【プログラミング不要】ファイル名を一括で変更する業務の自動化方法

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フォームへの回答送信をトリガーにする

<span class="mark-yellow">フォームに特定の回答が送信されたタイミングで、指定したストレージフォルダ内のファイル名を一括でリネーム。</span>フォームからの情報登録と連動してファイル名を自動整理し、業務フロー全体をスムーズにします！

SlackのメッセージでGoogle Driveのファイル名を一括変更するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、「Slackで特定のメッセージが送信された際に、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル名を一括で変更する」フローを解説していきます！

Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• 使用するアプリのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるメッセージと各アクション（レコード取得・リネーム）の設定
• フロー稼働の準備

前準備：テストに使用するファイルの用意

このフローではファイル名を変更したいファイルの「ファイルID」と「変更後のファイル名」が記録されたGoogle スプレッドシートを使用します。
ファイルIDはGoogle DriveのファイルURL（file/d/ファイルID部分/）で確認できます。

※ 変更したいファイル（Google Drive）の例

※ ファイル名変更シート（Google スプレッドシート）の例

ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携

先ずは、使用するアプリ（Google Drive・Google スプレッドシート・Slack）を「マイアプリ」に登録しましょう。

この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGoogle Drive）を検索して選択。

4. 「Sign in with Google」をクリック。

5. 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。

6. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

7. YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

8. 「マイアプリ」の画面にGoogle Driveが追加されていることを確認してください。

9. 同じようにGoogle スプレッドシートを連携しましょう。
   Google スプレッドシートの連携方法はGoogle Driveと変わりません。
   「Sign in with Google」をクリックし、任意のGoogleアカウントでログインした後、YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を許可します。
10. 「マイアプリ」の画面にGoogle スプレッドシートが追加されていることを確認してください。

11. 最後に、Slackを連携していきます。
    「アプリ一覧」でSlackを検索して選択。
12. Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
    ※ サインイン済みのワークスペースがある場合、この画面はスキップされます。

13. 連携させるワークスペースを右上のプルダウンから選択し、Yoomがメッセージを投稿するチャンネルを下部のプルダウンから選択。

14. YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。

15. 「マイアプリ」の画面にSlackが追加されていることを確認してください。

これで使用する3つのアプリが全て連携できました。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなる投稿の設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（Slackへの投稿）を設定していきます。

1. Slackの「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック。
2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   ここでは例として、「「ファイル名変換依頼」と投稿されたら」に変更しています。
3. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

4. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

5. 「投稿先のチャンネルID」に、チャンネルレポートを通知するチャンネルのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているSlackワークスペースのチャンネルから候補が表示されますので、対象となるチャンネルを選択してください。
   チャンネル数が多い場合には、検索欄にチャンネル名を入れると検索が楽になります。
   ※ ステップ1のアプリ連携時に選択しているチャンネルにはYoomのアプリが追加されていますが、そうでないチャンネルに通知する場合には別途Yoomアプリを追加する必要があります。
   詳しくは、こちらの記事をご参照ください

6. トリガー条件の「テキスト」に任意のテキストを設定。
   このテキストを含むメッセージが指定したチャンネルに投稿されると、フローが起動します。
7. テスト用に、Slackでメッセージを投稿します。
   ここでは例として、「アプリ連携」チャンネルに「ファイル名変換依頼」を含むメッセージを投稿します。
   ※ 投稿したメッセージ

8. フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に指定したテキストを含むメッセージが投稿されていない場合にはテストに失敗します。

9. テストが成功すると、「取得した値」に投稿されたメッセージの情報が追加されます。

10. テスト用に投稿したメッセージの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、トリガーとなる投稿の設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルは設定したものに変更されています。

ステップ4：レコードの取得

次に、Google スプレッドシートからファイル名変更用のレコードを取得していきます。

1. 「タイトル」を任意で変更。
2. 連携アカウントとアクションの内容を確認。
3. データベースの連携の「スプレッドシートID」に、抽出したデータを追加したいスプレッドシートのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントからスプレッドシートの候補が表示されます。
   前準備で用意したスプレッドシートを選択してください。

4. 「スプレッドシートのタブ名」に対象となるスプレッドシートのタブ（シート）名を設定。
   入力欄クリック時に「スプレッドシートID」に設定したスプレッドシートのタブが候補として表示されるため、対象となるタブを選択してください。

5. 「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定。

例として、「ファイル名変更」シートの場合はA1からB1までが列になっているため、「A1:B」と入力します。

テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。

• Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義
• Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点

6. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。

7. 取得したいレコードの条件を、フローの運用方法に合わせて設定。
   今回は全てのレコードを対象とするため、「ファイルID」が「空でない」を条件として設定しています。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

9. テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300行）取得され、「取得した値」に追加されます。

10. 必要なレコードが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、ファイル名変更用のレコードが取得できました。

ステップ5：繰り返し対象の設定

取得したレコードの数だけループ処理を行って、ファイル名を変更していきます。
ループ処理で用いる値を設定しましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えますので、この機会にぜひお試しください。

1. 「コマンドオペレーション」をクリック。

2. 「タイトル」を任意で変更。
3. 「オペレーション」のプルダウンから、「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
   ※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。

4. 取得した値には、ループ処理で用いるレコードの項目を設定。

5. 今回は「ファイルID」と「変換後のファイル名」の2項目を使用するため、「+取得した値を追加」をクリックし、設定項目を増やします。
   ※ 使用する値の数だけ設定項目を増やしてください。

6. 設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、ループ処理の準備が整いました。

ステップ6：ファイル名の変更

設定した値を用いて、ファイル名を変更する処理を繰り返します。

1. Google Driveの「ファイル名を変更する」をクリック。

2. 「タイトル」を任意で変更。
3. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

‍

4. 「対象のファイルID」の入力欄をクリックすると、各アクションで取得した値が表示されます。
   「コマンドオペレーション」メニューから「ファイルID」を選択してください。
   ※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
   選択した項目は、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

5. 同じように、「ファイル名」を取得した値から選択してください。
   「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。

6. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

7. テストに成功したら、Google Driveで指定したファイルのファイル名が変わっていることを確認してください。
   ※ テストではループ処理が実行されず、1件のファイルのみ変更されます。

8. ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したテキストを含むメッセージをSlackで投稿し、対象となるファイルのファイル名が全て変更されていれば成功です。

このフローでは、ファイルIDとファイル名が記録されているGoogle スプレッドシートを使用しましたが、ファイルIDを取得するアクションや、ファイル内容からファイル名を自動生成するアクションも設定できます。

今回のフローボットをベースに、様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

ファイル名を変更する自動化例

Yoomでは様々な自動化の実現をスムーズに行えるテンプレートがたくさん用意してあります！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

まとめ

ファイル名の一括変更を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた煩雑なリネーム作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、ファイル管理にかかる時間を削減し、ファイル検索性の向上や整理整頓された状態の維持に繋がり、結果としてコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミング知識がなくても直感的な操作で様々な業務フローを構築できます。
もしファイル管理の効率化や業務自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによるスマートな業務改善を体験してみてください！