を想定した設定にしています。

「参加者」の設定を行いましょう。

• 「参加者」→任意で設定
• 「ユーザーのログイン名または組織コード」→説明を確認して設定

他にも設定したい項目があれば、設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGitHubとGaroonを使った自動化の例

1.GitHubで新規Issueが登録されたら、kintoneに新規レコードを自動登録するフローです。
タスク情報をkintoneにも自動登録できるため、転記する手間が省けます。
個々で作成されたタスクを管理したいチームリーダーなどにおすすめの自動化です。

2. This is a flow where an issue is automatically created in GitHub when a page in a specific Notion database is created or updated.
By utilizing Notion's database to automatically create issues, data management can be carried out smoothly.

3. This is a flow that automatically adds information to a Google Spreadsheet when a workflow is approved in Garoon.
It helps in understanding the team's progress as the approval status can be visualized.

Summary

With the integration of GitHub and Garoon, task and schedule management can be unified, potentially improving work efficiency.
Additionally, manual schedule registration becomes unnecessary, allowing for smooth information sharing within the team, and enabling quick progress tracking and decision-making.
As a result, it may reduce the burden on those responsible, allowing them to focus more on important tasks.
This automation seems particularly beneficial for those working at distributed locations or remotely.

The template introduced this time can be tried by registering for free on Yoom.
If you would like to try it out, please register for free from here.