【ノーコードで実現】問い合わせ内容からChatworkのサポートタスクを自動作成する方法

メールツールの問い合わせからChatworkのタスクを作成する

<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで受信した特定の問い合わせメールの内容を読み取り、Chatwork上にサポートタスクを自動生成</span>できます。

メールでの問い合わせ対応も効率化し、重要な依頼を見落とすことなく、担当者へ確実にタスクを割り当てることが可能です！

フォームの問い合わせからChatworkのタスクを作成する

<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで受け付けた問い合わせ内容を取得し、Chatworkに自動でサポートタスクを作成</span>できます。

Webサイト経由などの問い合わせを一元管理しやすくなり、受付から担当者への引き継ぎまでをスムーズに行えるはずです！

Slackの問い合わせからChatworkのサポートタスクを作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Slackに投稿された問い合わせ内容から、Chatworkにサポートに関するタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• SlackとChatworkのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Slackのトリガー設定とChatworkのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：SlackとChatworkのマイアプリ連携

今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう。
事前に登録を行うと、今後の設定がスムーズに行えます。

1．Slackのマイアプリ登録

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。

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以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。

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2.Chatworkのマイアプリ登録

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でChatworkを探すか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、赤枠の「許可」をクリックします。

マイアプリ登録が完了したら、自動化の設定を行いましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Slackのトリガー設定

Slackにメッセージが送信されたことを、自動化のトリガー（起点）にするように設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、設定を始めましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。
今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

チャンネルIDは以下の画面のように、入力欄の下に表示される候補から選択します。

入力後、対象のSlack宛に実際にメッセージを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：テキストからデータを抽出する

Slackに投稿された問い合わせ内容から必要事項を抽出するための設定を行います。

変換タイプを以下から選択し、次に進みます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について

詳細を設定する画面が表示されます。
Slackに送信されたメッセージから「タイトル,内容」をAIを用いて抽出するように設定されているので、「テスト」をクリックしましょう。

テスト成功後、以下のようにタイトルと内容が抽出されていることを確認しましょう。
今後、この内容も取得した値を入力に使用することが可能です。

「保存する」をクリックし、次の設定に進みましょう。

ステップ5：日時・日付の変換

Chatworkへのタスク追加のため、日時を編集する設定を行います。
このステップもすでに設定済みのため、内容の確認を行いましょう。

以下の画面が表示されます。
デフォルトでは、Chatworkにタスク追加した際、期限を7日後に設定するようになっています。

タスクの期限を変更したい場合以下の箇所を変更しましょう。

入力後「テスト」を行い「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Chatworkでタスクを追加する

設定した内容でChatworkにタスクを追加しましょう。
以下の赤枠をクリックします。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、Chatworkのアカウントか確認し「次へ」をクリックしましょう。

ルームIDは以下のように候補から選択しましょう。

タスクの内容は自動で取得した値が入力されています。
他通知として受け取りたい内容があれば、この箇所に入力してください。

担当者のアカウントIDは候補は、候補など表示されないため、Chatworkで確認し入力します。
※ChatworkのアカウントIDの確認方法についてはこちらをご確認ください。

設定後「テスト」をクリックしChatworkでタスクが追加されていることを確認しましょう。
以下タスク成功後のChatworkの画面です。

設定が完了したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

Chatworkを活用したその他の自動化例

Chatworkを使った自動化は、今回ご紹介したメッセージの投稿やタスクの追加以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。

日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

様々なツールからの問い合わせ内容をもとにChatworkのサポートタスクを自動作成することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の転記やタスク作成の手間を削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れや遅延を防ぐことができます。</span>これにより、サポート担当者は問い合わせ内容に迅速に対応できるようになり、より丁寧な顧客対応や、サポート品質向上のための分析といったコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。

もしサポート受付業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。