【ノーコードで実現】GoogleカレンダーとZoomを連携する方法

特定条件のGoogleカレンダー予定作成時にZoomミーティングを自動作成する

Googleカレンダーの予定に含まれる情報（タイトル、参加者、時間など）に基づいて、特定の条件に合致する場合のみZoomミーティングを作成するといった、より柔軟な自動化も可能です。

たとえば、「社内会議」というキーワードが含まれる予定のみZoomを作成したり、特定の参加者が含まれる場合だけ実行したりすることで、不要なミーティング作成を防ぎ、よりスマートな運用が実現するでしょう！

Googleカレンダーの予定作成時にZoomミーティングを作成し、関係者にメールで通知する

Zoomミーティングを作成するだけでなく、その会議情報を参加者へメールで自動通知することも可能です。

Googleカレンダーの招待機能とは別に、会議の詳細情報やアジェンダなどを添えてメールを送りたい場合に便利で、会議URLの共有漏れを防ぎつつ、参加者へスムーズに情報を届けられます。

フォームやメールの内容を元にGoogleカレンダーとZoomに予定を作成する

Googleカレンダー以外のツールを起点として、Googleカレンダーへの予定登録とZoomミーティング作成を自動化することも可能です。

たとえば、問い合わせフォームや予約フォームへの入力内容、あるいは特定のメールを受信した内容をもとに自動で会議設定を行う連携なら、受付業務や顧客対応など、幅広いシーンでの活用が期待できます

Googleカレンダーの予定作成でZoom会議を自動作成するフローを作ってみよう

ここでは例として、「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomで会議を自動作成して予定に会議URLを追加する」フローの作成プロセスをご紹介します。Googleカレンダーに予定を入れるだけで、Zoomミーティングの作成からURLのカレンダーへの追記までが自動で完了する便利なフローが完成します。

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleカレンダーとZoomのアカウントをYoomに連携
• テンプレートをコピーする
• トリガー（Googleカレンダーの予定作成）とアクション（Zoomミーティング作成、カレンダー予定更新）の設定
• フローの有効化とテスト

ステップ1:GoogleカレンダーとZoomのマイアプリ連携

1. Googleカレンダーの登録方法‍

マイアプリ画面から「＋新規接続」ボタンをクリックしましょう。
検索窓で、Googleカレンダーを検索してください。

下記画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

続いて、連携するアカウントを任意で選択してください。

「次へ」をクリックします。

「続行」をクリックしてください。

これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録完了です！

2. Zoomの登録方法‍

先ほどと同様に、「＋新規接続」をクリックしZoomを検索してください。

こちらのヘルプページを参考にClient IDとClient secretを入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックして、次に進みます。

下記画面が表示されたら、「Allow」をクリックしましょう。

これで、Zoomのマイアプリ連携完了です！

ステップ2:テンプレートのコピー

ここからは、いよいよフローの作成手順をご説明していきます！
簡単にフローを設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。

Yoomにログインしたら、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。

下記画面が表示されたら、「OK」を押して設定を始めていきましょう！

ステップ3:Googleカレンダーに予定が作成されたら起動するトリガーの設定

まず最初に、「予定が作成されたら」という項目を設定します！

次に表示されるページは、デフォルトで設定されています。
トリガーアクションが「予定が作成されたら」になっていることを確認し、次のページに進みましょう！タイトルはわかりやすいものに修正可能です。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にすることをおすすめします。

カレンダーIDは、候補から使用したいカレンダーを選択してください。

種別と検索キーワードは任意で設定してください。（必要なければ未設定でもOKです！）

ここまで設定が完了したら、Google カレンダーで予定を仮の作成してから画面下部にある「テスト」をクリックしてください。
下記画面が表示されたらテスト成功です！

下記画像の通りGoogleカレンダーの情報がアウトプットに取得されます。
正しく取得できていることを確認できたら設定を保存してください。

※参照：アウトプットの詳細については、こちらのページをご確認ください。

ステップ4:データを抽出する

次に、「テキストからデータを抽出する」という項目をクリックしてください。

※注意事項：データ抽出機能は、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになるので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で、トライアル期間中は制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

