【ラクラク設定】Gmailで受信したテキストをまとめて翻訳し、Gmailで通知する

メールで受信したテキストを翻訳し、チャットツールに通知する

Gmailで受信したテキストの翻訳結果を、SlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で通知します。
チームメンバーと翻訳内容をリアルタイムで共有したい場合や、プロジェクトに関する海外からの連絡を素早く把握したい場合に便利ですね！
情報共有のスピード向上により、チーム全体の対応力を高めることができます。

メールで受信したテキストを翻訳し、データベース/ドキュメントツールに追加する

Gmailで受信したテキストを自動翻訳し、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionに自動で追加・保存するフローです。
翻訳履歴を一元管理したり、後から参照したい情報を整理したりするのに役立ち、ナレッジの蓄積にもつながりますよ！
これにより、過去の翻訳内容の検索や分析が容易になり、業務の属人化を防ぐ効果も期待できます。

受信したメールをテキストにまとめて翻訳し、メールで通知するフローを作ってみよう

ここでは、Yoomを使って「Gmailで受信した特定のメールをトリガーに、本文テキストを自動で翻訳し、その結果をGmailで通知する」フローの作成手順を簡単に解説します。このフローを使えば、特定の差出人からのメールや、件名に特定のキーワードが含まれるメールだけを対象に、自動翻訳を実行できます。今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Gmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定および翻訳とGmailのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：Gmailのマイアプリ連携

今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。

1．Gmailのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

マイアプリにGmailが表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるGmailの受信設定

翻訳したい内容のメールを、自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントか確認し「次へ」をクリックしましょう。

次の設定の画面が表示されるので、設定を進めていきましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に「ラベル」を設定します。

以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。

入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：翻訳する

Gmailで受信した長文の英文のメール内容を翻訳するための設定を行います。
このステップはテンプレートで既に設定されているので確認を行っていきましょう。
以下の赤枠をクリックします。

アクションを選択する画面が表示されますが、既に設定済みなので「次へ」をクリックしましょう。

詳細を設定する画面が表示されるので、設定を進めます。
翻訳対象のテキストには、以下のように「取得した値」から「本文」をクリックしましょう。

翻訳するの設定方法

翻訳する言語は、今回英語の文章を日本語に翻訳するため「日本語」を入力します。

「テスト」をクリックし、実際に翻訳できるか確認しましょう。
テスト成功すると、以下のように翻訳された文章が表示されます。
（今回は架空のビジネスメールを翻訳しています。）
この内容も、アウトプット（取得した値）として入力に使用することが可能です。
「保存する」をクリックし次の設定に進みましょう。

ステップ5：翻訳内容をGmailに送信する

最後に翻訳した内容をGmailへ送信するための設定を行いましょう。

以下の赤枠の箇所をクリックします。

メール設定が表示されるので、連携するGmailアカウントを確認します。

メール内容の設定も進めましょう。

Fromは注釈の通り、未入力の場合は連携したGmailのメインアドレスになります。

Toには任意のアドレスを入力しましょう。
入力項目の下に表示されるアウトプット（取得した値）から自分のメールアドレスを入力することも可能です。

件名には翻訳結果であることと、メールの件名を入力しました。

本文には以下のようにアウトプット（取得した値）より、翻訳結果を入力しました。

設定後「次へ」をクリックしましょう。

メール送信のテストの画面となるので、実際にテスト送信しましょう。
テスト送信完了後、実際にメールが届いているか確認します。
確認ができたら「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

翻訳を使った自動化例

テキスト翻訳以外にも、Yoomを使えばさまざまな翻訳が簡単にできます！
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務で「もっと効率化したい！」と感じている作業があれば、ぜひ参考にしてくださいね！

まとめ

この記事では、Gmailで受信した大量のテキストを自動的に翻訳し、その結果を様々なツールに連携する方法をご紹介しました。

手作業での翻訳は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスなども起こりがちですよね…
<span class="mark-yellow">Yoomを活用すれば、このような翻訳に関する一連の作業を自動化し、業務の正確性とスピードの向上が見込めます！</span>

今回ご紹介したテンプレートを使えば、プログラミングの知識は不要で、簡単なステップで自動化の設定が可能です。
日々の翻訳業務に課題を感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを利用して、その効果を体験してみてくださいね！

まずは無料アカウントから、業務に合った自動化を試してみませんか？

アカウント発行はこちらから！