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「kintoneで管理している案件情報をもとに、毎月Microsoft Excelで請求書を作成するのが面倒…」
「手作業での請求書作成は、金額や宛先の入力ミスが不安で、ダブルチェックにも時間がかかる…」
このように、kintoneとMicrosoft Excel間での請求データのやり取りや、請求書発行業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">kintoneに登録された顧客情報や案件情報に基づいて、Microsoft Excelの請求書テンプレートへ自動でデータが転記され、さらには作成された請求書PDFを自動でメール送信までできれば</span>、これらの悩みから解放され、経理業務の大幅な効率化はもちろん、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も少ないです。
ぜひこの機会に自動化を導入して、毎月の請求書作成業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">kintoneとMicrosoft Excelを連携して請求書作成業務を自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
kintoneとMicrosoft Excel間で発生する請求書作成に関する様々なデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、請求書作成にかかる工数の削減や、ヒューマンエラーの防止、さらには迅速な請求書発行によるキャッシュフローの改善にも貢献できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">kintoneに新しいレコードが登録、もしくはレコードのステータスが「請求書発行待ち」などに更新された場合に、その情報を基にMicrosoft Excelの請求書雛形へ自動でデータを転記し、請求書を作成、さらには指定された宛先へメールで自動送信するという、一連の請求書発行フローを自動化する基本的なフローです。
手作業によるデータ入力やファイル作成、メール送信といった定型業務から解放され、迅速かつ正確な請求書発行を実現できます！</span>
<span class="mark-yellow">kintone内で特定の条件（例えば、特定のサービス種別や金額以上など）に合致するレコードが登録・更新された際にのみ、Microsoft Excelの雛形を利用して請求書を自動作成しメール送信するフローです。
より実務に即した柔軟な請求書発行の自動化を実現し、特定のタイミングや条件に応じた効率的な処理が可能になります！</span>
それではここから代表的な例として、kintoneに新しいレコードが登録された際に、その情報をもとにMicrosoft Excelの雛形を利用して請求書を自動作成し、さらに作成された請求書ファイルをメールで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のkintoneとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
kintoneと検索します。
マイアプリ登録方法を確認し、連携をお願いします。
クライアントIDとクライアントシークレットは、以下のcybozu.com共通管理設定画面の赤枠部分です。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。
続いてMicrosoft Excelと検索します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GoogleフォームとMicrosoft Excelの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
この記事を参考に、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をしてください。
下記の画面が出てきたら、赤枠内にWebhookURLを設定しましょう。
通知を送信する条件や有効化も忘れずに!
kintoneのアプリに進み、テストレコードを追加しましょう。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにアプリ内容が表示されます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に使用します！
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「レコードを取得する」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールします。
下記のように、アウトプットからデータベースの連携を行いましょう。
次に進み、取得したいレコードの条件を下記のように設定してください。
こちらもテストし、レコード情報がアウトプットに反映したら保存しましょう。
続いて「書類を発行する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
残りの項目も同様に設定します。
発行書類欄についても、以下のように設定しましょう。
次に進み、置換条件の設定を行ないます。
下記の画面が表示されたら、「置換条件を取得」をクリックしましょう。
置換後の文字列に該当項目を設定したらテストし、成功したら保存します。
続いて、生成した請求書を送付するため「メールを送る」をクリックします。
メール内容を設定していきます。
To以外は必要に応じて入力してください。
件名やメッセージ内容はアウトプットを利用して設定します。
赤枠がアウトプット利用箇所です。
次に進み、送信前確認をお願いします。
問題なければテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、メールが送信されるのでご注意ください。
メールを確認してみます。
無事にメールが送られましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信されるかを確認してみましょう。
以上が「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する」方法でした。
kintoneやMicrosoft Excelを活用した自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用可能です。
ここでは、他の自動化事例をいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。
kintoneとMicrosoft Excelを連携させて請求書発行業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータの転記、請求書の作成、そしてメール送信といった一連の作業負荷を大幅に削減し、入力ミスや送付間違いといったヒューマンエラーのリスクも低減</span>できます。
これにより、経理担当者や営業担当者は毎月の面倒な繰り返し作業から解放され、売上拡大や顧客満足度向上といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしkintoneやMicrosoft Excelを用いた請求書業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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