【ノーコードで実現】Googleフォームの回答をGoogle スプレッドシートへ自動的に更新・反映する方法

Googleフォームの特定のデータを抽出してGoogle スプレッドシートに自動で更新する

<span class="mark-yellow">Googleフォームの回答の中から、特定の質問項目や条件に合致するデータのみを抽出し、Google スプレッドシートに自動で更新する</span>フローです。必要な情報だけを効率的に集約し、分析やレポート作成の精度を高めるのに役立ちます！

Googleフォームの回答からテキストを生成しGoogle スプレッドシートに自動で更新する

<span class="mark-yellow">Googleフォームで得られた回答内容を元にAIでテキストを生成したり、特定の形式にデータを変換したりした上で、Google スプレッドシートに自動で記録する</span>フローです。
データ入力やテキストを自動生成できるため、手作業による手間を削減できそうです。

Googleフォームの回答をGoogle スプレッドシートに自動更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートの特定のシートに自動で追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1： GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録をしよう

フローボットを設定する前に、各アプリをYoomと連携しましょう。

Googleフォームのマイアプリ登録手順

Yoomにログインしたら、画面左上にあるマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧でGoogleフォームを選択します。
検索窓を使うとすぐに見つけられます。

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「Sign in with Google」をクリックしてください。

連携するアカウント情報を選択しましょう。

「次へ」をクリックしてください。

「続行」を選択します。

これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順

次にGoogle スプレッドシートを連携しましょう。
先ほどと同じ手順で、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。

アプリ一覧でGoogle スプレッドシートをクリックします。
アプリを見つけられない時は、検索窓を活用しましょう。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

連携するアカウントを選択します。

「次へ」をクリックしてください。

「続行」を選択しましょう。

これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。

ステップ2：テンプレートをコピーしよう

次に今回使用するテンプレートをコピーします。
Yoomでは一からフローボットを作成することも可能です！
ここではより簡単に設定ができるテンプレートを活用する方法をご紹介します。
それでは、下のバナーをクリックしてください。

「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

「OK」をクリックします。

これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。

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ステップ3：Googleフォームのトリガーを設定しよう

次にフローボットの設定に進みましょう！
今回は添付画像のGoogleフォームを用意しています。

それでは先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力されていますが、変更することができます。
Googleフォームと連携するアカウント情報を確認しておきます。
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されています。
設定できたら、次へをクリックしてください。

アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
トリガーの起動間隔とは、設定した時間毎にトリガーとなるアクション（フォームに回答が送信されたら）が実行されているか確認する時間のことです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは注釈を確認し、入力してください。
設定後、トリガーアクション（フォームに回答が送信されたら）を実行し、テストをクリックしてください。

テストが成功したら、取得する値を追加をクリックし、Googleフォームの回答情報を追加します。

追加したい項目の＋ボタンをクリックし、すべて選べてたら、「追加」を選択してください。

追加した項目名がすべて「Value」となっているので、わかりやすいように変更します。
項目にカーソルを合わせると鉛筆マークが出てくるので、クリックしましょう。

項目名を変更し、保存をクリックしてください。

ここまでできたら保存しましょう。
Googleフォームの回答内容を取得する方法はこちらを参考にしてください。

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ステップ4：Google スプレッドシートのアクションを設定しよう

Google スプレッドシートは以下のデータベースを用意しました。
今登録している情報を更新するという想定で設定していきます。

それでは次に「レコードを更新する」をクリックしてください。

データベースの連携

タイトルは変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションは「レコードを更新する」が選択されています。

スプレッドシートIDは候補から選択してください。

スプレッドシートのタブ名は候補から選択してください。

テーブル範囲を設定し、次へをクリックしましょう。

データベース操作の詳細設定

更新したいレコードの条件はGoogle スプレッドシートに登録されている情報と一致しているレコード情報を取得したいので、「メールアドレス」「等しい」を選択し、「メールアドレス」はGoogleフォームの取得した値から選択します。
ここで手入力してしまうと、同じレコード情報を取得し続けることになるので、必ず取得した値を活用してください。
詳細についてはこちらを参考にしましょう。

更新後のレコードの値は、問い合わせ内容を更新するという想定で設定するので、Googleフォームの取得した値から「問い合わせ内容」を選択しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。

テストが成功し、Google スプレッドシートの情報を更新できたら保存しましょう。

ステップ5：フローを起動して動作をチェックしよう

最後にトリガーをONにして、フローボットが正常に動くかチェックしましょう！

GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、GoogleフォームやGoogle スプレッドシートのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Googleフォームを使った便利な自動化例

Googleフォームで回答されたデータを他システムやデータベースに自動追加可能です！
他にもGoogleフォームに添付されたファイルをクラウドシステムに追加したり、通知したりできます。

Google スプレッドシートを使った便利な自動化例

Google スプレッドシートに追加されたデータを基に、フォルダを作成したり、メールで送信したりできます。
他にも、Notionに追加されたデータやStripeの支払い内容をGoogle スプレッドシートへ追加可能です！

まとめ

GoogleフォームとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答の転記作業の負荷を大幅に削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、集まったデータの分析や、それに基づく意思決定といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはずです！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogleフォームやGoogle スプレッドシートを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！