メールで契約書を自動で送信する
Chatworkでの依頼や合意に基づき、生成された契約書ファイルをGmailやOutlookを使って指定の宛先に自動送信します。
契約書の作成から送付までの一連の流れを自動化することで、タイムラグなく迅速に対応でき、契約プロセスのスピードアップが見込めます！
送信漏れや宛先間違いといったミス防止にも繋がりますよ。
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Chatworkで顧客や取引先と契約に関するやり取りを進める中で、「この内容で契約書を作成してください」といった依頼を受けることはありませんか？
あるいは、特定のメッセージをトリガーにして、定型の契約書を素早く作成・送付したい場面もありますよね？
しかし、Chatworkのメッセージを確認して必要な情報をコピーし、契約書テンプレートに転記、PDF化して保存、そして相手に送付する…という一連の作業は、意外と手間がかかります…
特に、契約業務が頻繁に発生する場合、この繰り返し作業が担当者の負担となり、ヒューマンエラーのリスクも無視できません。
この記事では、Chatworkでのメッセージをきっかけに契約書を自動で生成し、指定の場所に保存したり、メールで送信したりする方法を解説します。
<span class="mark-yellow">プログラミングの知識は不要で、簡単な設定だけで契約業務の効率化を実現できますよ！</span>
Yoomには「Chatworkのメッセージをトリガーに契約書を自動生成し、指定のツールへ保存・送信する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
すぐに試したい方は、以下のバナーをクリックして、設定を始めてみてください！
Chatworkでのコミュニケーションを起点として、契約書の作成プロセスを自動化する方法は様々です。
例えば、特定のグループチャットやダイレクトメッセージに契約締結の合意を示すメッセージが投稿されたら、自動で契約書ファイルを作成し、指定のクラウドストレージに保存したり、関係者にメールで送信したりできます。
ここでは、契約業務を効率化できる具体的なテンプレートをいくつか紹介していきます。
気になる自動化フローがあれば、クリックしてすぐに体験を開始できますよ！
Chatworkのメッセージ内容をもとに契約書を自動生成し、BoxやGoogle Driveなどのクラウドストレージに自動で保存するフローです。
手動でのファイル作成、命名、フォルダ分けといった煩雑な作業から解放され、契約書の整理・管理が楽になりますよ！
ファイルを探す手間も削減でき、必要な時にすぐアクセスできるようになるはずです！
Chatworkでの依頼や合意に基づき、生成された契約書ファイルをGmailやOutlookを使って指定の宛先に自動送信します。
契約書の作成から送付までの一連の流れを自動化することで、タイムラグなく迅速に対応でき、契約プロセスのスピードアップが見込めます！
送信漏れや宛先間違いといったミス防止にも繋がりますよ。
契約書が自動生成されたタイミングで、契約内容やファイル情報などをGoogle スプレッドシートやNotionといったツールに自動で記録します。
いつ、誰と、どのような契約を結んだのかといった情報を一元管理できるため、契約状況の把握や管理が容易になるはずです！
手入力による記録の手間や漏れを防ぎ、正確な契約台帳の維持にも貢献できそうです！
ここでは、Chatworkの特定のメッセージをトリガーにして、契約書を自動生成し、生成されたPDFファイルをBoxに格納する具体的な自動化フローの作成手順を解説します。
このフローは、Yoomというノーコード自動化ツールを使って作成します。
Yoomでは、様々なアプリを連携させて業務プロセスを自動化できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
まず、YoomとChatwork、Google ドキュメント、そして保存先のBoxを連携させるための「マイアプリ登録」を行います。
【事前準備 Google ドキュメント】
このフローは、あらかじめ作成されているGoogle ドキュメントの契約書を使用するため、Google ドキュメントの契約書を事前に準備する必要があります。
なお、今回は以下のようなドキュメントを使用しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Chatworkの場合】
Chatworkを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。
詳しくはこちらを参考にしてください。
ChatworkのユーザーアカウントIDの確認方法 | Yoomヘルプセンター
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
【Google ドキュメントの場合】
アプリを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー 新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「新しいメッセージがルームに投稿されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、ルームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力が完了したら、テスト用にChatworkでメッセージを投稿しておきましょう！
Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用して入力できます。
先ほどのChatworkのアウトレットを使用して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
契約書作成に必要な情報を「抽出したい項目」にを入力し、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認しましょう。
雛形書類の連携と発行書類を入力します。
雛形書類の連携は先ほどのGoogle スプレッドシートIDと同様にボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備したGoogle ドキュメントを候補から選択してください。
同様に発行書類の格納先のGoogle DriveフォルダIDも選択します。
出力フォルダ名にアウトプットを使用して入力することも可能です。
ぜひ活用してください！
入力できたら、「次へ」をクリックします。
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはGoogle スプレッドシートのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイル名は先ほど同様にアウトプットから選択してください。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルは「発行した書類」となっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Chatworkは契約書生成以外にも、様々な業務自動化の起点として活用できます。ここでは、Chatworkと連携する他の便利なテンプレートをいくつかご紹介します。
今回は、Chatworkでのメッセージをトリガーにして契約書を自動生成し、Boxへの格納やメール送信、データベースへの記録を行う方法について解説しました。
これまで手作業で行っていた契約書の作成、整理、送付といった一連のプロセスを自動化することで、担当者の作業負担を軽減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
さらに、<span class="mark-yellow">契約締結までのリードタイム短縮にも繋がり、ビジネスのスピードアップに貢献できるはずです！</span>
Yoomのような自動化ツールを使えば、今回ご紹介したChatworkと契約書生成の連携だけでなく、様々なアプリケーションやサービスを組み合わせた業務自動化フローをプログラミング不要で簡単に構築できます。
日々の定型業務や繰り返し作業に課題を感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務効率化の第一歩を踏み出してみませんか？
まずは無料プランから、その効果を実感してみてください。
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