kintoneとfreee請求書を連携して、kintoneのステータスが更新されたらfreee請求書で自動的に請求書を作成する方法

ステップ1：kintoneとfreee請求書とfreee会計をマイアプリ連携

はじめに使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の自動化フローの設定がスムーズになります。

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側の「+新規接続」をクリックします。

【kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から選択します。
※kintoneとすでに連携している場合は、自動で設定が完了します。

以下の画面に遷移したら赤枠内の設定を行います。
※kintoneの詳しいマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。

【freee請求書のマイアプリ登録】
検索窓にfreee請求書と入力し、表示された候補から選択します。

「アプリ連携の開始」と表示されたら、下までスクロールし、「許可する」をクリックしてください。

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【freee会計のマイアプリ登録】
検索窓にfreee会計と入力し、表示された候補から選択します。

上記同様に「アプリ連携の開始」と表示されたら、下までスクロールし、「許可する」をクリックしてください。

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マイアプリにkintoneとfreee請求書とfreee会計が表示されていれば登録完了です。
早速テンプレートを使用して、設定を進めましょう！

下記のバナーの「試してみる」をクリックすると、テンプレートをコピーして使用できます。

ステップ2：kintoneのトリガー設定とデータベースの連携設定

コピーしたテンプレートから設定を進めましょう！

まずは、kintoneのトリガー設定を行います。
テンプレートの「ステータスが更新されたら」をクリックします。

遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックしてください
・タイトル：任意で変更できます
・アプリ：kintoneを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」を選択します

遷移した画面に表示されるWebhookURLをコピーし、kintoneの管理画面で設定を行います。
kintoneで行う設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。

kintoneの設定が完了したらYoomの設定画面に戻り、「テスト」を実行しましょう。
「Webhookの取得に成功しました！」と表示されたら設定完了です！「保存する」をクリックし、次の設定に進みます。

続いて、kintoneのデータベースの連携設定を行います。

まずはkintoneのステータスが更新された際に取得する、レコードについて設定を行います。
テンプレートの「レコードを取得する」をクリックします。

遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：任意で変更できます
・アプリ：kintoneを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・実行アクション：「レコードを取得する」を選択します

アプリIDを「アプリID」欄をクリックして表示される候補から選択するか、連携したいアプリIDを入力します。

次に、取得したいレコード条件を設定します。
ステータスが更新されたレコード情報を取得したいため、トリガー設定で取得したアウトプットを引用して設定しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

次に、先ほどの設定で取得したkintoneのレコードから、請求書を自動作成するにあたって、請求内容の詳細情報をレコード内のサブテーブルから取得する設定を行います。
テンプレートの「サブテーブルを取得する」をクリックします。

遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックします。
・タイトル：任意で変更できます
・アプリ：kintoneを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・実行アクション：「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する（最大500件）」を選択します

「アプリID」には、先ほどレコード取得で設定したアプリIDと同じIDを入力しましょう。

「サブテーブル フィールドコード」欄をクリックすると、先ほど設定したアプリIDから候補が表示されるので、表示された候補から選択してください。

次に、請求書を自動作成するにあたって、請求書の詳細情報を取得する設定を行います。

【対象のレコードの条件】
先ほどの「レコード取得設定」から取得したアウトプットを引用して設定しましょう。

【取得したいサブテーブルの行の条件】
ここでは請求書に記載する詳細情報を全てサブテーブルから取得できるよう、以下のように設定を行います。
・左側のプルダウン：品名や金額など、請求書作成にあたり必ず必要になる項目を選択します
・真ん中のプルダウン：「空でない」を選択します

こうすることで、サブテーブルに入力されている情報全てを取得することができます。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

ステップ3：freee請求書のアクション設定

続いて、freee請求書の各アクションについて設定します。

まずはアプリ連携について設定を行います。
freee請求書で請求書を作成するにあたって、取引先情報をfreee会計を用いて検索します。

「取引先の検索」をクリックします。

遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックします。
・タイトル：任意で変更できます
・アプリ：freee会計
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「取引先の検索」を選択します

続いて、API接続設定を行います。
「事業所ID」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されるので、候補から選択します。

検索キーワードを、kintoneのレコードから取得したアウトプットを引用して設定します。

こうすることで、kintoneから取得した取引先情報が、すでにfreeeに登録済みかどうかを検索することができます。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

