【ノーコードで実現】kintoneのデータをMicrosoft Excelに自動的に連携する方法

kintoneで特定のステータスに更新されたレコードをMicrosoft Excelに追加する

kintoneの特定のアプリでステータスが更新された際にレコードを追加することもできます。
フローの起動にWebhookを利用しているため、エクセルファイルへの即時反映が可能です。
対応が完了した案件だけをエクセルファイルに記録したい場合などに役立ちます。

毎日、kintoneのデータをMicrosoft Excelに追加する

曜日や日時を指定して、定期的にkintoneのデータをkintoneに追加するという使い方も。
例えば、毎朝9時にkintoneから進捗や在庫情報などを取得し、エクセルファイルに記録することで、データの動きを振り返りやすくなります。

kintoneとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとMicrosoft Excelの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「kintoneにレコードが登録されたらエクセルに情報を連携する」を作成していきます！

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• kintoneとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるアプリと各アクション（レコード取得・レコード追加）の設定
• フロー稼働の準備

前準備：テストに使用するアプリとファイルの用意

トリガーとなるkintoneアプリと、レコードを追加するエクセルファイルを用意しておきましょう。
エクセルファイルはOneDriveかSharePointのいずれかに保存してください。
ここではOneDriveに保存されているものとして解説していきます。
※ トリガーとなるkintoneアプリの例

※ レコードを追加するエクセルファイルの例

ステップ1：kintoneとMicrosoft Excelのマイアプリ連携

先ずは、kintoneとMicrosoft Excelを「マイアプリ」に登録し、Yoomと連携させましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではkintone）を検索して選択。

4. こちらの記事を参考に、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ入力します。
   ※ クライアント証明書認証を設定されている場合は、「クライアント証明書ファイル」と「クライアント証明書ファイルパスワード」の設定も必要です。

5. 入力を終えたら、「追加」をクリックします。

6. Yoomからkintoneへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリックします。

7. 「マイアプリ」にkintoneが追加されていることを確認しましょう。
8. このまま、Microsoft Excelも連携していきます。
   「アプリ一覧」でMicrosoft Excelを検索して選択。

9. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
   任意のMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
   ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
   法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

　　　　既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。

10. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

すると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなるアプリの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. kintoneの「レコードが登録されたら」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3. 連携アカウントと実行アクションを確認して、「次へ」をクリック。

4. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、レコード追加時により早く情報を連携できるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

5. 「サブドメイン名」にマイアプリ登録時と同一のサブドメイン名を設定。
6. 「アプリID」にトリガーとなるアプリのIDを設定。
   ここで設定したアプリにレコードが登録された時、フローが起動します。
7. 設定を終えたら、kintoneの対象アプリにテスト用のレコードを登録。

8. 「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に新しいレコードが登録されていない場合はテストに失敗します。

9. テストに成功すると、「取得した値」に登録されたレコードのIDが追加されます。
10. ページ下部の「保存する」をクリックし、フロー画面に戻りましょう。

ステップ4：レコード情報の取得

ステップ3で取得したレコードIDから、登録されたレコードの詳細情報を取得していきます。

1. kintoneの「レコードを取得する」をクリック。

2. 任意で「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントと実行アクションを確認。
4. データベースの連携の「アプリID」に、ステップ3と同一のアプリIDを設定。
5. 「次へ」をクリック。

6. 取得したいレコードの条件を設定。
   ここでは、レコード番号をステップ3で取得したレコードIDと一致させます。
   入力欄をクリックし、トリガーアクションのメニューから「レコードID」を選択してください。
   項目を選択すると、入力欄に{{項目名　追加された値}}という形で追加されます。
   このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

7. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
8. テストに成功すると、「取得した値」にレコードの詳細情報が追加されます。

9. ステップ3で登録したテスト用のレコードが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：レコードの追加

では最後に、登録されたレコードの情報をMicrosoft Excelに同期させましょう。

1. Microsoft Excelの「レコードを追加する」をクリック。

2. 任意で「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントと実行アクションを確認。
4. データベースの連携に、レコードを追加するエクセルファイルの情報を設定していきます。
   「ファイルの保存場所」を「OneDrive」か「SharePoint」から選択。
   ここでは「OneDrive」を選びます。
5. 「ドライブID」にエクセルファイルを保存しているドライブのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoftアカウントから候補が表示されるので、対象となるドライブを選択します。

6. 「アイテムID」にエクセルファイルのアイテムIDを設定。
   ドライブIDと同様に、入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoftアカウントから候補が表示されるので、対象となるエクセルファイルを選択します。
   ※ 候補に対象が表示されない場合は、「ファイル名（任意）」にファイル名か、ファイル名の一部を設定してください。

7. 「シート名」に対象となるエクセルファイルのシート名を設定。
   入力欄クリック時に「アイテムID」に設定したエクセルファイルのシートが候補として表示されるため、対象となるシートを選択してください。

8. 「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定。
   例として、「kintone連携用」ファイルの「顧客管理シート」の場合はA1からL1までがヘッダーになっているため、「A1:L」と入力します。
   テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。

• Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義
• Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点

9. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。
10. 追加するレコードを設定していきます。
    各項目に合う値を、入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択してください。

　　　　日付やフローボットの起動時間も設定できます。

11. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
12. テストに成功すると、指定したエクセルファイルにレコードが追加されます。

13. kintoneに登録されたレコードがエクセルファイルに同期されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したアプリにレコードを登録し、エクセルファイルにレコードが同期されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

Microsoft Excelのデータをkintoneに連携したい場合

この記事ではkintoneを起点にMicrosoft Excelを動作させるフローをご紹介しましたが、反対にMicrosoft Excelを起点としてkintoneを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。

Microsoft Excelからデータを複数取得してkintoneに追加する

Yoomのフォームで指定された範囲のデータをエクセルファイルから一括で取得し、kintoneのレコードに追加後、エクセルファイルを更新するフローです。
過去の取引履歴や申請一覧など、Excelファイルで管理してきた情報をkintoneに移行・集約したい場合に有効です。
既存のデータ資産を活用しながら、kintone上での一元管理や検索・共有の効率化が図れます。

フォームから送信されたMicrosoft Excelの内容をkintoneに一括反映する

こちらはGoogleフォームへの回答送信を起点としたテンプレートです。
普段の業務で使用しているアプリと連携させ、シームレスな自動化を実現しましょう。

kintoneやMicrosoft ExcelのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

kintoneを使った自動化例

Outlookの予定を登録すると自動でkintoneにレコードを追加したり、kintoneのコメントで自分がメンションされた際にSlackへ通知を送ることができます。さらに、kintoneのレコード登録をきっかけにMicrosoft SharePointにフォルダを作成したり、Salesforceの新規リードを自動でkintoneに登録するなど、部門間の情報連携もスムーズになります。

Microsoft Excelを使った自動化例

Gmailで受信したアンケート結果を自動でExcelに格納したり、指定した時間にExcelから予算情報を取得してMicrosoft Teamsに通知することが可能です。また、Notionに登録されたタスクや、HubSpot・Zendeskで作成されたデータをExcelのシートに自動追加することで、複数サービスの情報を一元管理できます。

終わりに

いかがでしたか？kintoneとMicrosoft Excelを連携すれば、「データの転記ミスをなくしたい」「最新の情報をすぐに共有したい」「日々の管理業務をもっとラクにしたい」といった悩みの解決につながるはずです。レコードの登録やステータスの変化に応じて、自動でExcelファイルを更新することで、情報整理や共有の手間を大きく減らすことができます。

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