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「Google Workspaceで管理しているユーザー情報を、定期的にMicrosoft Excelに手入力するのが面倒…」「新しくGoogle Workspaceに追加されたアカウント情報をMicrosoft Excelに転記する際に、入力ミスや漏れがないか心配…」
このように、Google WorkspaceとMicrosoft Excel間でのデータのやり取りや同期に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたら自動でMicrosoft Excelのリストにもその情報が追加されたり、特定の条件に合致するユーザー情報だけをMicrosoft Excelに抽出したりできれば</span>、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことが可能になるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelへ自動で入力し連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google WorkspaceとMicrosoft Excel間で発生する様々なデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">手作業による情報入力の手間やミスを削減し、常に最新のデータをMicrosoft Excelで管理できるようになる</span>ため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報をMicrosoft Excelの指定のシートに自動で入力したり、関係者にメールで通知したりする</span>基本的な連携フローです。
手作業でのデータ転記や連絡の手間をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
<span class="mark-yellow">Google Workspaceに登録されたユーザー情報の中から、例えば特定の組織部門に所属するユーザーや、特定の日付以降に登録されたユーザーなど、指定した条件に合致する情報のみをMicrosoft Excelに自動で入力する</span>フローです。
必要なデータだけを効率的に抽出し、Microsoft Excelでの情報管理をよりスマートに行うのに役立ちます！
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザー情報をMicrosoft Excelの指定したファイルに自動で入力するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のGoogle WorkspaceとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、Google Workspaceと検索しましょう。
ログインを進めるとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
続いてMicrosoft Excelと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google WorkspaceとMicrosoft Excelの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「ユーザーが登録されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Google Workspaceに移動し、ユーザー登録を行いましょう。
登録後フローボットに戻り、テストして問題なければ次に進みます。
以下の画面が表示されるので再度テストします。
画面下部のアウトプットに情報が反映したら保存しましょう。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します!
続いて「ユーザーを検索」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
デフォルトで設定されているので、変更せずテストします。
アウトプットにユーザー情報が表示されたら保存しましょう。
続いてGoogle Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelに転記する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
残りの項目も同様に設定します。
テーブル範囲はご自身のブックに合わせて変更してください。
次に進み、追加するレコードの値を以下のようにアウトプットから設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
追加したい項目を固定値で入力してしまうと毎回それが登録されてしまうので、取得した値は必ずアウトプットから選択してください。
その他の項目は任意で設定してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力されるかを確認してみましょう。
以上が「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力する」方法でした。
Google WorkspaceやMicrosoft Excelを活用した自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用可能です。
ここでは、他の自動化事例をいくつかご紹介します。日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。
データベースの情報やフォーム内容を基に、Google Workspaceのユーザーとして追加可能です！
反対に、Google Workspaceのユーザー登録から他システムにデータを追加することもできます。
メールで受信した内容やコンタクト情報をMicrosoft Excelに自動追加が可能です！
他にも、他システムに格納されたファイル内容をMicrosoft Excelに自動入力できます。
Google WorkspaceとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたユーザー情報の転記作業や、それに伴う入力ミス、更新漏れといったリスクを大幅に削減できます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より戦略的な業務や分析など、付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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