【ノーコードで実現】Trelloのカードを自動で移動する方法

データベース/CRMサービスの更新をトリガーにTrelloカードを移動する

<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートやSalesforceなどのデータベース・CRMサービスの情報が更新された際に、関連するTrelloカードを自動で移動させる</span>ことができます。
顧客情報や案件ステータスの変更といった重要な更新をトリガーに、Trello上の関連タスクカードも自動で整理し、営業活動やプロジェクト管理の効率を高めましょう！

メールの受信をトリガーにTrelloカードを移動する

<span class="mark-yellow">OutlookやGmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、対応するTrelloカードを自動で移動させる</span>ことが可能です。
メールでの依頼や報告内容に応じてTrello上のタスクステータスを自動更新し、対応漏れや遅延を防ぎましょう！

Trelloのカードをアーカイブに移動するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Slackで特定のメッセージが投稿された際に、Trelloの該当カードをアーカイブに移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• SlackとTrelloをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Slackのトリガー設定とTrelloのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1:SlackとTrelloのマイアプリ連携

1. Slackの登録方法

マイアプリ画面から「＋新規接続」ボタンをクリックしましょう。
検索窓が表示されるので、Slackを検索してください。

下記画面が表示されるので、使用したいチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックします。

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これで、Slackのマイアプリ連携完了です！

2. Trelloの登録方法

先ほどと同様に、「＋新規接続」ボタンをクリックしTrelloを検索してください。
Trelloのマイアプリ登録には、アクセストークンとAPIキーの取得が必要になります。

Trelloにログインしたら、開発者ページを開き「Power-Up 管理者ポータル」をクリックしてください。

つづいて、「TrelloのPower-Up & 統合」ページが開いたら、右上の「新規」ボタンをクリックしましょう。

下記画面の必要事項を入力したら、右下の「作成」ボタンを押しましょう。

ワークスペースを作成したら、作成したワークスペースをクリックしましょう。
「APIキー」を選択し、表示されたAPIキーをコピーします。
次に、「トークン」ボタンをクリックしてください。

下記画面が表示されたら「許可」をクリックします。

次のページで、「アクセストークン」が表示されるので、コピーしましょう。

Trelloの新規登録画面に戻り、先ほどコピーしたアクセストークンとAPIキーをペーストし「追加」ボタンをクリックしてください。

これで、Trelloのマイアプリ連携完了です！

※Trelloのマイアプリ登録方法については、ヘルプページもご確認ください。

‍ステップ2:テンプレートのコピー‍

ここから、フローを作成していきましょう！
テンプレートを利用して作成するので、下記テンプレートページを開いたら、『このテンプレートを試してみる』ボタンを押してください。

下記画面が表示されたら、「OK」をクリックしましょう！

ステップ3:Slackに指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら起動するトリガーの設定

最初に、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」という項目を設定していきましょう。

次に表示される画面は、デフォルトで設定されています。
Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」のままで、次のページに進みましょう！

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。 なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

チャンネルIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。

トリガー条件テキストは、設定したい値を任意で設定してください。
ここで設定した値が含まれるメッセージが送信された時のみフローが起動しますよ！

ここまで設定できたらSlackの画面を開き、テストに使用するためのメッセージを送信してください。
（送信するメッセージには、必ず先ほど設定したトリガー条件テキストの値を含んでください！）

送信できたら、再びYoomのページに戻ります。
テストボタンを押し、テストが成功したら先ほどSlackに送信したメッセージの情報がアウトプットとして取得されます。

このアウトプットは、この後設定するTrelloとの連携で活用します。
確認ができたら設定を保存しましょう！
※参照：アウトプットについては、こちらのページをご確認ください。

ステップ4:AIを活用しテキストからデータを抽出する‍

次に、「テキストからデータを抽出する」という項目を設定します。

ここでは、テキストからデータを抽出する際に使用するGPTの種類と、最大文字数を選択できます。
変換タイプの枠内にある「変更する」をクリックしてください。

変換タイプの選択画面が表示されるので、用途に合わせて選択しましょう！

次のページで、対象のテキストを設定します。
今回は、Slackのメッセージからデータを抽出するため下記画面のように「メッセージ本文」を設定しています。

「テキストからデータを抽出する」の設定方法

続いて、抽出したい項目を設定していきます。
「会社名」と「タスク名」を自動で取得できるように設定してみました！
（用途に合わせて、取得したい項目をへんこうできますよ。）

テストをクリックすると、下記画面のように抽出したデータが表示されます。
確認ができたら設定を保存しましょう。

ステップ5:Trelloのカードを検索する

次に、「カードを検索（件名部分一致）」という項目を設定します。

次の画面も、初期設定済みです！
設定に誤りが無いのが確認できたら、そのまま次のページに進みましょう。

次のページを設定することで、Trello内にあるカードを件名部分一致で検索することができます。

検索したいキーワードは、下記画面のように設定します。
このように設定することで、Slackに送信したメッセージ本文に記載されている「会社名」と「タスク名」を自動でTrello内で検索することができますよ！

ここまで設定できたら、テストを実行後、設定を保存してください。

ステップ6:Trelloのカードをアーカイブする

最後に、「カードをアーカイブ」という項目を設定していきましょう！

次に表示される下記画面も、設定されているので、確認後そのまま「次へ」をクリックしてください。

次のページを設定することで、Trello内にあるカードを件名部分一致で検索することができます。
ボードIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。

カードIDは、下記画面のように既に設定されているのでこのままにしましょう。

設定が完了したら、テスト実行後、設定を保存してください。

メリット7:トリガーをONにする

すべての設定が完了したので、「トリガーをON」をクリックしフローを有効化します。
これで「Slackでメッセージが投稿されたら、Trelloのカードをアーカイブに移動する」フローの設定は完了です！
早速フローを動かし、動作を確認してみましょう。

Trelloを使用したその他の自動化事例

名刺画像やフォームの回答内容を基に、Trelloにカードを自動追加可能です！
Trelloのカード追加をトリガーにMicrosoft Teamsに通知できます。

まとめ

Trelloのカード移動を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカードの整理やステータス更新の手間を削減し、移動漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、タスクの進捗状況がリアルタイムで正確にTrelloボードに反映され、チームメンバーは常に最新の情報に基づいて行動できるようになり、プロジェクト管理全体の効率が向上します！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしTrelloのカード移動自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！