Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailに通知する
予定の作成時だけでなく、更新時にも通知できます。これで急な予定変更でも安心ですね！
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「あれ、この予定って誰かに共有したっけ？」
「急に予定が変更されたけど、関係者に伝え忘れてたかも…」
そんな小さな不安を抱えていませんか？GoogleカレンダーとGmailを連携すれば、予定の作成・変更・削除といったアクションに応じて、関係者へ自動的にメールを送信することが可能です。たとえば「予定が作成されたらGmailで自動通知」「予定の更新時に関係者へ変更連絡」「削除時にも自動で通知」など、日々のスケジュール管理をもっと簡単にしてくれる自動化を作成することが可能です。
この記事ではGoogleカレンダーのデータをGmailに自動的に連携する方法について、画像付きで詳しく解説していきます。業務効率化に興味のある方はぜひチェックしてみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogleカレンダーとGmailの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogleカレンダーとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
GoogleカレンダーとGmailのAPIを連携すれば、GoogleカレンダーのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにChatGPTとOutlookの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Googleカレンダーで予定を共有しており、コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方におすすめのフローです。
予定の作成時だけでなく、更新時にも通知できます。これで急な予定変更でも安心ですね！
変更だけでなく、予定そのものがなくなる場合もありますよね。そんな時はこちらのフローでスピーディーに知らせることができます。
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleカレンダーを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
同様にGmailを検索してください。Googleカレンダーと同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「予定が作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が作成されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まずトリガーの起動間隔を選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にカレンダーIDを候補のプルダウンから選択します。
種別は任意で選択してください。未設定の場合、すべての種別が対象となります。
最後に任意で検索キーワードを入力しテストしましょう。今回は例として「面談」というキーワードを設定しています。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定をしていきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にメール内容のTo、件名、本文を入力します。必要に応じて、以下のようにプルダウンからアウトプットを選択して入力すると簡単に設定できます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
メール送信のテスト画面が表示されるので、内容を確認して誤りがなければテストしましょう。
成功したら保存してください。メールが届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する方法でした！
今回はGoogleカレンダーからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailでのやり取りで予定を決めたり周知したりしている場合におすすめのフローです。
メールを受け取ったら自動でGoogleカレンダーの予定が更新されるので、対応漏れを防ぐのに役立ちますね。
GoogleカレンダーやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleカレンダーに予定が作成されたタイミングで、SlackやDiscordに自動通知を送信したり、Google スプレッドシートに予定情報を追加することが可能です。また、NotionやAsanaと連携することで、他ツールの情報をもとにGoogleカレンダーへ予定を自動作成することもできます。
Gmailで受信した問い合わせに対して、ChatGPTで自動生成した返信内容をそのまま送信したり、Zoomウェビナー終了後にフォローメールを送信するなど、対応業務を効率化できます。また、受信メールの添付ファイルをGoogle DriveやDropboxへ自動保存することも可能です。さらに、Trelloで新たなカードが作成された際に通知をGmailで受け取る連携も便利です。
いかがでしたか？GoogleカレンダーとGmailを連携すれば、「予定を登録したのに通知し忘れた」「変更の連絡が遅れてトラブルに…」といった日々の業務でありがちなミスを減らすことができます。予定作成や更新・削除のタイミングでメールを自動送信することで、情報共有の手間を削減し、チーム全体の連携もスムーズになります。
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