【ノーコードで実現】GmailのデータをOutlookに自動的に連携する方法

Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する

商談や面談など特定のワードを含む件名のメールを受信した際に、Outlookでタスクを自動的に作成するフローです。
タスクを自動生成できるため、管理が容易になるはずです！

Gmailの受信内容をもとにOutlookのイベント情報を更新する

Gmailで情報共有を行っており、Outlookでのスケジュール管理の効率化を図りたい場合におすすめのフローです。

GmailとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGmailとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでとの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、Gmailの受信内容をもとにOutlookのカレンダーにイベントを登録するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：GmailとOutlookをマイアプリ連携

まずは、GmailとOutlookをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【Gmailの場合】

(1)「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。

(2)YoomとGmailの連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携したいGmailのアカウント情報を入力後、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」を入力します。

(4)YoomがアクセスできるGmail内の情報の範囲を選択し、「続行」を入力します。

以上でGmailのマイアプリ連携は完了です。

【Outlookの場合】

(1)「Outlook」と検索し、アプリ一覧からOutlookを選択します。

(2)Microsoftアカウントのサインインが求められるので、連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。

(3)パスワードを入力します。

以上で、Outlookのマイアプリ連携は完了です。

Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

(1)テンプレートの1番上にある「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

(2)Gmailと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

(3)Gmailの【API接続設定】を行います。
トリガーの起動タイミングとなる間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択しましょう。

(3)情報の取得対象となるメールのラベルを設定します。
入力ボックスをクリックすると、「候補」が表示されるので、運用方法に合わせて適切なラベルを選択しましょう。

(4)設定が完了したら、テスト用に連携したGmail宛てにメールを送信し、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功したら、「アウトプット」に取得したメールの内容が表示されます。

問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ4：抽出するテキストデータのアクション設定

(1)テンプレートの「テキストからデータを抽出する」をクリックします。

(2)抽出したいデータの変換タイプを選択します。
デフォルトでは3,500文字に設定されていますが、より長い文章のメールも抽出したい場合は、7,000文字以上を選択しましょう。

(3)Outlookに登録したいメールの内容を対象テキストに設定します。
入力ボックスをクリックすると、前の項目から取得した情報を引用できる「アウトプット」が表示されます。
「特定のラベルのメールを受信したら」から、「本文」を選択しましょう。
※‍「アウトプット」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得したアウトプットは、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

(4)次に、「抽出したい項目」を設定します。
「対象テキスト」（メールの本文）から抽出してOutlookに登録したい内容を設定しましょう。

(5)設定が完了したら、「テスト」を実行します。
ステップ3の(4)でテストしたメールの内容が抽出されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ5：Outlookのアクション設定

(1)テンプレートの「自分のカレンダーにイベントを登録する」をクリックします。

(2)Outlookと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「自分のカレンダーにイベントを登録する」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

(3)「タイトル」にOutlookのカレンダーに登録するイベントのタイトルを任意で設定します。
「アウトプット」の「テキストからデータを抽出する」から、Gmailで受信した内容に沿った「タイトル」を引用できます。

(4)「開始日時」に予定の開始日時を設定します。
「アウトプット」の「テキストからデータを抽出する」から「開始日時」を選択すると、Gmailで受信した内容に含まれる開始日時が反映されます。

(5)「開始日時」と同様に、「終了日時」を設定します。

(6)以下の項目は任意で設定できます。

• 参加者のメールアドレス：イベントの参加者のメールアドレスを事前に設定
• 会議室または場所：イベントの場所を設定
• 説明：イベントの内容を設定

設定が完了したら、「テスト」をクリックしてテストを実行しましょう。

(7)テストが成功したら、「保存する」をクリックして設定は完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

OutlookのデータをGmailに連携したい場合

今回はGmailからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Outlookで予定が登録されたらGmailでメールを送付する

Outlookで予定管理をしており、Gmailでコミュニケーションをはかりたい場合におすすめのフローです。

フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録して、Gmailでメールを送付する

フォームで回答された情報をもとに、Outlookにイベントを登録してGmailでメールを送付するフローです。
手動作業にかかる時間の軽減やデータの誤入力の防止が見込めます。

Gmail‍やOutlookのAPIを使ったその他の自動化例

GmailやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

Gmailを使った便利な自動化例

書類やファイルの自動送信や、受信したメールをトリガーにファイルやタスクなどを自動で作成・更新できます！

Outlookを使った便利な自動化例

受信したデータをOCRで読み取ったり、Outlookで作成した予定を別アプリに同期したりすることなどが自動化できます！

終わりに

GmailとOutlookの連携により、手作業が省け、スケジュール管理やタスク管理がスムーズになります！
特に、Gmailで受信したデータを基にOutlookに予定を登録する自動化や特定の件名のメールを受信したらタスクを作成する自動化を導入すれば、今まで以上に作業を効率化できるはずです！
さらに、<span class="mark-yellow">Outlookの予定情報をGmailに自動通知することも可能なので、必要に応じてテンプレートを使い分けることができますね。</span>

「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！

毎日の業務に追われるのはもうやめて、作業効率をもっとアップさせましょう！
自動化を味方につけて、作業時間を確保してくださいね。