Google Workspaceで従業員情報が登録されたら、マネーフォワード Adminaに追加する方法

ステップ1：Google Workspaceとマネーフォワード Adminaのマイアプリ登録

Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Google Workspaceのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Google Workspace」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

↓

下記画面の赤枠部分をクリックし、Googleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle Workspaceが追加されます。
これでGoogle Workspaceの登録は完了です。

同様に、マネーフォワード Adminaも登録しましょう。

‍

↓

先ほどと同様に「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「マネーフォワード Admina」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面でログインをすれば、マネーフォワード Adminaのアプリ登録も完了です。
「アカウント名」は任意で入力し、「APIキー」はマネーフォワード Adminaにログインし、「設定 > APIキー一覧」で取得してください。

‍
ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：Google Workspaceのトリガー設定

次に、Google Workspaceのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

↓

ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

‍

↓

次の画面では、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったら「次へ」をクリックして進みましょう。

↓

次の画面では、「テスト」のボタンをクリックする前に、Google Workspaceにて「Webhookイベントを送信」するか「トリガーとなるイベントを実行」してください。

その後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

‍

ステップ4：Google Workspaceのユーザー検索設定

次は、Google Workspaceのユーザー検索設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

↓

ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

‍

↓

次の画面ではいくつか入力していきます。
「検索項目」については、該当するものを選択します。

「キーワード」は、下記画面のように欄をクリックすると選択タブがでてくるため、Google Workspaceから取得した情報の中から選択します。

↓

最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：AIのデータ抽出設定

次に、AIのデータ抽出設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

↓

ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

‍

↓

次の画面では、あらかじめ初期入力がされています。
内容を適宜修正しましょう。

変更する場合は、「対象のテキスト」、は、Google Workspaceから取得される情報をクリックして入力します。
また、その下の「抽出したい項目」については、今回「姓,名」のように入力し、次の操作に備え名字と名前をAIにより分割処理します。

↓

最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6：マネーフォワード Adminaとの連携を設定

次に、マネーフォワード Adminaとの連携を設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

↓

ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

↓

次の画面ではいくつか入力をしていきます。

「組織ID」は、マネーフォワード Adminaの画面で、「設定 > APIキー一覧」で取得してください。
「従業員のステータス」と「従業員のタイプ」は任意のものを選択して入力します。

↓

これ以降の項目は、抽出したテキストデータをクリックして入力を行います。

項目「名」と「姓」に関しては、入力が必須の項目です。
下記画面のように、先ほどAIで取得した情報をクリックして入力しましょう。

それ以外の項目は、任意のものを記載して次に進んでください。

↓

最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

※「従業員のタイプ」の選択によってはテストエラーが発生する場合がありますが、「不明」を選択すると成功することがあります。

↓

最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

‍

‍

その他のマネーフォワード Adminaを使った自動化の例

他にもマネーフォワード Adminaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. kintoneで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート

このフローを導入すれば、kintoneに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が期待できます。また、情報の自動同期によって、各種システムへのアクセス権限付与までの時間を短縮でき、入社時の初期設定をスムーズに完了できるでしょう。

2. SmartHRで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート

このフローを導入すれば、SmartHRに新たな従業員情報が登録された際、マネーフォワード Adminaに情報が自動追加されます。手作業の手間と時間が削減でき、ヒューマンエラーの防止ができるでしょう。また、新入社員の入社時のスムーズな初期設定の完了が期待できます。

3.Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート

このフローを導入すれば、Notionのデータベースに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaに自動で情報が反映されます。手作業がなくなり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が期待できます。また、情報の自動同期によって、社員入社時の初期設定をスムーズに完了できるでしょう。

まとめ

以上、Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法をご紹介します。

現代の職場では、複数のツールを用いて従業員情報を管理するケースが多いでしょう。しかし、複数のツール間の情報を手作業で管理していると、手間や時間がかかるうえ、人的エラーが起きるリスクも伴います。

Google Workspaceとマネーフォワード Adminaの連携により、このような課題の解決が期待できます。作業効率が向上し、手動での入力作業やミスが減少するでしょう。さらに情報が一元管理されることで、法令遵守や監査対応も強化され、企業としての信頼性も高まると考えられます。

本記事の手順を参考に、ぜひ自動化を試してみてください。