ここから、以下の2つにフローが分岐します。

1. kintoneから取得した取引先情報が、すでにfreeeに登録されている
2. kintoneから取得した取引先情報が、まだfreeeに登録されていない

まずは「1. kintoneから取得した取引先情報が、すでにfreeeに登録されている」から設定を行います。

1. kintoneから取得した取引先情報が、すでにfreeeに登録されている

「その他」の下にある「請求書の作成（明細行をリストで指定）」をクリックします。

遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックします。
・タイトル：任意で変更できます
・アプリ：freee請求書
・連携するアカウント情報：取引先検索を行うfreee会計と連携しているアカウントを選択します
・アクション：「請求書の作成（明細行をリストで指定）」を選択します

次に、作成する請求書の詳細設定を行います。
【事業ID】
「事業ID」欄をクリックして表示される候補から選択します。

【帳票テンプレートID】
必要に応じて適宜設定してください。設定しない場合は、事業所の既定のテンプレートが指定されます。

【請求書番号】
自動採番する場合は[自動採番する]と入力します。アウトプットを活用して、kintoneから引用することも可能です。

【件名】
任意の件名を適宜設定してください。定型文とアウトプットを合わせることで、それぞれの請求書に合わせた件名を設定することも可能です。

【枝番】
必要に応じて適宜設定しましょう

【請求日】
アウトプットを引用して設定しましょう。
例えば、kintoneのレコードが更新され、請求書が自動作成された日を請求日とする場合は、kintoneの「レコード取得」設定で取得したアウトプットから「更新日時」を設定します。

月末を請求日とする場合は、「日付」のアウトプットを引用して設定します。
※日付表記が4種類あるので、よく確認して設定してください

【備考・社内メモ】
こちらも適宜必要に応じて設定してください。定型文とアウトプットを活用して、それぞれの請求書に合わせた備考・社内メモの設定が可能です。

以降の「消費税の内税・外税区分」「消費税端数の計算方法」「源泉徴収の計算方法」についても、各項目にあるプルダウンから選択して設定しましょう。

次に、請求書の明細行について設定を行います。

各項目について、それぞれの注釈を参照しながら設定します。
「摘要（品名）」「取引日」「数量」「単位」「単価」は、kintoneのサブテーブルから取得したアウトプットを引用することで、kintoneのレコード情報に基づいた請求書の明細行を作成することができます。

以降の「税率」「軽減税率対象」「源泉徴収対象」についても、注釈を確認しながら設定してください。

「勘定科目ID」について、連携しているfreee請求書から候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
※詳しい請求書の明細行の設定方法については、こちらをご参照ください。

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設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

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2. kintoneから取得した取引先情報が、まだfreeeに登録されていない

続いて「2. kintoneから取得した取引先情報が、まだfreeeに登録されていない」の設定を行います。

「アウトプットが空」の下にある「取引先の作成」をクリックします。

遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックします。
・タイトル：任意で変更できます
・アプリ：freee会計を選択します
・連携したいアカウント情報：取引先検索を行うfreee会計と同じアカウントを選択します
・アクション：「取引先の作成」を選択します

次に、取引先を自動作成するにあたって、freee会計に登録する詳細情報を設定します。

【事業所ID】
「事業所ID」欄をクリックすると表示される候補から選択します。

【取引先名】
kintoneのレコードから取得したアウトプットを引用して設定します。

以降の各項目についても、それぞれの注釈を確認しながら設定しましょう。
※「正式名称」「電話番号」「担当者氏名」「担当者メールアドレス」「銀行名」など、kintoneのレコードに登録しておくとアウトプットから引用でき、各取引先に合わせた内容で自動作成できます。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

続いて、freee会計に取引先がすでに登録されている時のフローと同様に、自動作成する請求書の詳細設定を行います。

テンプレートの「取引先の作成」の下にある「請求書の作成（明細行をリストで指定）」をクリックして、「1. kintoneから取得した取引先情報が、すでにfreeeに登録されている」場合の手順と同様に設定してください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、「保存」しましょう。

ステップ4：トリガーをONにして動作確認

これで全ての設定が完了しました。
トリガーを「ON」にして、正しくフローボットが起動するか動作確認をしてくださいね！

今回使用したテンプレートはこちら！
ご紹介した自動化フローは、以下のバナーの「試してみる」をクリックすることでお試しいただけます。ぜひ実際に自動化を導入し、業務効率化を体感してみてくださいね。

kintone・freee請求書を使ったその他の自動化例

他にも、kintone・freee請求書を使った自動化例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

