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「あれ、バックアップ…最近ちゃんと取れてたっけ？」
そんな不安を感じたことはありませんか？業務で扱うファイルは日々増え続ける一方で、手動でのバックアップ作業はつい後回しになりがち…。気づけば重要なデータが失われていたなんて事態は絶対に避けたいですよね。
実はGoogle Driveのデータは、設定さえしてしまえば、毎日・毎週・毎月といったスケジュールにあわせて自動でバックアップできるんです。さらに、完了後にはGmailやSlackに通知を送ることも可能。たとえば、特定のフォルダを定期的に複製しておくことで、更新履歴を管理できるので万が一の復旧にも役立ちます。
この記事では、Google Driveのファイルを決まったタイミングでコピーして通知まで完了させる自動化フローの作成方法を具体的な手順とともにご紹介します。手間なく確実にバックアップを取りたい方は、ぜひチェックしてみてください！
Yoomには「指定したスケジュールでGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップする」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Driveのデータを自動でバックアップする方法は一つではありません。バックアップの実行だけでなく、完了後に通知を受け取るなど、使い方に合わせた自動化が可能です。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
このテンプレートでは、設定したスケジュール（毎日、毎週、毎月など）をトリガーにして、Google Driveの指定したフォルダ内にあるファイルを、別の指定フォルダへ自動でコピー（バックアップ）します。
バックアップ完了後にGmailやSlackへ通知を送る設定も可能です。
これにより、手動バックアップの手間が省け、バックアップ漏れも防げます。大切なデータの保全を、手間なく実現できます。
ここでは、Yoomを使って「定期的に特定のGoogle Driveフォルダをバックアップする」自動化フローを作成する手順の概要をご紹介します。プログラミングの知識は不要で、画面の指示に従って設定を進めるだけで、誰でも簡単に自動化を実現できます。
Yoomは、プログラミング不要で様々なSaaSやデータベース、APIなどを連携させ、業務自動化を実現するハイパーオートメーションです。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Google Driveの場合】
Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！
2) ここでは毎月1日の９時に起動するように入力されています。
希望にあわせて変更してください。
入力が完了したら、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
フォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが完了したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する フォルダを作成する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「フォルダを作成する」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
フォルダ名はアウトプットから日付を選択して入力することができます。
ぜひ活用してください！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
作成先のフォルダID先ほどのフォルダIDと同じようにボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「処理繰り返し コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
2)オペレーションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」取得した値は「ファイルIDの一覧」が選択されていることを確認して、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイルIDはアウトプットから「ファイルIDの一覧のループ変数」を選択して入力するします。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが完了したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
格納先のフォルダIDやファイル名はアウトプットから選択して入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルを「Google Driveからの取得ファイル」が選択されていることを確認して、「テスト」をクリックします。
テストが完了したら、「保存」します。
これで【定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceで取引先が登録されたタイミングでGoogle Driveに専用フォルダを自動作成したり、Googleフォームの送信内容をもとに請求書を発行して保存したりできます。また、DocuSignで締結が完了した契約書をDriveに格納することも可能です。
この記事では、「Google Driveのデータを定期的に自動バックアップする方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Google Drive内のフォルダを定期的にコピーして保存するこの方法は、手動作業の手間を大幅に削減するだけでなく、バックアップ忘れやファイル紛失といったリスクを防ぐ上でも非常に効果的です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したGoogle Driveのバックアップ自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>たとえば、特定アプリの登録情報に応じてDriveにフォルダを作成したり、契約書や請求書の格納、アクセス権限の付与なども自動化できます。
「大切なファイルを安全に保管したい」「バックアップの管理をラクにしたい」「業務ミスをなくしたい」とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自動化を体験してみてください。面倒な設定は一切不要で、すぐに始められます！
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