データベース/CRMサービスにOCR結果を自動で登録する
Google DriveにPDFなどのファイルが格納されると、OCRでテキストを読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースに自動で追加します。
名刺情報やアンケート結果、契約書の詳細などを自動でリスト化・データベース化できるため、データ管理の手間を削減し、情報の検索性や活用度を高めることにも繋がりますね！
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Google Driveに日々保存される請求書や契約書、議事録などのファイル。これらのファイルに含まれるテキスト情報を、後で検索したり別のシステムに入力したりする際、一つ一つ手作業で転記するのは大変ですよね。
特に大量のファイルを扱う場合、時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです…
そんなお悩みは、OCR（光学的文字認識）技術を活用すれば解決できます！
OCRを使えば、画像やPDFファイルからテキストデータを自動で抽出することが可能です。
<span class="mark-yellow">さらに、このOCR処理を自動化すれば、Google Driveにファイルが追加されたタイミングで、自動的にテキストを抽出し、そのデータをメールで送信したり、スプレッドシートに記録したり、チャットツールに通知したりできるようになるんです！</span>
この記事では、プログラミングの知識がなくても、Google DriveとOCRを連携させ、ファイル内のテキスト抽出からその後のデータ活用までを自動化する具体的な方法について解説します。
Yoomには「Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、OCRで読み取り他のツールへ自動連携する」業務フローのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Driveにファイルが追加されるたびに、自動でOCR処理を実行し、抽出したテキストデータを様々なツールに連携するテンプレートをご紹介します。
これらのテンプレートを活用すれば、手作業によるデータ入力の手間を削減できるだけでなく、情報共有のスピードアップやデータ活用の幅も広がりますよ！
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Google Driveにファイルがアップロードされると、その内容をOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGmailやOutlookで自動送信します。
例えば、取引先から受け取った請求書の内容を担当者にすぐにメールで共有したり、重要な書類のテキスト情報を関係部署に迅速に伝えたりする際に便利で、手動での転送やコピー＆ペースト作業も不要になりますよ！
Google DriveにPDFなどのファイルが格納されると、OCRでテキストを読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースに自動で追加します。
名刺情報やアンケート結果、契約書の詳細などを自動でリスト化・データベース化できるため、データ管理の手間を削減し、情報の検索性や活用度を高めることにも繋がりますね！
Google Driveにファイルがアップロードされた際に、OCRで内容を読み取り、SlackやGoogle Chatなどのビジネスチャットツールに自動で通知します。
チーム内で共有された書類の内容をリアルタイムで関係者に周知したり、特定のキーワードを含む書類がアップロードされた際にアラートを出したりするのに役立ち、情報共有の漏れを防いで迅速な対応をサポートしますよ！
ここでは、例として「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する」フローの作成手順を解説します。このフローを使えば、Google Driveに特定のファイルが追加されるのを検知し、自動でファイル内容をテキスト化、指定した宛先にGmailで送信することが可能です。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく分けて以下のステップで作成していきます。
まずはTelegramをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Google Driveの場合】
(1)先ほどと同様に、検索窓でGoogle Driveと検索し、アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。
(2)「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携するGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
※すでに他のGoogleアプリを連携している場合は、「Yoomはすでに一部のアクセス権限を付与されています」と表示される可能性があります。
以上で、Google Driveのアプリ連携は完了です。
【Gmailの場合】
(1)検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧から選択しましょう。
(2)次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の項目では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)まずは、Google Driveにアップロードされたフォルダの読み取り設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
(2)Google Driveと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「フォルダID」にフローの運用対象となるフォルダのIDを設定します。
「候補」から連携したアカウント内にあるフォルダの一覧が表示されるので、適切なフォルダを選択しましょう。
(5)設定が完了したらテストを行います。
実際に画像やPDFを設定したフォルダにアップロードした後に、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
※テスト用なので、仮の会社名や氏名（例：「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で問題ありません！
なお、今回は以下のような領収書をアップロードしました！
(6)テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードしたファイルの情報が抽出されます。
※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
正しくファイルの情報が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！
(1)次に、読み取ったファイルのダウンロード設定を行います。
テンプレートの「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
(2)Google Driveと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「ファイルID」にステップ3で読み取ったフォルダIDを設定します。
「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から「ファイルID」を選択することで、自動でファイルIDを引用することが可能です！
(4)「テスト」をクリックすると、ファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックすると、端末にファイルをダウンロードすることが可能です。実際にファイルをダウンロードしてみて、ステップ3で読み取ったファイルと同じか確認してみましょう！
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です！
(1)次に、ファイルから文字を読み取るOCR設定を行います。
テンプレートの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
(2)アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定し、「次へ」をクリックします。
(3)ファイルの添付方法に「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を設定します。
(4)「追加で抽出したい項目」に画像やPDFから読み取りたい項目を設定します。
(5)「使用するAI」にAIの種類を選択します。
基本的には、Claude_v2を使用するのがおすすめです。
(6)読み取る書類の言語を選択します。基本的に「日本語」を設定しましょう。
(7)設定が完了したら、「テスト」をクリックして画像やPDFの内容を読み取りましょう。
(8)テストが成功し、「取得した値」に画像・PDFの情報が抽出されているか確認しましょう。
正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。
(1)最後に、Gmailのメール送信設定を行います。
テンプレートの「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)Gmailと連携するアカウント情報を任意で設定します。
(3)「メール内容」に以下を設定します。（To：は必須）
(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
また、「本文」に通知の際に表示されるメッセージを任意で設定しましょう。
「取得した値」からファイルから読み取った文章情報をメッセージに引用できます。
(5)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
テストに成功したら、実際にGmailにメールが送信されているか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Google Driveを使った自動化には、ここで紹介した以外にも様々なテンプレートがあります。あなたの業務に合わせて活用できそうなテンプレートを探してみましょう。
今回は、Google DriveとOCR機能を連携させて、ファイル内のテキスト抽出とデータ活用を自動化する方法について解説しました。
手作業でのデータ入力や転記にかかっていた時間を削減できるだけでなく、入力ミスを防ぎ、情報の検索性や共有スピードも高まります。
これによって、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
Yoomでは、今回ご紹介したようなGoogle DriveとOCRを活用した自動化はじめ、様々な業務自動化フローをノーコードで簡単に構築できるテンプレートを多数用意しています。
<span class="mark-yellow">プログラミングの知識は不要！画面の指示に従って設定するだけで、すぐに自動化を始められますよ！</span>
まずは無料プランから試せるテンプレートで、あなたの業務に近いものを試してみてはいかがでしょうか？きっと、その手軽さと効果を実感いただけるはずです。
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