1.kintone上の見積もりデータをSalesforceに登録する

kintone上の見積もりデータを、Salesforceに自動登録するフローです。
kintoneとSalesforceを連携することで、見積もり作成から登録までのプロセスが自動化され、手動作業の削減と業務効率の向上が期待できます。
この連携は、特に経理や営業担当者の負担軽減が期待できます。

‍2.楽楽販売でステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する

楽楽販売でステータスが更新されたら、freee請求書で請求書を自動作成するフローです。
請求書の作成を手作業で行う場合、どうしても入力ミスといった人的ミスが発生するリスクがあり、誤りのある請求書を送付すると、業務運営に支障が出る恐れがあります。
一連のプロセスを自動化することで、発行漏れを防ぎつつ、正確な請求書を作成することができるでしょう。

3. kintoneにレコードが追加されたら、freee請求書で請求書を作成する

kintoneにレコードが追加されたら、freee請求書で請求書を自動作成するフローです。
取引先が多ければ多いほど、請求書の作成には時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。
この連携は、kintoneのレコードが更新されたタイミングで、請求書を自動的に作成することができるため、取引先が多ければ多いほど、請求書作成にかかる時間を大幅に削減できます。

kintoneとfreee請求書を連携するメリット

1.業務効率化とヒューマンエラーの削減

請求書作成のプロセスを自動化することで、手作業での作業時間が削減され、空いたリソースを他の業務に使うことができ、業務効率が向上するでしょう。
例えば、kintoneでのステータスが更新されると、その情報が自動的にfreee請求書に反映され、請求書が自動作成されるため、担当者は手動での請求書作成作業や確認作業にかける時間を削減でき、他の業務に集中できます。
請求書作成作業が効率化されることで、月末の忙しい時期でも、業務全体の負担が軽減され、社内の生産性向上にもつながりそうです。
また、手動での請求書作成には、金額や取引内容の入力ミスや誤送付、送付漏れなど人的ミスが発生するリスクがあります。自動化によってこれらのミスが削減され、請求内容の正確性を保つことができるでしょう。
これにより、取引先からの信頼度向上が期待でき、クレーム発生リスクの削減も見込まれます。
さらに、自動化による正確な請求書作成によって、あとからの修正作業や再発行の手間も削減でき、結果的に業務全体の効率改善が期待できます。

2.コスト削減

手動で請求書を作成する場合、情報を一つずつ確認して入力する必要があり、多くの時間と労力がかかります。また、ミスがあった際には修正作業が発生し、再度手間と時間がかかりますが、請求書作成を自動化することで、人的リソースの節約になりそうです。
さらに、請求書を手動で管理する場合、紙ベースでの郵送によって紙や印刷にかかるコストや郵送費が必要になりますが、この連携ではオンライン上で請求書の発行や管理が完結するため、経費削減にもなるでしょう。
また、自動化により請求書の発行が迅速かつ正確になり、支払いの遅延が発生するリスクの削減にも期待できます。
ステータスが更新されると自動的に請求書が発行されることで、キャッシュフローが安定し、支払遅延による利息やペナルティのリスク軽減につながりそうです。

3.請求業務に関する進捗管理の簡素化

kintoneはプロジェクトやタスク管理ツールとして非常に優れた機能を持っており、ステータスの更新が速やかに反映されます。
kintoneとfreee請求書を連携することで、kintoneのステータス更新を契機に、freee請求書で請求書が自動的に発行されるため、請求業務の進捗をタイムリーに確認することができます。
たとえば、顧客への納品が完了した際に、kintoneのステータスが「納品完了」と更新されると、その情報がfreee請求書に速やかに反映され、請求書が自動的に発行されます。
これにより、請求書未発行といった人的ミスを防ぎ、kintoneのステータス更新と請求書発行管理が一元化され、請求業務の進捗管理が簡素化されることが期待できます。

まとめ

kintoneとfreee請求書の連携は、請求業務の効率化とコスト削減の一助となる手段になるでしょう。
手作業の削減により担当者は他の業務に集中でき、ヒューマンエラーのリスクも低減され、結果的に社内全体の業務効率の改善にも期待できます。また、オンライン上で請求業務を完結することでコスト削減にもつながります。
Yoomを活用することで、プログラミング知識不要でkintoneとfreee請求書の連携ができます。2つの便利なビジネスツールをノーコードで連携し、効率的かつ正確な請求業務の遂行を実現してみてください。