フォーム送信内容からPDFを自動結合する
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能やGoogleフォームなど、各種フォームに送信されたファイルやデータを自動で結合し、PDFとして指定の場所に保存できる</span>ので、アンケート結果や申込書類の取りまとめといった作業を効率化し、データ管理の手間を削減しましょう！
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「送られてきた複数の画像ファイルを、一つのPDFにするのが地味に面倒…」
「ファイル形式もバラバラだし、結合ツールを探すのも手間がかかる…」
このように、複数のファイルを一つのPDFにまとめる作業に、時間や手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なアプリケーションのデータをもとに自動でファイルを作成・結合し、指定のストレージにPDFとして保存できる仕組み</span>があれば、ファイル結合の手間やツール探しの時間から解放され、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なデータをもとに複数のファイルを作成・結合し、PDFとして保存する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、<span class="mark-yellow">複数のファイルを自動で作成・結合し、PDFとして保存する自動化の具体的なテンプレートを紹介します！</span>
これにより、手作業による結合の手間や、ファイル形式の違いによる問題を解消し、業務効率を向上させることができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースサービスに登録された情報をもとに、自動で複数のファイルを作成・結合し、PDFとして指定の場所に保存できる</span>ので、レポート作成やデータに基づいた書類生成を自動化し、常に最新の情報に基づいたドキュメント管理を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能やGoogleフォームなど、各種フォームに送信されたファイルやデータを自動で結合し、PDFとして指定の場所に保存できる</span>ので、アンケート結果や申込書類の取りまとめといった作業を効率化し、データ管理の手間を削減しましょう！
<span class="mark-yellow">SlackやDiscordなどのチャットツールでのコミュニケーション内容をもとに、自動で関連ファイルを作成・結合し、PDFとして指定の場所に保存できる</span>ので、情報共有と同時に書類作成や整理も効率化し、チーム内の連携をスムーズに進めましょう！
ここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに行が追加された際に、その情報をもとに複数のファイルを作成・結合し、PDFとしてGoogle Driveに自動で格納するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、アイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
oomの画面に「連携完了」と表示されればOKです。
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、「試してみる」をクリックしてコピーしましょう。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「行が追加されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定をします。
今回は、テスト操作のため下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。まだトリガーとなるGoogle スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。
ここで用意したシートに行を追加していない人はテスト用の情報を入力しておきましょう。(1時間以上前に入力した内容では、エラーが出ます。)
)
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Google スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、1つ目のGoogle スプレッドシートを発行する設定をします。
まだ、雛形となるGoogle スプレッドシートと、保管先であるGoogle Driveフォルダの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定雛形のGoogle スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を置換するための設定をします。
下記のように、それぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。置き換えたい文字列を選択してください。
今回は、下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。テストが成功すると、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、2つ目のGoogle スプレッドシートを発行する設定をします。
まだ、雛形となるGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は下記のような雛形を作成しました。
前のステップと同様に、置換対象の文字列を設定した雛形を作成してください。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
雛形のGoogle スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を置換するための設定をします。
下記のように、それぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。置き換えたい文字列を選択してください。
今回は、下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、書類のダウンロードボタンと結果が表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.操作条件の設定
ここでは、書類を発行した2つのPDFを結合する設定を行います。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
これまで同様に、タイトルやアクションなどを確認して次に進んでください。
3.API接続設定
ここでは、ファイルをアップロード先であるGoogle Driveの設定をします。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google Driveにファイルがアップロードされているはずなので確認してみましょう。
下記のように、ファイルが無事に保存されていれば完了です!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
営業や問い合わせ対応など、さまざまな業務における情報をもとに、Microsoft ExcelやGoogle Driveなどで書類を自動生成できるテンプレートを紹介します。
Salesforceのフェーズ更新やTeams・Slackの投稿、OCRで読み取ったフォームデータなど、用途に応じて柔軟に対応可能です。
<span class="mark-yellow">転記作業の削減やファイル整理の効率化に役立ち、スムーズな業務フローの構築を支援します。</span>
複数のファイルを一つのPDFに結合する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの収集、形式変換、結合といった一連の手間を大幅に削減し、ファイルの見落としや結合順序の間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、報告書作成や資料整理にかかる時間を短縮し、より分析や企画立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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