タイトルは自由に変更できます。また、テキストの文字数を変更したい場合は、「変更する」ボタンをクリックしてください。

下記画面が表示されるので、用途に合わせて最大文字数の設定をしましょう。

今回は、「会議時間（分）」をGoogleカレンダーに登録した会議の開始時間と終了時間から自動で取得できるように設定しています。

対象のテキストは、下記画面の通り設定済みです。

抽出したい項目もデフォルトで設定されているので、このまま進みましょう。

確認ができたら、テスト実行後「保存する」ボタンをクリックしてください。

テストが成功し、会議時間60分の情報が取得できました！

ステップ5：Zoomにミーティングを作成する

次のページは、デフォルトで設定されています。
アクションが「ミーティングを作成」になっていることを確認し、そのまま進みましょう！

メールアドレスは、使用したいZoomアカウントのアドレスを手動で入力してください。

トピックは、下記画面の通り設定されています。
このように設定することでGoogleカレンダーに新たに登録した予定から予定のタイトルを自動で取得し引用することができますよ！

会議の説明と開始日時も同様に設定済みのため、確認しましょう。

会議時間は、「テキストからデータを抽出する」というタブから設定されています。
こちらもすでに設定されていますので、確認するだけでOKです！

テスト実行後、「保存する」ボタンをクリックしましょう。

ステップ6:Googleカレンダーの予定を更新する

続いて、Googleカレンダーアイコンの「予定を更新」をクリックしましょう！

こちらのページも設定済みのため、アクションが「予定を更新」になっていることを確認できたら、「次へ」をクリックしましょう！

カレンダーIDは、候補から任意で選択してください。

予定IDは、下記画面の通り設定されているのでこのままで問題ありません。

予定のタイトル、予定の開始日時、予定の終了時間もすでに設定済みです。

予定の説明に、先ほど自動作成したZoomの招待リンクが貼られるように設定されています。

上記設定が全て確認できたら、テストを実行しましょう。
テストが成功したら「保存する」ボタンをクリックします。

ステップ7:トリガーをONにする

設定が完了したら、画面右上の「フローをONにする」をクリックします。

これで「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomで会議を自動作成して予定に会議URLを追加する」フローの設定は完了です！
実際にGoogleカレンダーで新しい予定を作成し、自動的にZoomミーティングが作成され、予定にURLが追記されるか確認しましょう。

GoogleカレンダーやZoomを活用するその他の自動化テンプレート事例

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GoogleカレンダーやZoomは多くの業務で中心的な役割を担っています。
ここでは、GoogleカレンダーやZoomを活用した他の自動化テンプレートをいくつかご紹介します。

Googleカレンダーを使った便利な自動化例

スケジュールの通知や予定の登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">共有ミスや手間のかかる作業を減らし、チーム全体の業務効率古城が期待できます！</span>

たとえば「予定が作成されたらSlackに通知する」「フォームの内容をもとに予定を追加する」といったテンプレートを選ぶだけで、面倒な設定なしにすぐ連携を始められるのが特長です。

Zoomを使った便利な自動化例

Zoomに関わる作業も自動化することで、録画データの保存や会議URLの発行、参加者への通知までを効率よく行えます。

「会議が終わったらDropboxに録画を保存」「フォーム送信でZoom会議を作成」など、目的別に使えるテンプレートがそろっているため、すぐに業務に活用できます。

まとめ

この記事では、GoogleカレンダーとZoomを連携させて、オンライン会議の設定を自動化する方法について解説しました。

手動で行っていたミーティングURLの発行や共有といった作業を自動化することで、時間の節約はもちろん、設定ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、よりスムーズな会議運営が可能となり、本来集中すべき業務にもっと時間を割けるようになるはずです。

今回ご紹介したような自動化テンプレートを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単にGoogleカレンダーとZoomの連携を始められますよ！
日々の会議設定業務に少しでも手間を感じている方は、ぜひこの機会に自動化を試してみて、業務効率アップを体感してください。

Yoomなら簡単な設定ですぐに始められるので、まずは気軽に自動化を始めてみましょう！