GmailとTrelloを連携して、Gmailで問い合わせメールを受信したらTrelloにタスクを登録する方法

日々の業務でGmailに届く問い合わせメールを手動でTrelloにタスク登録していませんか？その作業を自動化できたら、対応スピードが上がり、業務効率も大幅に向上します。本記事では、GmailとTrelloを連携し、問い合わせメール受信時に自動でタスクを登録する方法をご紹介します。ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひお試しください。

こんな方におすすめ

Gmailで顧客対応を行い、Trelloを活用したタスク管理を既に実施しているが、手動作業に課題を感じている方
顧客対応の進捗状況を透明化したいと考える、複数人で問い合わせ業務を担当しているサポートチームの方
タスク登録時のミスや漏れを防ぎ、正確な対応を行いたいと考える中小企業の業務担当者
問い合わせ対応の効率化を進め、より重要な業務に集中したいと考えるマーケティング担当者
API連携を活用してGmailやTrelloを効率的に使いこなしたいと考えているIT部門の方

GmailとTrelloを連携するメリットと具体例

メリット1：対応スピードと効率の向上

従来、Gmailで受信したお問い合わせメールを確認した後、担当者が個別にタスク管理ツールに情報を手動で転記する作業は時間と手間がかかります。このプロセスを自動化することで、メールの情報が即座にTrelloのタスクカードとして反映されるため、情報漏れや二重入力といったミスを防止できます。この一元化により、メール確認やタスク作成にかかる時間を短縮でき、他の業務に充てる時間を確保できます。結果として、チーム全体の作業効率向上が期待できます。

メリット2：タスク進捗の透明性向上

Trelloの最大の特長は、タスクの進捗状況を可視化できる点です。Gmailからタスクが自動登録されることで、誰がどのタスクを担当しているのか、進行状況がどうなっているのかをリアルタイムで把握できるようになります。担当者がタスクを「対応中」から「完了」に進める際も、一目で状況を確認できます。この透明性により、担当業務がチーム全体で把握できるようになり、効率的な役割分担が可能になります。プロジェクトの見通しが良くなるため、コミュニケーション不足による業務の遅延を防ぐ効果も期待できます。

メリット3：対応状況の履歴を簡単に追跡・確認できる

Gmailから自動でタスクが登録されることで、過去の対応履歴を簡単に追跡できるようになります。Trelloでは各タスクにタイムスタンプや担当者のアクションが記録されるため、顧客からの問い合わせ対応状況を簡単に振り返ることが可能です。これにより、顧客からの問い合わせが重複した際にも迅速に対応でき、状況説明に要する時間を削減できます。また、定期的な会議で進捗状況を確認する際にも、この履歴情報が役立ちます。担当者の作業負担軽減と同時に、業務の透明性と効率性が向上が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにタスクを登録する方法をご説明します。

[Yoomとは]

Gmailで問い合わせメールを受信したらTrelloにタスクを登録する方法

Gmailのデータベースにレコードが登録されると、APIを利用してその情報を受け取り、
Trelloの提供するAPIを用いて指定のチャンネルに登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

・GmailとTrelloをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・起点となるGmailのトリガー設定と後に続くTrelloの通知設定
・トリガーをONにする

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

今回使用するテンプレートはこちらです。

ステップ1：GmailとTrelloをマイアプリ連携

今回使用するGmailとOutlookのマイアプリ登録を行いましょう。

先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

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マイアプリにGmailが表示されます。

次にTrelloのマイアプリ登録を行いましょう。
Gmail同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にTrelloを入力し、表示された候補をクリックしましょう。

連携のため必要事項を入力しましょう。
詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：起点となるGmailのトリガー設定と後に続くTrelloの通知設定

以下の赤枠内の箇所をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されますので、赤枠の箇所を入力しましょう。

・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・ラベル：入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下の画面のように、候補から入力することが可能です。任意のラベルを選択しましょう。

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内容入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

次にTrelloの設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

API接続設定の画面が表示されるので、Trelloでカートを追加するための設定を行いましょう。
入力項目の下に注略があるので、参考にしながら入力を進めます。

説明の項目ではアウトプットが使用できます。
Trelloで追加するカードの内容を設定できるので、アウトプットを活用し入力しましょう。

入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、GmailとZendeskの連携動作を確認‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

GmailやTrelloを使ったその他の自動化例

①kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信する

kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。このテンプレートを使用することで、打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る手間を省くことができます。kintoneの詳細ページから1クリックでメールの送付を完了するため、定型業務を省きかかっていた時間を他の業務に充てることができます。

②Google スプレッドシートで行が追加されたら、Trelloにタスクを追加する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Trelloにタスクを追加するフローです。このテンプレートを使用することで、Google スプレッドシートで登録された情報をTrelloにも自動で登録することができ、転記作業の負担を軽減します。手作業の時間を省くことでタスク解決に時間をかけることができ、効率的な問題解決によってプロジェクト進行を促進します。

③Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する

Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録するフローです。このテンプレートを使用することで、Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに自動登録するフローを利用することで、時間と手間を削減できるというメリットがあります。手動で領収書を登録する必要がなくなり、作業効率が向上します。